Metoda kasowa w rozliczeniu podatku VAT. Jak z niej korzystać?

Brak płatności od kontrahenta jest sporym problemem wielu firm. Poza brakiem wpływu środków za dostarczony towar czy usługę dodatkowym obciążeniem są również zobowiązania podatkowe, w tym konieczność rozliczenia podatku VAT. Nie musi tak jednak być, jeśli zostanie zastosowana metoda kasowa. Na czym polega i kto może z niej skorzystać? Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje.

Metoda kasowa – co to takiego?

Zasadniczo, zgodnie z art. 19a Ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi czy dostawy towarów. Nie ma przy tym znaczenia ani wskazany na fakturze termin płatności, ani to, czy przedsiębiorca faktycznie otrzymał środki. W praktyce rozliczanie podatku VAT jest więc konieczne nawet wtedy, kiedy nie została jeszcze uiszczona opłata za otrzymany towar lub zrealizowaną usługę.

Z punktu widzenia sprzedawcy strata jest więc podwójna: po pierwsze nie otrzymuje należnych mu pieniędzy, a po drugie: jako podatnik VAT, jest zmuszony do rozliczenia tego podatku pomimo braku wpływu od swojego klienta. Wtedy konieczne staje się opłacenie należności z własnych środków. Biorąc pod uwagę, że według danych Ministerstwa Rozwoju i Technologii problem przeterminowanych płatności może dotyczyć nawet 80–90% aktywnych firm¹, to duże wyzwanie dla wielu przedsiębiorców.

W wielu przypadkach rozwiązaniem mogą być np. ulga za złe długi lub metoda kasowa VAT.

Jak widać, metoda kasowa pozwoli Ci w wielu sytuacjach rozliczyć należny podatek dopiero wtedy, kiedy otrzymasz płatność. Wygląda to więc zupełnie inaczej niż przy standardowej metodzie memoriałowej, w ramach której obowiązek podatkowy powstaje wtedy, kiedy ma miejsce sprzedaż, co dokumentuje np. faktura. Metoda kasowa może pomóc małemu podatnikowi w zachowaniu płynności finansowej i być z jego perspektywy bardzo korzystna.

Plusy i minusy korzystania z metody kasowej

Co oznacza metoda kasowa z perspektywy Twojej firmy? Przedsiębiorcy, którzy mogą i stosują to rozwiązanie, przede wszystkim zyskują:

• powiązanie płatności podatku z otrzymaniem środków: zyskujesz pewność, że w przypadku transakcji z czynnymi podatnikami VAT obowiązek rozliczenia podatku powstanie dopiero w momencie otrzymania środków od kontrahenta. To oznacza, że nie będzie konieczne pokrywanie należności z własnej kieszeni.
• Zabezpieczenie przy długich terminach płatności: jeśli wystawiasz fakturę z długim terminem płatności, nawet terminowe otrzymanie środków może wpłynąć na stabilność finansową Twojej firmy – rozliczenie podatku VAT może mieć miejsce przed wpłynięciem pieniędzy na Twoje konto. VAT kasowy działa na innej zasadzie i rozwiązuje ten problem.
• Większą przewidywalność: metoda kasowa w podatku VAT ułatwia planowanie wydatków i tworzenie budżetu firmy.
• Proste formalności: stosowanie metody kasowej można rozpocząć na podstawie pisemnej deklaracji złożonej do naczelnika urzędu skarbowego. Należy to zrobić do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym rozpocznie się korzystanie z metody kasowej.

Ten model rozliczenia ma również pewne ograniczenia. Przede wszystkim w przypadku dostawy towaru czy świadczenia usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, czy podatników zwolnionych z VAT obowiązek podatkowy – w przypadku braku otrzymania płatności wcześniej – powstanie 180. dnia od dokonania sprzedaży. Poza tym metoda kasowa wiąże się również z koniecznością kwartalnego rozliczania podatku VAT. Nie dotyczy to jednak:

• przedsiębiorców w ciągu pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności;
• przedsiębiorców, którzy na podstawie przepisów VAT (art. 99 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT) utracili prawo do rozliczenia kwartalnego, ale nie utracili statusu małego podatnika.

Rezygnacja jest możliwa najwcześniej po upływie 12 miesięcy od rozpoczęcia rozliczania metodą kasową. Pewne problemy mogą również wyniknąć, jeśli częściowo opłacona zostaje faktura z metodą kasową. Jak księgować taki dokument? VAT należy rozliczać proporcjonalnie, co jest zdecydowanie bardziej wymagające. Metoda kasowa nie ma również zastosowania m.in. do importu usług, wydania towaru na podstawie umowy komisu czy wewnątrzwspólnotowego nabycia lub dostawy towarów.

Jak rozliczyć VAT przy metodzie kasowej?

Oczywiście podstawowa różnica pomiędzy metodą memoriałową dotyczy powstania obowiązku podatkowego – ma miejsce w momencie płatności faktury, więc wtedy należy także rozliczyć VAT z tego tytułu. Przykładowo: jeżeli do sprzedaży towaru doszło w marcu i wtedy też została wystawiona faktura, ale płatność miała miejsce w kwietniu, VAT dotyczący tej transakcji rozliczysz już w drugim kwartale (w pierwszym roku działalności w rozliczeniu miesięcznym za kwiecień). W przypadku metody memoriałowej byłoby to konieczne już w pierwszym kwartale lub w rozliczeniu za marzec.

Ale jeśli podatnik korzysta z tego modelu rozliczenia, nie tylko sprzedaż obejmują zasady metody kasowej. Odliczenie VAT w przypadku faktur zakupu będzie możliwe również po dokonaniu płatności. W przywołanej wyżej sytuacji, jeśli opłacasz fakturę w kwietniu, właśnie wtedy możesz wykazać fakturę w deklaracji i odliczyć od niej podatek VAT. Tutaj również obowiązuje zasada odliczenia podatku VAT proporcjonalnie do zapłaconej kwoty faktury (częściowa zapłata zobowiązania). 

Plik JPK_V7 a metoda kasowa

W pliku JPK_V7 znajduje się komplet informacji widniejących w ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Będą w nim więc wyszczególnione kwoty należności za konkretny okres, jakie zawiera zarówno wystawiona faktura sprzedażowa, jak i rozliczana faktura kosztowa. Metoda kasowa, jeśli dotyczy realizowanej sprzedaży lub zakupu, wpływa oczywiście na termin ujęcia w strukturze JPK – powinno mieć to miejsce w okresie dokonania płatności za fakturę. Warto pamiętać, że czynni podatnicy VAT w momencie nabycia towaru lub usługi od kontrahenta, który korzysta z rozliczenia się metodą kasową (tj. faktura zakupu zawiera oznaczenie „metoda kasowa”), przy wprowadzaniu transakcji do deklaracji JPK_V7 muszą dodatkowo oznaczyć dokument kodem MK.

¹ https://www.gov.pl