VAT OSS – uproszczony system dla e-commerce w UE

Sprzedaż internetowa to dziś duża część rynku, która stwarza możliwości docierania do klientów nie tylko z różnych części kraju, ale także kontynentu. Przez lata wielu przedsiębiorców obawiało się sprzedaży do konsumentów zagranicznych ze względu na brak znajomości międzynarodowych przepisów i skomplikowane rozliczenia podatkowe różniące się pomiędzy krajami Unii Europejskiej. Od kilku lat funkcjonuje jednak rozwiązanie, które znacząco upraszcza te rozliczenia, czyli VAT OSS, a więc uproszczony system dla e-commerce w UE.

Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość – jak rozliczyć sprzedaż w UE?

Sprzedajesz swoje towary klientom z państw członkowskich Unii Europejskiej innych niż Polska? Z transakcjami tymi związana jest konieczność odpowiedniego rozliczenia podatku VAT.

Podatek VAT z takiej transakcji co do zasady powinien być rozliczony w państwie konsumenta. Istnieją jednak pewne uproszczenia, pozwalające na poprawne rozliczenie tego podatku bez konieczności rejestracji w kraju każdego zagranicznego klienta.

Przekroczenie limitu 10 000 euro sprzedaży do konsumentów z Unii Europejskiej pozostawia już jednak wyłącznie dwie opcje:

• rejestracja do celów podatku VAT w każdym kraju, z którego pochodzą nasi konsumenci;
• rejestracja w systemie OSS.

Co to jest VAT OSS i kogo dotyczy procedura OSS?

VAT OSS to więc procedura, która pozwala rozliczać podatek od wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość bez konieczności dokonywania rejestracji w każdym kraju nabywców.

Procedura ta funkcjonuje od 1 lipca 2021 r. i zastąpiła wcześniejszą procedurę VAT MOSS, która obejmowała jednak wyłącznie usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne świadczone na rzecz osób prywatnych z UE. Rozszerzenie procedury VAT MOSS o sprzedaż wysyłkową zaowocowało powstaniem VAT OSS, czyli punktu kompleksowej, elektronicznej obsługi rozliczania podatku VAT od wszystkich tego typu unijnych transakcji i to nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej.

VAT OSS to spore ułatwienie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje towary i świadczą usługi na rzecz unijnych klientów indywidualnych. System pozwala bowiem rozliczać podatek VAT od takich transakcji w jednym miejscu, bez konieczności rejestracji w różnych krajach UE.

Korzystanie z procedury VAT OSS jest dobrowolne i może się na to zdecydować każdy przedsiębiorca dokonujący wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. VAT OSS w praktyce jest jednak obowiązkowy dla każdego, kto przekroczył limit 10 000 euro sprzedaży do konsumentów z Unii Europejskiej i nie chce rejestrować się do celów podatku VAT w każdym kraju, do którego prowadzi sprzedaż.

Rejestracja VAT-OSS – jak przystąpić do procedury VAT OSS?

Chcesz zarejestrować się do VAT OSS? Rozpoczęcie korzystania z procedury nie jest trudne. Każde państwo członkowskie Unii Europejskiej posiada specjalny internetowy portal OSS, poprzez który odbywają się zagraniczne rozliczenia podatku VAT. W Polsce urzędem skarbowym, który jest właściwy do obsługi rejestracji do VAT OSS jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Aby móc korzystać z portalu VAT OSS należy złożyć wypełniony formularz VIU-R, którego aktualną wersję znajdziesz na stronie podatki.gov.pl. Formularz dotyczący VAT OSS możesz złożyć wyłącznie w formie elektronicznej i musisz podpisać go elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Na dopełnienie formalności masz czas najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji powodującej przekroczenie limitu sprzedaży. Brak złożenia formularza w tym terminie oznacza konieczność rejestracji do celów podatku VAT w każdym kraju nabywców.

VAT OSS – co jeszcze warto wiedzieć? Deklaracja VAT OSS

Decyzja o przystąpieniu do procedury VAT OSS oznacza obowiązek dokonywania kwartalnych rozliczeń, czyli składania deklaracji podatkowych do ostatniego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po każdym zakończonym kwartale – nawet jeśli dzień ten wypada w weekend lub święto. Dotyczy to także takich kwartałów, w których nie doszło do żadnej transakcji dotyczącej opisywanej procedury.

Właściwą deklaracją w przypadku VAT OSS jest deklaracja kwartalna VIU-DO (deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury unijnej), którą należy złożyć za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Ewentualne korekty składasz w dokładnie ten sam sposób. Możesz to zrobić do 3 lat od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji.

Pamiętaj, że aż do momentu przekroczenia limitu unijnej sprzedaży przy wszelkich rozliczeniach jako podatnik VAT masz prawo stosować stawkę podatku VAT, która obowiązuje w kraju Twojej siedziby (w Polsce podstawowa stawka wynosi 23%).

W procedurze VAT OSS przy rozliczeniach zastosowanie ma jednak stawka VAT określona przez kraj, w którym prowadzona jest sprzedaż. Weź to pod uwagę i pamiętaj, że stawki VAT w krajach Twoich klientów, np. w Czechach, Niemczech czy Holandii, mogą różnić się od tych, które mamy w Polsce. Pamiętaj, że w ramach VAT OSS nie możesz rozliczać sprzedaży świadczonej na rzecz klientów z Polski oraz zagranicznych klientów biznesowych.

VAT OSS – korzyści OSS dla e-commerce

Jeżeli sprzedajesz swoje towary klientom indywidualnym z innych państw członkowskich Unii Europejskiej, to korzystanie z procedury VAT OSS może być dla Ciebie naprawdę sporym ułatwieniem. Wśród korzyści tego rozwiązania należy wymienić przede wszystkim:

• oszczędność czasu i pieniędzy – dzięki jednej deklaracji VAT-OSS firmy e-commerce nie muszą składać oddzielnych deklaracji w każdym kraju UE, w którym sprzedają, co znacznie upraszcza proces;
• mniej formalności – VAT-OSS eliminuje konieczność rejestracji VAT w wielu krajach UE, a centralizacja procesów rozliczeniowych przekłada się na większą efektywność operacyjną;
• możliwość ekspansji zagranicznej – procedura umożliwia firmom e-commerce łatwiejszy dostęp do rynku europejskiego;
• proste rozliczenia – zamiast rozliczać się z wieloma zagranicznymi urzędami skarbowymi, wystarczy rozliczyć się z jednym polskim urzędem skarbowym, raz na kwartał;
• zwiększenie konkurencyjności – system stwarza równe szanse dla firm z UE i spoza UE, poprawiając pozycję konkurencyjną tych pierwszych na rynku e-commerce;
• możliwość wystawiania faktur z zagraniczną stawką podatku VAT;
• szeroki katalog towarów i usług w ramach procedury VAT OSS.

Z uwagi na powyższe, procedurę unijną OSS doceniają w szczególności przedsiębiorcy działający w branży e-commerce. Sprzedaż towarów na platformach takich jak Amazon czy eBay stwarza bowiem możliwości docierania do klientów z różnych krajów Unii Europejskiej.