Nadpłata VAT – jak przebiega procedura zwrotu

Procedura zwrotu nadpłaconego VAT jest regulowana przepisami prawa podatkowego i wymaga spełnienia określonych warunków oraz złożenia odpowiednich dokumentów. Jej zrozumienie i prawidłowe stosowanie pozwala uniknąć błędów i usprawnia odzyskanie środków.

Kiedy powstaje nadpłata w podatku VAT?

Definicja nadpłaty podatku została szczegółowo zdefiniowana w art. 72 § 1 Ordynacji podatkowej.

Nadpłata VAT może zatem powstać z kilku przyczyn. Zazwyczaj jest to konsekwencja błędu księgowego lub omyłkowo przelanej wyższej sumy na konto urzędu skarbowego.

Praktyka gospodarcza pokazuje jednak, że dotyczy to także sytuacji błędnego rozliczenia VAT w deklaracji podatkowej, korekty faktur VAT lub korekty deklaracji podatkowej (np. wynikającej z rabatów, zwrotów towarów czy błędnie zaksięgowanych transakcji), a także zmiany decyzji organów skarbowych. 

W każdej z tych sytuacji podatnik ma prawo złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty w podatku VAT. Aby skutecznie dochodzić swoich praw, należy przestrzegać określonych procedur i terminów.

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku

Jeśli chcesz odzyskać nadpłacony VAT, musisz złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty. Dokument możesz przekazać zarówno w formie elektronicznej (np. przez e-Urząd Skarbowy), jak i papierowej w urzędzie skarbowym.

We wniosku o stwierdzenie nadpłaty podatku należy powołać się na art. 75 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Przykładowy dokument można pobrać ze strony internetowej urzędu skarbowego.

Weryfikacja wniosku o stwierdzenie nadpłaty przez urząd skarbowy

Po złożeniu wniosku o zwrot nadpłaty VAT organ podatkowy analizuje jego zasadność. Weryfikacja obejmuje:

• sprawdzenie poprawności deklaracji VAT i wnioskowanej kwoty nadpłaty,
• kontrolę prawidłowości danych zawartych w ewidencji księgowej podatnika,
• ewentualne wezwanie do dostarczenia dodatkowych dokumentów potwierdzających zasadność zwrotu.

Jeśli cały proces przebiega bez zastrzeżeń, urząd skarbowy zwraca nadpłatę podatku VAT. Zdarzają się także sytuacje odmowy zwrotu, gdy organ uznaje, że nadpłata nie jest uzasadniona.

Terminy zwrotu nadpłaty VAT 

Zgodnie z przepisami zwrot z wniosku o nadpłatę VAT następuje:

• w ciągu 30 dni od wydania decyzji przez urząd skarbowy,
• w ciągu 60 dni w przypadku nadpłaty VAT po korekcie deklaracji,
• po zakończeniu dodatkowej kontroli podatkowej – w przypadku, gdy urząd skarbowy zdecyduje o konieczności przeprowadzenia dodatkowej analizy.

Co do zasady zwrot środków może nastąpić w formie przelewu na wskazane konto bankowe lub zostać zaliczony na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Zdarzają się też sytuacje, gdy organ stosuje potrącenia na pokrycie innych zaległości podatkowych.

Możliwe problemy podczas zwrotu nadpłaty VAT

Sama wiedza o tym, jak odzyskać nadpłacony VAT, nie oznacza sprawnego przebiegu procesu. Urząd skarbowy może działać na zwłokę, na przykład wydłużyć czas rozpatrywania wniosku (zwłaszcza jeśli zdecyduje się na przeprowadzenie dodatkowej kontroli). W takiej sytuacji masz obowiązek dostarczyć dodatkowe dokumenty, takie jak faktury, umowy czy wyciągi bankowe potwierdzające transakcje. 

Urząd skarbowy może też przekazać nadpłatę na pokrycie zobowiązań podatkowych albo odmówić zapłaty, uznając, że podatnik niesłusznie wykazał nadpłatę. Jeśli z kolei firma otrzyma zwrot VAT, który nie wynika ze stanu faktycznego, może zostać zobowiązana do zwrotu środków wraz z odsetkami.

Jak uniknąć problemów ze zwrotem VAT?

Aby proces zwrotu nadpłaty VAT przebiegł sprawnie, zadbaj o kilka kwestii:

• dokładnie weryfikuj deklaracje VAT;
• prowadź rzetelną ewidencję księgową, aby w razie konieczności móc udokumentować źródło nadpłaty,
• składaj korekty na czas, aby uniknąć zbędnych opóźnień;
• jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, skonsultuj się z doradcą podatkowym.