Od jakiej kwoty obowiązuje rejestracja do VAT?

Mówi się, że od przybytku nie boli głowa. Od reguły tej istnieją jednak wyjątki. Zaliczają się do nich między innymi podatki. Oprócz klasycznego podatku dochodowego niektórzy przedsiębiorcy muszą płacić także podatek VAT. Dowiedz się, kiedy jest to obligatoryjne i w jakich przypadkach można korzystać ze zwolnienia.

Co to jest VAT i kto musi go płacić?

Zacznijmy od przypomnienia, czym jest VAT, czyli podatek od towarów i usług, który płaci tak naprawdę każdy z nas – bez względu na to, czy jest przedsiębiorcą, czy nie jest. VAT jest zawarty w cenie towarów i usług i jest naliczany na każdym etapie produkcji, sprzedaży czy świadczenia usług.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i jesteś czynnym podatnikiem VAT, wiesz doskonale, że podatek ten rozlicza się od wartości sprzedaży i zakupów. Oznacza to, że masz obowiązek naliczania VAT-u od sprzedaży i możesz odliczyć go od zakupów. Posiadanie statusu czynnego podatnika VAT oznacza też szereg obowiązków księgowych. Istnieje jednak grupa przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT. 

Kategorie podatników VAT

Podatnicy VAT do przedsiębiorcy, którzy zaliczają się do jednej z dwóch grup:

• podatnicy czynni, czyli tacy, którzy odprowadzają podatek.
• podatnicy zwolnieni z VAT:

– podmiotowo – z uwagi na niski limit sprzedaży,
– przedmiotowego – wymienieni w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Jeśli przekraczasz kwotę, do jakiej działalność bez VAT jest możliwa, musisz spełniać obowiązki wynikające z tytułu posiadania statusu czynnego podatnika VAT, m.in. składać deklaracje JPK_VAT i wystawiać faktury VAT. Konieczne jest ponadto prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów. Zwolnienie z VAT pozwala na prowadzenie ewidencji uproszczonej i wystawianie faktur na życzenie klienta bez uwzględniania VAT.

Zwolnienie podmiotowe z VAT – do jakiego limitu obowiązuje?

Zastanawiasz się, czy możesz być zwolniony podmiotowo z VAT? Taka sytuacja jest możliwa wtedy, gdy Twoje przychody w roku ubiegłym nie przekroczyły określonej wartości. Do jakiej kwoty zwolnienie z VAT jest możliwe? Na chwilę obecną limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 200 tysięcy złotych (od 1 stycznia 2026 roku do 240 tys. zł). Po przekroczeniu tej wartości musisz zarejestrować się do VAT i od każdej sprzedaży lub usługi zapłacić podatek.

Kiedy zgłosić firmę do VAT?

Wiesz już, od jakiej kwoty trzeba być VAT-owcem. Czas więc wyjaśnić, kiedy należy zarejestrować firmę do VAT. Nie musisz tego robić na starcie działalności, jednak każda transakcja przekraczająca kwotę wolną od VAT musi zostać opodatkowana. Co ważne, limit dotyczy sprzedaży rocznej. A co w sytuacji, kiedy rozpoczynasz działalność w trakcie trwania roku – czy obowiązuje wówczas limit 200 tysięcy złotych? Jak obliczyć jego wartość w takim przypadku?

Proporcjonalnie: wystarczy pomnożyć liczbę dni pozostałych do końca roku przez 200 tysięcy złotych, a następnie wynik podzielić przez liczbę wszystkich dni w roku. Wartość, którą otrzymasz, jasno wskazuje, kiedy masz obowiązek zgłosić firmę do VAT.

Przykładowo, jeśli rozpoczynasz działalność 16 kwietnia 2025 roku, liczba dni pozostałych do końca roku to 260. Proporcjonalny limit = (liczba dni pozostałych do końca roku × 200 000 zł) / liczba dni w roku, czyli: 

(260 × 200 000) / 365 ≈ 142 466 zł

Limit sprzedaży zwolnionej z VAT do końca roku wynosi zatem 142 466 zł. Po przekroczeniu tej kwoty konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT.

Kto nie może skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT?

Wiesz już, że jeśli nie przekroczysz określonej wartości sprzedaży, nie musisz zgłaszać jej do VAT. Ale uwaga! Może okazać się, że jednak musisz złożyć formularz VAT-R, ponieważ zwolnienie podmiotowe nie przysługuje w przypadku sprzedaży:

• towarów wymienionych w załączniku 12 do Ustawy o VAT, w tym: wyrobów jubilerskich czy metali szlachetnych,
• terenów budowlanych,
• nowych pojazdów,
• samochodów osobowych zaliczanych przez podatnika (na podstawie przepisów o podatku dochodowym) do środków trwałych podlegających amortyzacji,
• niektórych budynków,
• towarów opodatkowanych akcyzą (z wyjątkiem: wyrobów tytoniowych, używanych samochodów osobowych czy energii elektrycznej,
• części i akcesoriów do pojazdów i motocykli – w zakresie sprzedaży detalicznej oraz hurtowej.

Brak zwolnienia z VAT – nawet jeśli Twoja firma nie przekracza limitów wskazanych przez ustawodawcę – dotyczy też sprzedaży internetowej:

• kosmetyków,
• komputerów i elektroniki,
• wyrobów optycznych,
• urządzeń gospodarstwa domowego – zarówno elektrycznych, jak i zasilanych energią cieplną lub mechaniczną.

Ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie możesz skorzystać także wtedy, kiedy świadczysz usługi:

• prawnicze,
• jubilerskie
• w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego) oraz ściągania długów, w tym faktoringu.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT – kiedy można z niego skorzystać?

Działalność gospodarcza zwolniona z VAT podmiotowo to jedno. Istnieje jednak jeszcze druga możliwość zwolnienia z VAT – przedmiotowo. Jak nazwa wskazuje, zwolnienie to wynika z przedmiotu działalności i precyzuje je art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Zwolnienie przedmiotowe przysługuje przedsiębiorcom, którzy świadczą następujące usługi:

• opiekę medyczną – rozumianą jako profilaktykę, zachowanie, poprawę  i ratowanie zdrowia, co oznacza, że z VAT przedmiotowo zwolnieni są m.in. lekarze, pielęgniarki czy psycholodzy;
• prywatne nauczanie – świadczone przez nauczyciela na poziomie przedszkolnym, szkolnym oraz wyższym;
• nauczanie języków obcych;
• działalność finansową – obejmującą między innymi: usługi ubezpieczeniowe czy zarządzanie funduszami inwestycyjnymi.

Zwolnienie z VAT przysługuje przedsiębiorcom, którzy świadczą usługi wyłącznie w podanych zakresach. Jeśli więc chcesz rozszerzyć swoją działalność o dodatkowe usługi, konieczne może okazać się zgłoszenie firmy do VAT. Nie zapominaj także o tym, że jeśli korzystasz ze zwolnienia, nie możesz odliczać podatku VAT z faktur kosztowych.

Kiedy warto zgłosić firmę do VAT-u dobrowolnego?

Wyjaśniliśmy już, kiedy trzeba być vatowcem i w jakich przypadkach nie jest to konieczne. A czy wiesz, że istnieją takie sytuacje, w których mimo możliwości zwolnienia warto zgłosić firmę do VAT? Takie rozwiązanie może okazać się opłacalne, gdy planujesz większe wydatki – wówczas będziesz mieć możliwość odliczenia podatku od towarów i usług. Jest to tzw. VAT dobrowolny, który należy zgłosić do właściwego urzędu skarbowego.

Pamiętaj jednak o tym, że jeśli skorzystasz z takiej opcji, powrót do zwolnienia z VAT będzie możliwy dopiero po upływie roku. Czas ten jest liczony od końca roku, w którym zgłosisz rezygnację ze zwolnienia.

Przekroczenie limitu przychodu – kiedy trzeba zarejestrować działalność do VAT?

Korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, ale masz świadomość, że już niebawem konieczne będzie uiszczanie podatku ze względu na przekroczenie limitu przychodu? Kiedy trzeba wejść na VAT w takiej sytuacji? Na dzień przed dniem, w którym stracisz prawo do zwolnienia, czyli przekroczysz wartość sprzedaży w wysokości 200 tysięcy złotych netto.

Jeśli natomiast korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego VAT, rejestracja do VAT jest konieczna przed dniem, w którym dokonasz pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, które nie są objęte zwolnieniem.