Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną? Poradnik

Prowadzenie własnego biznesu bez konieczności rejestracji firmy brzmi jak marzenie wielu początkujących przedsiębiorców. Działalność nierejestrowana to doskonały sposób na legalne przetestowanie swojego pomysłu, dorobienie do domowego budżetu czy zdobycie pierwszych klientów bez skomplikowanych formalności. Jeśli ją rozważasz, musisz mieć świadomość kilku istotnych obowiązków – zwłaszcza w zakresie rozliczeń podatkowych i ewidencji sprzedaży. Sprawdź, jak krok po kroku rozliczyć działalność nierejestrowaną i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Nierejestrowana działalność gospodarcza to forma prowadzenia drobnej działalności zarobkowej przez osobę fizyczną, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG ani zgłaszania się do ZUS. Możesz z niej korzystać, jeśli:

• jesteś osobą fizyczną,
• w żadnym miesiącu Twój przychód z tej działalności nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku to 3 499,50 zł),
• w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie była przez Ciebie prowadzona działalność gospodarcza (lub została wykreślona przed 30 kwietnia 2017 roku i nie została wznowiona).

Działalności nierejestrowanej nie możesz prowadzić, jeśli wymaga ona koncesji, licencji lub zezwolenia, ani w ramach spółki cywilnej. To rozwiązanie jest idealne np. dla osób, które chcą legalnie spróbować swoich sił w biznesie – np. sprzedawać rękodzieło, udzielać korepetycji czy wykonywać drobne usługi.

Jak rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej?

Fakt, że nie musisz rejestrować firmy, nie oznacza, że rozliczenie działalności nierejestrowanej z urzędem skarbowym Cię nie obowiązuje.

Nie musisz płacić zaliczek na podatek w trakcie roku, rozliczasz się dopiero w PIT za dany rok podatkowy. Przychody z działalności musisz wykazać w rocznym zeznaniu na formularzu PIT-36. Zaliczasz do nich wyłącznie kwoty faktycznie otrzymane od klientów.

Co ważne, firma bez rejestracji nie wyklucza prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem, a dodatkowo rozliczając PIT działalności nierejestrowanej, możesz odliczyć koszty uzyskania przychodu, czyli wydatki poniesione w związku z działalnością (np. zakup materiałów, narzędzi, opakowań).

Pamiętaj jednak, że muszą być udokumentowane imiennymi dowodami zakupu i rozpoznane kasowo, czyli w dacie, gdy rzeczywiście poniesiono wydatek (dokonano zapłaty).

Jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?

Jednym z kluczowych obowiązków podczas prowadzenia firmy bez rejestracji jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. To prosty rejestr, w którym zapisujesz każdą transakcję – możesz to robić w zeszycie, notesie, arkuszu Excela lub w dedykowanej aplikacji. 

W ewidencji powinny znaleźć się przede wszystkim:

• data sprzedaży,
• wartość sprzedaży za dany dzień,
• narastająca suma przychodów.

Dodatkowo możesz uwzględnić także numer porządkowy, opis towaru lub usługi, liczbę sztuk czy numer dowodu sprzedaży. Pamiętaj, że taki rejestr musisz prowadzić na bieżąco – sprzedaż z danego dnia wpisujesz najpóźniej przed rozpoczęciem kolejnej sprzedaży w kolejnym dniu.

Uproszczona ewidencja w Excelu może mieć formę prostej tabeli.

Jeśli nie będziesz prowadzić ewidencji lub będzie ona nierzetelna, urząd skarbowy sam określi wartość sprzedaży i ustali kwotę podatku należnego. W przypadku braku możliwości określenia przedmiotu opodatkowania, wysokość podatku wyniesie 22%.

Do prowadzenia ewidencji i rozliczeń możesz wykorzystać jedno z narzędzi, takich jak Streamsoft Firmino, albo proste arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel, ale warto rozważyć korzystanie z profesjonalnych usług, takich jak ING Księgowość.

Jak przejść z działalności nierejestrowanej na rejestrowaną?

Jeśli w którymś miesiącu przekroczysz limit przychodów (50% minimalnego wynagrodzenia), Twoja działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą. Od tego momentu masz 7 dni na rejestrację firmy w CEIDG, zgłoszenie się do ZUS i ewentualnie do VAT.

Przykład: Jeśli 10 lipca przekroczysz limit przychodów, od tego dnia prowadzisz już działalność gospodarczą i najpóźniej do 17 lipca musisz złożyć wniosek CEIDG-1. Przychody uzyskane od dnia przekroczenia limitu do dnia rejestracji firmy zaliczasz do przychodów z innych źródeł, a od momentu rejestracji rozliczasz się już jako przedsiębiorca.

Przejście na rejestrowaną działalność gospodarczą można ująć w 4 krokach:

1. Złóż wniosek CEIDG-1 o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
2. Zgłoś się do ZUS i rozpocznij opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne.
3. Wybierz formę opodatkowania i zgłoś ewentualną rejestrację do VAT.
4. Rozpocznij prowadzenie pełnej księgowości lub uproszczonej ewidencji przychodów i rozchodów, zgodnie z wybraną formą działalności.

Przejście z działalności nierejestrowanej na rejestrowaną nie jest trudne, a z pomocą na tym etapie przychodzi ING Księgowość. Dzięki wsparciu ekspertów i profesjonalnych narzędzi unikniesz problemów i zyskasz pewność, że Twój biznes rozwija się legalnie i bezpiecznie.

Wygodna, bezpłatna integracja ING Księgowość z KSeF umożliwi Ci pobieranie i wysyłanie faktur, a integracja z platformami sprzedażowymi będzie wspierać Twoją działalność e-commerce. Dzięki ofercie obsługi kadrowej i rachunkowej nie będziesz się martwić kwestiami księgowymi i zyskasz czas na rozwijanie biznesu.