Zwrot VAT – procedura i terminy dla przedsiębiorców

Jako czynny podatnik VAT wystawiasz faktury sprzedażowe oraz otrzymujesz faktury zakupowe. Podatek VAT obciąża ostatecznego konsumenta, a nie przedsiębiorcę, dlatego VAT naliczony – z faktur zakupowych – odliczasz od VAT należnego – wpłaconego do fiskusa. Co, jeśli pierwszy jest wyższy od drugiego? Wówczas urząd skarbowy może zwrócić Ci nadwyżkę podatku w podstawowym terminie 40 dni (zgodnie ze zmianą od 1 lutego 2026 r. wynikającą z art. 87 ust. 2 Ustawy o VAT). Poznaj najważniejsze zasady zwrotu podatku VAT i dowiedz się, kiedy można wystąpić o zwrot VAT i w jakich sytuacjach urząd skarbowy wstrzymuje VAT do zwrotu.

Zwrot VAT – kiedy się należy?

Podatek VAT płacisz, gdy ze złożonej przez Ciebie deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka podatku VAT należnego (sprzedażowego) nad podatkiem VAT naliczonym (zakupowym). Jednak w biznesowej rzeczywistości często występuje sytuacja odwrotna – w deklaracji wychodzi  nadwyżka VAT. 

Ustawodawca wskazuje, kiedy może nastąpić zwrot VAT, w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 86 ust. 1 podatnik ma prawo do zwrotu różnicy podatku, gdy kwota podatku naliczonego jest w danym okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego. Podatnikowi przysługuje uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego za następne okresy o wyliczoną różnicę lub do zwrotu tej różnicy na swój rachunek bankowy.

Kiedy zwrot VAT-u w praktyce jest więc możliwy? Do nadwyżki VAT dochodzi, gdy kwota podatku zapłaconego kontrahentom w cenie towarów i usług jest wyższa od kwoty podatku wynikającego z faktur sprzedażowych – wystawionych Twoim klientom. Wcale nie musi to oznaczać, że Twoja firma ma problemy finansowe. Wielu przedsiębiorców dokonuje większych inwestycji cyklicznie, np. kupując drogie urządzenia i maszyny.  

Postępowanie w przypadku nadwyżki VAT

Gdy kwota podatku naliczonego w danym okresie rozliczeniowym przekracza kwotę podatku należnego, mówimy o nadwyżce VAT. Co z nią zrobić? Masz trzy opcje, możesz:

• wystąpić do swojego urzędu skarbowego o zwrot VAT (różnicy podatku) na rachunek bankowy,
• wnioskować do swojego urzędu skarbowego o zwrot VAT (różnicy podatku) na rachunek VAT używany przy podzielonej płatności – może wiązać się z krótszym terminem zwrotu (25 dni), o ile spełnione są warunki ustawowe (art. 87 ust. 6);
• przenieść nadwyżkę na następny okres rozliczeniowy – warto wybrać tę opcję, jeśli np. w kolejnym miesiącu spodziewasz się wysokiego VAT należnego.

Z przepisów jasno wynika, że zwrot różnicy VAT to Twoje uprawnienie, a nie obowiązek urzędu skarbowego. Fiskus może dokonać zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym tylko na wniosek podatnika. Zwrotu VAT-u firma nie otrzymuje więc „z automatu”, gdy tylko deklaracja wykaże nadwyżkę podatku. Następuje on po złożeniu poprawnej deklaracji JPK_V7, a termin liczony jest od jej złożenia i przyjęcia przez US.

Zwrot VAT-u – do kiedy zostanie przelany na rachunek bankowy?

Jeśli nie chcesz przenosić nadwyżki podatku na następny okres rozliczeniowy, możesz wnioskować do urzędu skarbowego o zwrot VAT na rachunek bankowy. Kiedy zwrot VAT-u pojawi się na Twoim koncie? Fiskus przewiduje kilka terminów. Wszystkie należy liczyć od dnia złożenia rozliczenia VAT (pliku JPK), które wykazuje kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym.

Podstawowy termin otrzymania zwrotu VAT na rachunek bankowy od 1 lutego 2026 r. wynosi 40 dni. To standardowa procedura, właściwa dla większości podatników – niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, czy spółką zarejestrowaną w KRS. 

Najdłużej na należne środki poczekasz 180 dni. Wydłużony termin dotyczy tylko tych podatników, którzy w danym okresie rozliczeniowym nie wykonywali żadnych czynności opodatkowanych VAT. 

Dobra wiadomość jest taka, że ze statusem małego przedsiębiorcy masz sporą szansę skorzystać z terminu skróconego lub terminu preferencyjnego. Od 1 lutego 2026 roku podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 40 dni. Możesz jednak ubiegać się o zwrot w ciągu 25 dni, o ile spełniasz warunki. Masz dwie możliwości:

• zwrot na rachunek VAT (split payment) – może nastąpić w terminie 25 dni, ale dotyczy to zwrotu na rachunek VAT, co nie jest tożsame z klasycznym 25-dniowym zwrotem na rachunek rozliczeniowy. Środki te będą miały ograniczone przeznaczenie (np. na opłacenie podatków czy składek ZUS), ale nie musisz spełniać warunku 12 miesięcy rejestracji VAT ani dołączać do wniosku dokumentacji płatności. Obowiązuje odrębna podstawa prawna (art. 87 ust. 6a);
• zwrot na zwykły rachunek firmowy – aby otrzymać zwrot na zwykłe konto w 25 dni, musisz m.in. być zarejestrowanym podatnikiem VAT od co najmniej 12 miesięcy, zapłacić wszystkie faktury objęte odliczeniem, posiadać rachunek w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista), nie mieć zaległości podatkowych, spełnić szczegółowe warunki z art. 87 ust. 6.

Termin preferencyjny wynosi 15 dni, jednak będzie Cię dotyczyć tylko wtedy, gdy dokonujesz rejestracji transakcji przy użyciu kas rejestrujących (kas online lub wirtualnych), a zdecydowana większość tych transakcji ma formę bezgotówkową. Więcej o procedurze ubiegania się o zwrot VAT na rachunek przez tzw. podatników bezgotówkowych przeczytasz w następnym akapicie.

Szybszy zwrot VAT dla podatnika bezgotówkowego

Jak wspomnieliśmy wcześniej, dla niektórych podatników fiskus przewidział termin preferencyjnego zwrotu VAT – wynosi 15 dni. Możliwość otrzymania zwrotu VAT na rachunek w ciągu zaledwie 15 dni z założenia ma wspierać płynność finansową Twojej firmy. To dobra opcja dla przedsiębiorców detalistów, którzy właśnie podejmują inwestycje na rozwój firmy lub ponoszą wysokie koszty bieżące działalności, wskutek czego mają nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym. 

Aby skorzystać z preferencyjnego terminu zwrotu VAT, musisz spełnić warunki przewidziane dla tzw. podatników bezgotówkowych: 

• być czynnym podatnikiem VAT od co najmniej 12 miesięcy i terminowo składać deklaracje oraz opłacać podatki;
• posiadać rachunek na tzw. białej liście podatników VAT przez minimum 3 ostatnie miesiące;
• przez co najmniej 3 poprzednie miesiące rejestrować sprzedaż wyłącznie przy użyciu kas rejestrujących online lub wirtualnych;
• płatności bezgotówkowe (np. kartą, telefonem, przelewem) muszą stanowić minimum 80% całkowitej wartości sprzedaży (wraz z podatkiem) przez 3 kolejne miesiące;
• kwota zwrotu (podatku naliczonego) przeniesiona z poprzednich okresów rozliczeniowych nie może przekraczać 3000 zł.

W tym przypadku należy w deklaracji JPK_V7 zaznaczyć odpowiednie okienko: „Zwrot VAT w 15 dni”.

Wysokość VAT z przeniesienia z poprzednich deklaracji nie może przekraczać 3 tys. zł, a kwota podatku do zwrotu – dwukrotności podatku VAT od Twojej sprzedaży. Skarbówka nie wymaga załączania żadnych dodatkowych dokumentów. Po sprawdzeniu rozliczeń, gdy spełnisz wszystkie warunki, pieniądze trafią na Twoje konto w ciągu maksymalnie 15 dni.

Brak zwrotu VAT w ustawowym terminie – co może być przyczyną?

Sprawdzasz, do kiedy zwrot VAT ma nastąpić, czekasz cierpliwie, termin mija, a pieniędzy na koncie jak nie było, tak nie ma... Dlaczego fiskus wstrzymał zwrot? Naczelnikowi urzędu skarbowego przysługuje prawo do wydłużenia wszystkich powyższych terminów, jeżeli uzna, że musi podjąć dodatkowe kroki w celu sprawdzenia, czy zwrot VAT na pewno Ci przysługuje. Jeśli naczelnik urzędu skarbowego podejmie decyzję o konieczności dodatkowej weryfikacji Twoich rozliczeń, pozostaje Ci… czekać cierpliwie, bo przepisy nie określają w tym przypadku maksymalnego terminu na zwrot nadwyżki VAT. 

Jeśli będą wobec Ciebie prowadzone czynności sprawdzające, kontrola podatkowa lub celno-skarbowa albo postępowanie podatkowe (dodatkowa weryfikacja zwykle przyjmuje formę kontroli lub postępowania podatkowego), naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć termin zwrotu VAT do czasu zakończenia wszelkich procedur. Cyfryzacja obrotu (KSeF i JPK) sprawia jednak, że weryfikacja jest szybsza. Jeśli Twoje faktury są w KSeF, urząd ma do nich dostęp natychmiast, co znacznie przyspiesza procedury i często ogranicza konieczność dodatkowych kontroli.

Zwrot VAT z opóźnieniem – czy należy Ci się rekompensata?

Jeśli po przeprowadzeniu dodatkowych czynności, urząd skarbowy stwierdzi, że zwrot VAT jednak Ci się należy, powinien przelać Ci także odsetki według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (która w styczniu 2026 r. wynosi 11% rocznie)

Zwrot VAT przy zaległościach podatkowych

Po otrzymaniu wniosku o zwrot VAT skarbówka przeanalizuje m.in. Twoje zobowiązania podatkowe. Jeśli masz dług wobec fiskusa, zostanie on pokryty z należnej kwoty zwrotu VAT. Nie ma znaczenia, czy Twoje zaległości dotyczą innego podatku, np. dochodowego lub CIT. Pozostałą część nadwyżki podatku naliczonego nad należnym otrzymasz w ustawowym terminie.