Rachunek VAT na białej liście – co oznacza obecność w wykazie?

Biała lista to swoisty „rejestr zaufania” w świecie biznesu – narzędzie, które chroni uczciwych przedsiębiorców przed nieświadomym udziałem w oszustwach podatkowych oraz służy zapewnianiu bezpieczeństwa transakcji i wiarygodności podczas nawiązywania partnerstw biznesowych. Od września 2019 roku każdy przedsiębiorca musi zwracać szczególną uwagę na to, czy rachunek bankowy, na który otrzymuje płatności, znajduje się w wykazie, a brak weryfikacji może skutkować poważnymi konsekwencjami.

Biała lista podatników VAT – czym jest i jakie podmioty się na niej znajdują?

Rejestr podatników VAT, nazywany także białą księgą podatników lub białą listą podatników, to baza danych umożliwiająca sprawdzenie aktualnego statusu podatników podatku od towarów i usług.

W praktyce wykaz podatników VAT służy przede wszystkim do tego, aby sprawdzić wiarygodność kontrahentów (w tym to, czy są oni zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT lub ewentualnie dlaczego odmówiono im rejestracji bądź wykreślono ich z rejestru) oraz numer rachunku bankowego danej firmy (np. potrzebny do opłacania firmowych faktur). Co ważne, jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT i nigdy się nie rejestrował do VAT-u, to nie będzie go w rejestrze.

Co oznacza rachunek VAT na białej liście?

Dane firm na białej liście pobierane są automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej po ich potwierdzeniu w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (czyli tak zwanym STIR). Przedsiębiorcy nie są informowani o umieszczeniu w wykazie, więc Twój rachunek może widnieć na liście, nawet jeśli nie została do Ciebie przesłana żadna informacja. Pojawi się tam automatycznie, jeśli:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT;
• jesteś podatnikiem przywróconym do rejestru jako czynny podatnik VAT.

Dane opublikowane w wykazie podatników VAT warto dokładnie sprawdzać, aby w razie błędów niezwłocznie móc je skorygować. Szczególnie dotyczy to numeru rachunku bankowego. Niepoprawne informacje należy zgłosić, wnioskując do Szefa KAS.

Dlaczego obecność rachunku VAT na białej liście jest ważna?

Sprawdzanie kontrahentów na białej liście przy każdej płatności na kwotę powyżej 15 000 zł brutto (nawet jeżeli została ona rozdzielona na więcej przelewów) jest obowiązkowe od 2019 roku. Obowiązek weryfikacji dotyczy wyłącznie transakcji z czynnymi podatnikami VAT i ma na celu m.in. ograniczenie nieuczciwych praktyk i zminimalizowanie liczby oszustw.

Konsekwencje za niedopełnienie obowiązku i dokonanie przelewu na konto niewidniejące na białej liście to m.in.:

• brak możliwości zaliczenia wartości transakcji do kosztów uzyskania przychodów;
• odpowiedzialność zbiorowa za zaległości podatkowe kontrahenta, w przypadku, w którym nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Konsekwencji można uniknąć, informując naczelnika urzędu skarbowego o fakcie dokonania przelewu na rachunek nieznajdujący się na białej liście. Należy to zrobić w terminie 7 dni od wykonania przelewu.

Co zrobić, jeśli Twój rachunek nie widnieje w wykazie podatników VAT?

Jeśli Twój rachunek nie figuruje w rejestrze VAT, a masz status czynnego podatnika VAT, sprawdź trzy kwestie:

• Sprawdź charakter konta bankowego – upewnij się, że wykorzystywany przez Ciebie rachunek bankowy na pewno jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do celów prowadzonej działalności gospodarczej. W wykazie podatników VAT nie są ujmowane prywatne rachunki bankowe.
• Zgłoś rachunek firmowy do urzędu skarbowego – jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to firmowy rachunek bankowy musisz wskazać w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
• Zgłoś przekazanie numeru rachunku bankowego przez bank do STIR – Twój bank powinien automatycznie przekazać numer rachunku bankowego do Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (z którym to systemem Szef KAS potwierdza wszelkie dane przed ich publikacją na białej liście podatników). Jeżeli jednak z jakiegoś powodu się to nie wydarzyło, wyjaśnij to ze swoim bankiem.