Czym jest metoda memoriałowa i co należy o niej wiedzieć?

Wiemy, że zasada memoriałowa (obowiązkowa dla wielu firm), rodzi liczne pytania i budzi wiele wątpliwości. Szczególnie często pojawiają się one u osób, które dopiero rozpoczynają swoją biznesową przygodę. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega zasada memoriałowa i przedstawiamy najważniejsze informacje na jej temat.

Zasada memoriałowa w księgowości – na czym polega?

Zasada memoriałowa to fundamentalna zasada rachunkowości. Wynika ona wprost z artykułu 6. Ustawy o rachunkowości, którego ustęp pierwszy wskazuje, że: „W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty”.

Jest jedną z nadrzędnych (podstawowych) zasad rachunkowości¹ obok:

• zasady kontynuacji działania, która zakłada, że firma będzie kontynuować działalność;
• zasady współmierności, stanowiącej, że  przychody i związane z nimi koszty ujmuje się w tym samym okresie;
• zasady ostrożności, która wymaga rozważnej wyceny składników majątku;
• zasady istotności, nakazującej ujmowanie wszystkich zdarzeń istotnie wpływających na sytuację finansową.

Jakie firmy powinny stosować metodę memoriałową?

Obowiązek stosowania zasady memoriałowej jest oparty na prostej zależności. Prowadzisz w swojej firmie pełną księgowość? W takim razie nie możesz stosować metody uproszczonej i co do zasady obejmuje Cię obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych według zasady memoriałowej. 

Bardzo ważne jest podkreślenie, że zwykle podmioty prowadzące KPIR korzystają z metody uproszczonej, jednak mają prawo stosować metodę memoriałową². Od stycznia 2025 roku przepisy podatkowe wprowadzają metodę kasową PIT. Przedsiębiorca po spełnieniu warunków będzie mógł z niej skorzystać i wówczas będzie zobowiązany prowadzić ewidencje w KPiR zgodnie z przepisami dotyczącymi metody kasowej PIT.

Od stycznia 2025 roku przepisy podatkowe wprowadzają metodę kasową PIT. Przedsiębiorca po spełnieniu warunków będzie mógł z niej skorzystać i wówczas będzie zobowiązany prowadzić ewidencje w KPiR zgodnie z przepisami dotyczącymi metody kasowej PIT. Obecnie obowiązkiem stosowania zasady memoriałowej są objęte:

• duże przedsiębiorstwa, które przekraczają roczny limit przychodu wynoszący 2 500 000 euro;
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki akcyjne;
• spółki komandytowe;
• spółki komandytowo-akcyjne;
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych;
• niektóre przedsiębiorstwa działające na podstawie dotacji i subwencji.

Korzyści wynikające ze stosowania zasady memoriałowej

Zasada memoriałowa służy zapewnieniu rzetelnego, faktycznego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala na ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych w okresie, którego faktycznie dotyczą i umożliwia przedstawienie pełnego obrazu aktywów i pasywów jednostki.

Ponadto dostarcza precyzyjne informacje niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych oraz pozwala na prowadzenie szczegółowych analiz finansowych na podstawie spójnego i logicznego ciągu zdarzeń gospodarczych.

Różnice między zasadą memoriałową a metodą kasową

Zasady rachunkowości (w tym np. zasada memoriałowa) i metody rozliczeń podatkowych (np. metoda kasowa) to dwa odrębne systemy regulowane różnymi przepisami i służące odmiennym celom. Zasada memoriałowa jest nadrzędną zasadą rachunkowości wynikającą z art. 6 Ustawy o rachunkowości i co do zasady obowiązuje w pełnej księgowości. Wymaga ujmowania zdarzeń gospodarczych w momencie ich wystąpienia, niezależnie od daty płatności.

Z kolei metoda kasowa jest metodą ewidencjonowania stosowaną w prawie podatkowym i dotyczy rozliczeń podatku dochodowego PIT. Do 2024 roku nie była stosowana w odniesieniu do podatku dochodowego i funkcjonowała tylko dla potrzeb rozliczeń z tytułu podatku VAT, a korzystać z niej mogli tylko mali podatnicy.

Od 2025 roku wprowadzono ją do rozliczania z podatku dochodowego. Metody tych rozliczeń są regulowane odrębnymi przepisami podatkowymi (ustawa o PIT) i służą prawidłowemu rozliczeniu zobowiązań podatkowych. Każdy podatek może mieć własne, specyficzne zasady rozpoznawania przychodów i kosztów, niezależne od zasad rachunkowości. 

W praktyce oznacza to, że moment powstania obowiązku podatkowego może być inny niż moment ujęcia zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych. Na przykład w księgach rachunkowych (w przypadku pełnej księgowości) zdarzenie gospodarcze ujmuje się w momencie jego wystąpienia (zasada memoriałowa), ale dla celów podatkowych moment powstania obowiązku podatkowego może być uzależniony od innych czynników, takich jak data otrzymania zapłaty czy data wystawienia faktury.

Zasada memoriałowa a płynność finansowa firmy

Warto podkreślić, że płynność finansowa zależy od rzeczywistych wpływów i wydatków, a nie od stosowanych zasad rachunkowości czy metod księgowania. Aspektem, który może pośrednio wpływać na kontrolę płynności finansowej, jest fakt, że co do zasady przedsiębiorca prowadzący KPiR nie musi weryfikować płatności  dla celów księgowych (wyjątkiem jest metoda kasowa PIT).

Z kolei zasada memoriału oznacza konieczność ujmowania zdarzeń gospodarczych w momencie ich wystąpienia, niezależnie od terminu zapłaty, co wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji należności i zobowiązań. Bezpośrednio zasada memoriałowa nie wpływa jednak na płynność finansową.

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe z zachowaniem zasady memoriałowej?

Formalnie przedsiębiorca prowadzący księgi rachunkowe może samodzielnie sporządzić sprawozdanie finansowe (ponieważ odpowiedzialność za jego przesłanie spoczywa na kierowniku jednostki), ale ze względu na złożoność procesu i potrzebną wiedzę specjalistyczną, zaleca się skorzystanie z pomocy księgowego lub biura rachunkowego. Błędy w sprawozdaniu finansowym mogą bowiem mieć poważne konsekwencje prawne i podatkowe.

Sporządzenie sprawozdania finansowego z zachowaniem zasady memoriałowej można podzielić na kilka etapów:

1. Inwentaryzacja aktywów i pasywów i potwierdzenie sald.
2. Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym.
3. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych za rok obrotowy.
4. Zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy.
5. Sporządzenie i wygenerowanie sprawozdania w formacie .xml (według obowiązujących przepisów jest to obecnie jedyna dopuszczalna forma sprawozdania finansowego).
6. Podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym lub zaufanym.
7. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego i wyniku finansowego podmiotu.
8. Złożenie sprawozdania do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym lub przekazanie do Szefa KAS (w przypadku podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe).

Wyzwania związane ze stosowaniem zasady memoriałowej

Zasada memoriałowa to jeden z filarów pełnej księgowości dla firm. Oznacza to, że trudności związane z prowadzeniem ksiąg zdarzają się dość często. Zasada memoriału może wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na poniższe kwestie:

• konieczność prowadzenia szczegółowej ewidencji i przestrzegania spójnej polityki rachunkowości, czyli zbioru zasad i wytycznych prowadzenia rachunkowości opartego na przepisach prawa i dostosowanego do specyfiki firmy;
• potrzeba bieżącego monitorowania należności i zobowiązań oraz regularnego uzgadniania sald z kontrahentami i dokładnego dokumentowania wszystkich transakcji, nawet tych jeszcze nieopłaconych;
• konieczność ujmowania przychodów i kosztów w danym roku obrotowym, co w przypadku większych podmiotów może wiązać się np. z wyliczaniem (tworzeniem) rezerw na przyszłe zobowiązania.

W praktyce stosowanie zasady memoriałowej wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy i dokładności. 
 

¹ Regulowanych przez: Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1126/2008 z dnia 3 listopada 2008 roku oraz Standardy przyjęte przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (IASB) oraz Rozdział 1. Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku.

² KPiR to uproszczona forma księgowości, która pozwala ustalić przychody i koszty prowadzonej działalności gospodarczej dla celów podatku dochodowego.