Samochód osobowy w firmie jako środek trwały

Jeśli chcesz wykorzystywać w firmie samochód osobowy, masz do dyspozycji kilka sposobów rozliczenia. Jednym z nich jest wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych, co – poprzez amortyzację – pozwala rozłożyć jego koszt w czasie. Sprawdź, kiedy będzie to możliwe i na jakich zasadach się odbywa.

Wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych

Przedsiębiorca, który rozlicza się podatkiem liniowym lub skalą podatkową, ma możliwość obniżenia podstawy opodatkowania (a co za tym idzie wysokości podatku dochodowego) poprzez uwzględnianie kosztów uzyskania przychodów. Część z nich jest związana z finansowaniem, a następnie kosztami eksploatacji samochodu osobowego. Takiej możliwości nie mają przedsiębiorcy na ryczałcie, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz dokonywania odpisów amortyzacyjnych, jednak nie wpływają one na wysokość podstawy opodatkowania.

O ile w przypadku leasingu operacyjnego księgowanie wydatków jest dosyć proste i bazuje na fakturze otrzymywanej od leasingodawcy, nieco inaczej wygląda to, jeśli dochodzi do nabycia pojazdu na własność lub używania na podstawie np. leasingu finansowego. Wówczas konieczne jest zaliczenie go do ewidencji środków trwałych firmy. Zacznijmy od podstaw.

Środki trwałę mogą być także oddane do używania na podstawie umów najmu, dzierżawy czy leasingu. Przy czym ważne jest, by w umowie wskazano właściciela – to on uwzględnia środek trwały w ewidencji. Dzierżawca oraz wynajmujący ujmuje w kosztach jedynie rachunek, umowę lub fakturę. Naprawdę wiele nieruchomości i ruchomości można więc uwzględnić jako środki trwałe. Przykłady wymienione w ustawie to:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, grunty,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty, takie jak narzędzia, maszyny, przyrządy czy wyposażenie firmy.

Jakie korzyści oferuje ewidencja środków trwałych? Powinna zainteresować Cię przede wszystkim amortyzacja środków trwałych, czyli zmniejszenie wartości początkowej przedmiotu na skutek jego zużycia się, co uprawnia Cię do odliczania odpisów amortyzacyjnych przez określony czas, o którym decyduje klasyfikacja środków trwałych. W tym okresie będziesz mieć możliwość systematycznego rozliczania wartości przedmiotu (choć w przypadku aut osobowych obowiązują pewne limity, którym przyjrzymy się za chwilę). 

Kryteria uznania samochodu za środek trwały

Pamiętaj, że Twoje pojazdy muszą spełniać określone kryteria, aby możliwe było sklasyfikowanie ich jako środki trwałe. Co zaliczamy do tego grona? W myśl ustawy muszą one: 

• być kompletne i zdatne do użytku już w dniu przyjęcia do używania: nie możesz więc umieścić w środkach trwałych niesprawnego samochodu. 
• Stanowić Twoją własność lub współwłasność, być nabyte lub wytworzone samodzielnie. Istnieje również możliwość zaliczenia do środków trwałych aut oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu finansowego (pamiętaj jednak, że taka możliwość nie istnieje przy umowach leasingu operacyjnego).
• Przewidywany czas ich użytkowania musi wynosić co najmniej rok. 
• Auto musi być używane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wartość początkowa samochodu jako środka trwałego

Rozliczanie środków trwałych rozpocznij od prawidłowego określenia wartości początkowej pojazdu. Koszty, które możesz uwzględnić, znajdziesz w pkt. 3 art. 22g Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Pod uwagę musisz brać przede wszystkim cenę nabycia pojazdu. Jeżeli był on używany przez Ciebie przed uwzględnieniem w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, to cena nabycia nie może być wyższa od wartości rynkowej. 

Tę kwotę możesz powiększyć o związane z zakupem koszty poniesione do przekazania pojazdu do używania, w tym:

• koszty transportu, załadunku i wyładunku, 
• wydatki związane z ubezpieczeniem w drodze, 
• koszty montażu, 
• opłaty notarialne, skarbowe i inne, 
• odsetki, prowizje,
• cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Procedura amortyzacji samochodu osobowego w firmie

Aby prawidłowo rozliczać środki trwałe w firmie, po ustaleniu wartości początkowej musisz przede wszystkim wybrać odpowiednią metodę amortyzacji. To ona zadecyduje o tym, jak długo będzie trwać amortyzacja, a więc i jaka będzie stawka. Istnieje kilka metod amortyzacji.

Metoda liniowa

To najpopularniejsza w przypadku nowych samochodów forma amortyzacji, która pozwala na równomierne rozliczenie wartości pojazdu. Roczna stawka amortyzacji to 20%, wobec czego rozliczysz zakup w ciągu 5 lat. 

Metoda liniowa przyspieszona

W niektórych przypadkach możliwe będzie skrócenie okresu amortyzacji. Maksymalny współczynnik, który można zastosować, wynosi 1,4, wobec czego maksymalna stawka to 28%, a okres amortyzacji to 3 lata i 7 miesięcy. Metoda znajduje zastosowanie, jeśli pojazd jest wykorzystywany bardziej intensywnie w porównaniu z przeciętnymi warunkami lub jeśli wymaga szczególnej sprawności technicznej. Możesz się nią posłużyć, np. jeżeli auto jest przeznaczone do wykonywania prac w trudnym terenie.

Indywidualna metoda amortyzacji

Okres amortyzacji można skrócić do 30 miesięcy (stawka amortyzacji to maksymalnie 40%). Jest to możliwe po spełnieniu jednego z dwóch warunków. Przede wszystkim jest to odpowiednia metoda amortyzacji dla pojazdów używanych. Pod tym pojęciem ustawodawca rozumie samochód, który był faktycznie wykorzystywany przez inny podmiot przez co najmniej 6 miesięcy przed rozpoczęciem amortyzacji. Drugim kryterium są natomiast ulepszenia. Z metody indywidualnej możesz skorzystać, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych poniesiono koszty w wysokości przynajmniej 20% wartości początkowej.

Pamiętaj, że możesz ujmować w kosztach odpis amortyzacyjny dotyczący samochodu osobowego wyłącznie do określonego limitu. W przypadku aut spalinowych wynosi 150 tys. zł, natomiast dla właścicieli elektryków jest to 225 tys. zł. Przy czym, jeżeli wartość początkowa pojazdu przekracza wartość limitu, to w ewidencji ujmuje się wartość początkową i na jej podstawie wylicza się ratę miesięczną odpisu amortyzacyjnego. W kosztach uzyskania przychodu uwzględnia się wówczas tylko część odpisu (zgodnie z proporcją wyliczoną dla danego samochodu osobowego).

Oczywiście również wartość pojazdu ma wpływ na to, jak rozliczane będą środki trwałe. Od jakiej kwoty jest to możliwe? Tak naprawdę nie istnieje limit, jednak jeśli wartość Twojego pojazdu nie przekracza kwoty 10 000 zł, możesz skorzystać z jednorazowej amortyzacji.

Pamiętaj także, że każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do wykonywania spisu z natury. Inwentaryzacja środków trwałych najczęściej ma miejsce ostatniego dnia roku obrotowego. Rzecz jasna poza samym pojazdem pod uwagę musisz wziąć również inne maszyny, urządzenia czy elementy wyposażenia, które widnieją w ewidencji środków trwałych.

Korzyści podatkowe wynikające z użytkowania samochodu jako środka trwałego

Podstawową korzyścią, jaką odnosisz, jest możliwość zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodu, a to oznacza spore oszczędności podatkowe rozciągnięte w czasie uzależnionym od wybranej metody amortyzacji. 

Auto wykorzystywane na potrzeby działalności generuje również koszty związane z zakupem paliwa, naprawami czy bieżącą eksploatacją. To, w jakiej proporcji będzie można je rozliczyć, zależy przede wszystkim od sposobu, w jaki jest użytkowane.

• Jeśli korzystasz z samochodu wyłącznie w celach firmowych, zgłosisz go poprzez formularz VAT-26, przygotujesz regulamin korzystania i będziesz prowadzić kilometrówkę, możliwe jest odliczanie pełnych kwot netto oraz 100% podatku VAT.
• Jeśli korzystasz z samochodu także prywatnie, możliwe będzie rozliczenie w kosztach 75% kwoty netto powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT. W takim przypadku nie musisz dokonywać zgłoszenia czy prowadzić kilometrówki.

Rejestracja i ubezpieczenie samochodu firmowego

Aby poruszanie się po drodze było zgodne z przepisami, musisz zarejestrować i ubezpieczyć samochód. To podstawowe obowiązki niezależnie od tego, w jaki sposób finansujesz czy rozliczasz pojazd. 

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, samochód zostanie zarejestrowany na Twoje dane osobowe. Nie jest to żadną przeszkodą w umieszczeniu go w ewidencji środków trwałych i późniejszej amortyzacji.

W większości przypadków analogicznie rozwiązana zostanie kwestia ubezpieczenia: ubezpieczyciel obliczy składkę, biorąc pod uwagę m.in. Twoją dotychczasową historię szkód i to na Twoje dane wystawione będą polisy ubezpieczeniowe. Uzyskanie polisy dla firm będzie możliwe np. jeżeli dysponujesz większą flotą pojazdów albo do samochodu będzie miało dostęp wielu pracowników.

Wpływ leasingu na ewidencję środka trwałego

O tym, kto będzie uprawniony do odliczania odpisów amortyzacyjnych, decyduje przede wszystkim rodzaj leasingu. Jeżeli korzystasz z leasingu operacyjnego, formalnym właścicielem samochodu pozostaje leasingodawca. To on wobec tego może wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i korzystać z odliczeń. Ty masz natomiast możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu kolejnych rat leasingowych. 

Inaczej wygląda to w przypadku leasingu finansowego. Wówczas to Tobie przysługuje prawo do amortyzacji. W kosztach uzyskania przychodu ujmuje się odpis amortyzacyjny i odsetki z faktury. Istotne różnice dotyczą również podatku VAT: o ile leasing operacyjny wiąże się z jego proporcjonalnym naliczeniem przy kolejnych ratach, leasing finansowy oznacza konieczność rozliczenia go jednorazowo z góry, czyli w momencie wydania środka do użytkowania przez leasingobiorcę. Przy leasingu operacyjnym w kosztach uzyskania przychodu uwzględnia się fakturę.