Termin płatności VAT – najważniejsze informacje dla firm

Każdy przedsiębiorca, także mikro- i mały, ma obowiązek odprowadzania do urzędu skarbowego różnych podatków. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT, rozliczasz również podatek od towarów i usług (VAT). Przepisy szczegółowo regulują termin zapłaty podatku VAT. Sprawdź, do kiedy płaci się podatek VAT i zadbaj o dopełnienie formalności na czas.  

Rozliczenie VAT miesięczne vs. kwartalne

Na termin zapłaty VAT wpływa okres rozliczeniowy – wybrany przez podatnika lub narzucony przepisami prawa. Co do zasady podatek VAT rozliczasz w okresach miesięcznych. Niektórzy podatnicy mogą (ale nie muszą) rozliczać się z urzędem skarbowym kwartalnie. Uprawnienie to dotyczy tzw. małych podatników VAT, będących czynnymi podatnikami VAT od co najmniej 12 miesięcy, u których sprzedaż nie przekroczyła w poprzednim roku 2 mln euro. 

W zależności od wybranego lub wymaganego prawem okresu rozliczeniowego składasz w urzędzie skarbowym:

• plik JPK_V7M – jeżeli rozliczasz się miesięcznie,
• plik JPK_V7K – jeżeli rozliczasz się kwartalnie.

W tym miejscu warto przypomnieć, że obecnie do skarbówki wysyłasz jeden dokument elektroniczny: JPK_VAT z deklaracją, który zastąpił oddzielne deklaracje VAT i pliki JPK od 1 października 2020 roku.

JPK_VAT składa się z dwóch części: 

• ewidencyjnej,
• deklaracyjnej. 

Druga zawiera informacje o zakupach i sprzedaży, które przed październikiem 2020 roku przedsiębiorcy ujawniali w deklaracjach VAT-7 lub VAT-7K. 

Do którego dnia miesiąca płacić VAT?

Deklarację składasz w terminie:

• do 25. dnia następnego miesiąca – przy rozliczeniu miesięcznym. Na przykład za marzec do 25 kwietnia, a za kwiecień do 25 maja;
• do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale – przy rozliczeniu kwartalnym. Czyli do: 25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia itd. 

Do którego płaci się VAT? Dla podatku VAT termin zapłaty jest taki sam, jak dla złożenia deklaracji, czyli:

• przy rozliczeniu miesięcznym – do 25. dnia następnego miesiąca;
• przy rozliczeniu kwartalnym – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale.

Do kiedy płacimy podatek VAT, gdy dzień złożenia deklaracji VAT przypada w sobotę, niedzielę lub święto? Termin złożenia dokumentu i wpłaty VAT jest wówczas przesunięty na najbliższy dzień roboczy. Wielu mikro- i małych przedsiębiorców woli zrobić przelew dużo wcześniej niż przegapić termin płatności podatku VAT – zdecydowanie jest to dobra praktyka. Pamiętaj, że przez termin płatności VAT należy rozumieć dzień zaksięgowania wpłaty, a nie dokonania przelewu. 

W jaki sposób zapłacić podatek VAT?

Wiesz już, do kiedy płacić podatek VAT. Teraz wyjaśnijmy, jak prawidłowo rozliczać się z fiskusem. Pliki JPK_V7 lub JPK_V7K składasz w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na:

• adres zamieszkania – jeżeli jesteś osobą fizyczną, np. prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą;
• adres siedziby firmy – jeżeli nie jesteś osobą fizyczną, np. prowadzisz spółkę z o.o.

Podatek VAT, podobnie jak inne zobowiązania podatkowe (np. PIT, CIT), wpłacasz zawsze na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Mikrorachunek banki prowadzą dla każdego podatnika, który posiada PESEL lub NIP i odprowadza podatki. Nie mają znaczenia ani forma prawna prowadzonej działalności, ani wielkość podmiotu.

Na mikrorachunek nie wpłacisz jedynie podatku dochodowego opłacanego w formie karty podatkowej oraz podatku VAT od importu. Większość przedsiębiorców płaci podatek VAT przelewem. Tylko mikroprzedsiębiorcy mogą opłacać podatek gotówką.

Konsekwencje przekroczenia terminu płatności VAT

Chociaż doskonale wiesz, do kiedy płatny jest VAT, to może się zdarzyć, że przeoczysz termin. Do sytuacji takiej może dojść np. gdy przez pomyłkę usuniesz maila od księgowości z kwotą podatku albo trafi on do spamu. Jako przedsiębiorca masz sporo na głowie.

Przestrzeganie terminu płacenia VAT jest jednak ważne, by uniknąć sankcji karno-skarbowych. Za każdy dzień zwłoki w płatności podatku VAT wykazanego w deklaracji, zostaną naliczone odsetki. Będą one naliczane aż do dnia spłacenia zobowiązania.

W niektórych sytuacjach stosuje się obniżoną stawkę odsetek w wysokości 50% stawki podstawowej, czyli 5,75% rocznie. Warunkiem jest złożenie korekty JPK_VAT w ciągu najpóźniej 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji oraz zapłacenie całego zobowiązania podatkowego w ciągu maksymalnie 7 dni. Zrób to jak najszybciej! Prawo do obniżonej stawki odsetek utracisz, jeżeli korektę deklaracji złożysz po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli podatkowej lub pod wpływem toczącego się postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej. 

Podwyższona stawka odsetek za zwłokę (150%): wynosi obecnie 17,25% rocznie i jest stosowana np. przy zaniżeniu VAT lub akcyzy powyżej określonych limitów.

Aby szybko obliczyć odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora na stronie Ministerstwa Finansów.

Jeśli kwota nie przekracza trzykrotności opłaty za traktowanie przesyłki listowej jako poleconej, nie musisz jej płacić. W 2026 roku jest to 8,70 zł.  

Do kiedy płacą VAT podatnicy VAT-UE?

Dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych i planujesz zostać podatnikiem VAT-UE? W takim razie poza deklaracjami VAT będziesz co miesiąc składać także elektroniczną informację VAT-UE z podsumowaniem zrealizowanych transakcjach.

W przypadku deklaracji VAT-UE obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. Także jeśli rozliczasz się z VAT w systemie kwartalnym. Podatek płacisz w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Jeśli rozliczasz się z fiskusem miesięcznie, łatwo zapamiętasz, do kiedy płaci się VAT, a do kiedy składa deklarację VAT-UE¹ – w obu przypadkach termin to 25 dzień następnego miesiąca. W 2026 roku termin za marzec upływa 27 kwietnia, a za wrzesień 26 października, ponieważ 25. dzień tych miesięcy przypada kolejno na sobotę i niedzielę.

¹ Podatku z tytułu VAT UE nie płacisz, deklaracja ta jest jedynie informacją podsumowującą o dokonanych transakcjach.