Wynajem mieszkania przez spółkę a VAT – jakie zasady obowiązują?

W obecnym porządku prawnym nic nie stoi na przeszkodzie, by przychody z wynajmu czy dzierżawy nieruchomości mogły osiągać przedsiębiorstwa, w tym spółki. Zagadnienie to budzi jednak wiele wątpliwości podatkowych, szczególnie w kontekście rozliczania podatku od towarów i usług. Przyjrzyjmy się szczegółowo zasadom opodatkowania VAT przy wynajmie mieszkań przez spółki.

Najem a VAT: kiedy trzeba naliczać podatek?

Wynajem mieszkania przez spółkę może wiązać się z koniecznością rozliczenia podatku VAT. Podatnik musi jednak każdorazowo dokładnie przeanalizować swoją sytuację, biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy. 

Art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT stanowi, że opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Najem, jako odpłatne świadczenie usług, zasadniczo podlega więc opodatkowaniu VAT. Jednak ustawodawca przewidział istotne wyjątki od tej zasady.

Nie ma przy tym znaczenia, czy wynajmujący to osoba fizyczna, czy prawna, pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek. 

Opodatkowaniu podlega wynajem komercyjny, np. jeśli spółka wynajmuje lokal biurowy czy nieruchomość usługową innej firmie. Podatek VAT obejmuje również usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55). W tym przypadku mamy do czynienia z preferencyjnym opodatkowaniem: zgodnie z treścią załącznika nr 3 do ustawy właściwa stawka podatku wynosi 8%.

Jak widzisz, z przepisów wynika, że kluczowe znaczenie ma prawidłowe określenie charakteru świadczonej usługi oraz faktycznego przeznaczenia nieruchomości. Sam fakt, że podmiotem wynajmującym jest spółka, nie przesądza automatycznie o konieczności zastosowania podstawowej stawki podatku w wysokości 23%.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT przy określaniu właściwego sposobu opodatkowania należy wziąć pod uwagę przede wszystkim rzeczywisty sposób używania nieruchomości przez najemców. Formalne zapisy umowy, choć istotne, nie są w tym przypadku decydujące. Organy podatkowe zwracają szczególną uwagę na faktyczne okoliczności towarzyszące wynajmowi.

Kiedy obowiązuje zwolnienie z VAT na wynajem mieszkania?

O tym, czy wynajem mieszkania jest zwolniony z VAT, decyduje faktyczne spełnianie ustawowych przesłanek:

• nieruchomość musi mieć charakter mieszkalny – oznacza to, że lokal został wybudowany zgodnie z przepisami prawa budowlanego z przeznaczeniem mieszkalnym;
• najem odbywa się na własny rachunek właściciela – podmiot powinien być faktycznym dysponentem nieruchomości;
• lokal musi służyć wyłącznie celom mieszkaniowym – to warunek kluczowy, który wymaga szczególnej uwagi przy dokumentowaniu sposobu wykorzystania nieruchomości. Nie może być więc przeznaczony np. na prowadzenie działalności gospodarczej;
• usługa nie może obejmować dodatkowych świadczeń charakterystycznych dla działalności hotelowej lub związanej z zakwaterowaniem.

Pamiętaj, że poza zwolnieniem przedmiotowym istnieje również możliwość zastosowania zwolnienia podmiotowego. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT mogą z niego skorzystać podatnicy, których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł (jeżeli działalność jest rozpoczęta w ciągu roku, limit należy przeliczyć proporcjonalnie). 

VAT od najmu lokalu użytkowego

Odmienne zasady dotyczą sytuacji, gdy przedmiotem najmu jest lokal użytkowy lub gdy lokal mieszkalny jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej.

W takich przypadkach zastosowanie znajduje standardowa stawka VAT wynosząca 23%. Dotyczy to również wynajmu niemieszkalnych części budynku, takich jak miejsca parkingowe, garaże czy powierzchnie magazynowe.

Wynajem mieszkania dla spółki

W praktyce stosunkowo często spotykamy się z wynajmem lokalu mieszkalnego firmie, która następnie udostępnia go np. swoim pracownikom. W takim przypadku kluczowe jest precyzyjne określenie celu najmu i sposobu wykorzystania nieruchomości.

Wynajem mieszkania spółce na cele mieszkaniowe może być objęty zwolnieniem z VAT, pod warunkiem że spółka faktycznie wykorzystuje lokal do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, na przykład swoich pracowników.

Istotne jest przy tym odpowiednie udokumentowanie takiego stanu rzeczy, na wypadek kontroli. Jeśli nie masz pewności, jak zaklasyfikować najem mieszkania, jaka stawka obowiązuje w Twoim przypadku lub jak formalnie udokumentować mieszkalny użytek, skonsultuj się z doradcą podatkowym. 

Najem długoterminowy mieszkania a VAT

Najem długoterminowy zwykle charakteryzuje się stabilnością i ciągłością wykorzystywania lokalu. To okoliczności, które z pewnością mogą sprzyjać interpretacji przemawiającej za skorzystaniem ze zwolnienia z podatku.

Jeśli spółka zapewnia mieszkanie pracownikom jako miejsce stałego zamieszkania, gdzie mogą prowadzić życie rodzinne i osobiste, wówczas taki najem spełnia przesłanki do zastosowania zwolnienia z VAT.

Sytuacja wygląda jednak odmiennie, gdy mimo formalnego statusu lokalu mieszkalnego jest on wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą kontrahentów. W takim przypadku konieczne jest rozliczenie podatku z zastosowaniem pełnej stawki (23%).

Obowiązki spółki z o.o. wynajmującej mieszkania

Niezależnie od tego, czy świadczona usługa najmu jest objęta zwolnieniem, czy opodatkowana, spółka musi szczególnie zadbać o prawidłowe prowadzenie ewidencji i dokumentowanie transakcji. Do podstawowych obowiązków w zakresie rozliczeń VAT należą:

• prawidłowe wystawianie faktury dokumentującej świadczone usługi najmu wraz z ewentualnymi adnotacjami dotyczącymi korzystania ze zwolnień;
• właściwe dokumentowanie okoliczności uzasadniających stosowanie określonej stawki lub zwolnienia;
• prawidłowe rozliczanie podatku VAT.

Co ważne: wydatki związane z utrzymaniem nieruchomości mogą być potraktowane jako koszt uzyskania przychodów.