Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – niezbędne informacje

Czy wykorzystanie auta prywatnego do celów służbowych może być dla przedsiębiorcy dobrym pomysłem na szukanie oszczędności? Czy jest to w ogóle dopuszczalne? Jakie wiążą się z tym obowiązki i jak wygląda sposób rozliczenia? W artykule odpowiadamy na wszystkie najważniejsze pytania.

Czy pracownik może korzystać w pracy z własnego samochodu?

Tak, choć należy zauważyć, że jest to swego rodzaju wyjątek od zasady, nakładającej na pracodawcę obowiązek zaopatrzenia pracownika w narzędzia niezbędne do wykonywania pracy. O możliwości takiej mówi natomiast wprost artykuł 34a §1 ustęp 1. Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.). Co wynika z tego przepisu?

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – obowiązki pracodawcy

Skoro do legalnego wykorzystania auta prywatnego do celów służbowych potrzebna jest specjalna umowa, z perspektywy obu stron ważne jest, aby była dobrze sformułowana i nie pozostawiała pola na żadne wątpliwości.
Na podpisanej umowie nie kończą się jednak związane z tym obowiązki pracodawcy. O co jeszcze musisz zadbać?

1. Skierowanie pracownika na odpowiednie badania lekarskie, które potwierdzą brak przeciwwskazań do prowadzenia pojazdów (badania te nie będą potrzebne, jeżeli jedynym powodem wykorzystywania prywatnego auta przez pracownika będą jego wyjazdy służbowe).
2. Zwrot kosztów eksploatacji prywatnego pojazdu do celów służbowych.
3. Ocenę ryzyka zawodowego w związku z korzystaniem z auta prywatnego.

Ile wynosi ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Szczegółowe zasady dotyczące wykorzystywania prywatnego pojazdu w pracy oraz zwrotu kosztów zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
Akt ten określa także stawki ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Stawki te przez 16 lat pozostawały na niezmienionym poziomie, jednak 17 stycznia 2023 r. zostały zaktualizowane. Ile więc wynoszą obecnie? 
 

Czy ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest oskładkowany? Co do zasady, jeśli pojazd służy przejazdom lokalnym, jest zwolniony z oskładkowania, ale musi zostać opodatkowany, jeśli nie spełnia warunków wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak obliczyć miesięczny ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Aby móc obliczyć miesięczny ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, oprócz powyższych stawek, musisz znać jeszcze limit przebiegu kilometrów za jazdy lokalne. Limit ten wyznaczono w rozporządzeniu i różni się w zależności od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w których dany pracownik jest zatrudniony. Nie może przekroczyć:

• 300 km – dla gmin/miast do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – dla gmin/miast liczących od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 700 km – dla gmin/miast liczących powyżej 500 tys. mieszkańców.

Limity te w szczególnych przypadkach mogą być zwiększone. Wyjątki te dotyczą jednak jedynie pojazdów, które są wykorzystywane w służbie leśnej (wtedy limit wynosi 1500 km) oraz w sytuacjach związanych z klęską żywiołową i katastrofą ekologiczną (wówczas limit to 3000 km).
Mając wiedzę o aktualnych stawkach za 1 kilometr oraz limitach dla poszczególnych miejsc zatrudnienia, możesz obliczyć miesięczny ryczałt pieniężny za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Jak to zrobić? Poprzez proste pomnożenie obowiązującej stawki przez limit, który dotyczy miejsca zatrudnienia pracownika.

To jednak nie koniec. Wyliczony w ten sposób ryczałt za samochód prywatny musisz bowiem pomniejszyć o jedną dwudziestą drugą za:

• każdy roboczy dzień nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności;
• każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów odbywa się na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia, które powinno zawierać: 

• dane pojazdu: markę, numer rejestracyjny, pojemność silnika,
• dni nieobecności pracownika,
• dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Praktyczny przykład wyliczenia miesięcznego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych oraz rzeczywistej kwoty zwrotu

Kwestię tego, jak obliczyć ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, najlepiej zobrazować na przykładzie.
Przyjmijmy, że pracownik jest zatrudniony w Warszawie (w której mieszka ok. 1,765 mln osób) i do celów służbowych wykorzystuje pojazd, który ma silnik o pojemności skokowej mniejszej niż 900 cm3. W rozpatrywanym miesiącu był na trzydniowym urlopie.
Aby dokonać obliczenia ryczałtu miesięcznego za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, należy pomnożyć obowiązującą stawkę za 1 km (czyli w tym wypadku, ze względu na pojemność skokową silnika auta: 0,89 zł) razy dotyczący Warszawy limit, czyli 700 km:

0,89 zł x 700 = 623 zł

Aby natomiast otrzymać kwotę rzeczywistego zwrotu, który będzie przysługiwać pracownikowi, należy wyliczoną kwotę miesięcznego ryczałtu w wysokości 623 zł pomniejszyć o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień nieobecności (w tym wypadku są to trzy dni urlopu). Wyliczenie powinno więc wyglądać następująco:

Ryczałt dla pracownika za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w tym przypadku wynosi zatem: 538,05 zł.