Zwykły przelew zamiast split payment – co zrobić w takiej sytuacji?

Mechanizm podzielonej płatności (split payment lub MPP), zakładający rozdzielenie płatności na część netto i VAT, funkcjonuje stosunkowo długo, bo od 1 listopada 2019 roku. Mogą stosować go wszyscy przedsiębiorcy będący podatnikami VAT, którzy dokonują zakupu na fakturę od kontrahenta prowadzącego biznes. W niektórych przypadkach MPP jest jednak obowiązkowy. Co zrobić w sytuacji, kiedy omyłkowo wykonano zwykły przelew zamiast split payment? Czy taką sytuację da się odkręcić?

Mechanizm podzielonej płatności - dlaczego jest ważny?

Split payment jest obowiązkowy dla podatników VAT, którzy spełniają łącznie dwa warunki:

• sprzedają lub nabywają towary albo usługi uznane za „wrażliwe” według załącznika nr 15 do ustawy o VAT (np. części do pojazdów mechanicznych lub komputery);
• wartość brutto faktury przekracza 15 tysięcy złotych lub równowartość w walucie obcej.

Co ważne: split payment musisz zastosować, nawet jeśli tylko jedna z wielu pozycji wymienionych na fakturze znajduje się wśród towarów lub usług „wrażliwych” zawartych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Załóżmy, że prowadzisz hurtownię części samochodowych, która zaopatruje lokalne warsztaty w podzespoły. W takiej sytuacji wystawiona faktura powinna zawierać oznaczenie MPP, natomiast nabywca, opłacając ją, musi skorzystać z tzw. komunikatu przelewu. To specjalny rodzaj przelewu bankowego, w którym określa się:

• kwotę podatku VAT,
• kwotę sprzedaży brutto,
• numer faktury,
• identyfikator podatkowy NIP dostawcy.

Bank, który otrzyma komunikat przelewu automatycznie rozdziela wpłatę. Suma odpowiadająca podatkowi VAT trafia na rachunek VAT, a pozostałą część kwoty otrzymuje bezpośrednio sprzedawca. Środki zebrane na rachunku VAT można przeznaczać np. na regulowanie należności podatkowych, składek ZUS czy kwoty podatku VAT w MPP.

Co ważne: art. 108a Ustawy o VAT wskazuje, że w takiej sytuacji masz obowiązek przyjęcia płatności kwoty należności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Art. 106e ust. 1 pkt 18a stanowi także, że musisz umieścić na fakturze dopisek „mechanizm podzielonej płatności”.

Z kolei nabywca ma obowiązek uregulowania takiej faktury z wykorzystaniem komunikatu split payment. Obie strony mogą ponieść konsekwencje za niedopatrzenia, jeśli doszło do pomyłki, czyli na przykład:

• sprzedawca wydał fakturę pozbawioną odpowiedniego oznaczenia;
• nabywca opłacił fakturę bez mechanizmu podzielonej płatności (zarówno kiedy oznaczenie na niej widniało, jak i w sytuacji, w której go brakowało).

Najważniejsza jest komunikacja i podjęcie jak najszybszych działań przez obie strony. Nawet jeśli błędny przelew został już zlecony, pomyłkę wciąż można naprawić i dzięki temu uniknąć konsekwencji podatkowych.

Faktura bez split payment – jak naprawić tego typu błąd?

Przejdźmy do konkretnych przykładów. Może się zdarzyć, że nabywca wprawdzie otrzyma fakturę oznaczoną jako MPP, ale przeoczy komunikat i po prostu zleci zwykły przelew. Co zrobić w takiej sytuacji?

Pamiętaj, że obu stronom powinno zależeć na szybkim rozwiązaniu tej sytuacji, ponieważ zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą ponieść konsekwencje błędnej dyspozycji przelewu.

Czy nota korygująca jest wystarczająca w przypadku braku oznaczenia MPP na fakturze?

Faktura, która została wystawiona bez oznaczenia MPP, jest błędna, o ile istniał obowiązek zastosowania split payment. Na szczęście jest możliwość skorygowania takiego dokumentu – może to zrobić także nabywca. 

Warto w tym miejscu przywołać interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 17 marca 2021 r. W jej treści wskazano, że „zasadne jest skorygowanie faktur wystawionych wadliwie, czyli bez wymaganego oznaczenia. Fakturę może też poprawić nabywca notą korygującą”. Pamiętaj, aby na nowej fakturze znalazły się:

• oznaczenie „Faktura korygująca” lub „Korekta”,
• przyczyna zmiany dokumentu.

Błędy w mechanizmie podzielonej płatności – czego dotyczą i co z nimi zrobić?

Przyjrzyjmy się popularnym błędom, jakie zdarzają się przedsiębiorcom realizującym MPP. 

Brak split payment – konsekwencje prawne

Pominięcie split payment i niepodjęcie żadnych działań pomimo obowiązku jego zastosowania rodzi konsekwencje zarówno po stronie kupującego, jak i sprzedającego.

Względem kupującego naliczane jest dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty podatku od towaru lub usługi objętych MPP. W praktyce mogą być to bardzo wysokie kwoty. Jeżeli kupującym jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zamiast dodatkowego zobowiązania nakładana jest grzywna przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym (od 10 do nawet 720 stawek dziennych).

Kupujący unikną jednak odpowiedzialności, jeśli sprzedawca prawidłowo rozliczy podatek VAT.

Ponadto, jeśli pominiesz obowiązkowy mechanizm split payment, a sprzedawca umieścił na fakturze wymaganą przez przepisy informację, nie będzie możliwe zaliczenie kosztu do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli jednak dopisek „mechanizm podzielonej płatności” nie pojawił się na fakturze, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu będzie możliwe.

Sankcja w postaci dodatkowego 30% VAT-u może dotyczyć także sprzedającego, jeśli nie uwzględni na fakturze adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności. Uda się jej jednak uniknąć, jeśli kupujący i tak rozdzielił zapłatę, wyodrębniając kwotę podatku VAT oraz pozostałą część wynagrodzenia. Jeśli po wystawieniu faktury Twój księgowy dostrzegł błąd, niech skontaktuje się z kontrahentem. Może się okazać, że nie będzie jeszcze za późno.

Jak widzisz, brak oznaczenia faktury poprzez dodanie na niej adnotacji o MPP może skutkować poważną odpowiedzialnością z tytułu ustawy o VAT. Na szczęście nawet w przypadku pomyłki zarówno sprzedający, jak i nabywca towaru lub usługi mogą ochronić się przed sankcjami.