AI w księgowości – jak sztuczna inteligencja zmienia księgowość i czego można się spodziewać w przyszłości?

W ostatnich latach coraz więcej mówi się o wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) w księgowości i finansach. Czy to rozwiązanie może być przydatne również dla małych firm i jak AI może usprawnić procesy księgowe w Twoim przedsiębiorstwie? Sprawdź prognozy ekspertów i poznaj narzędzia, które wniosą Twój biznes na wyższy poziom.

Automatyzacja procesów księgowych z AI

Jednym z głównych zastosowań sztucznej inteligencji jest automatyzacja powtarzalnych zadań. Nie inaczej jest w przypadku księgowości, gdzie przedsiębiorcy mogą dzięki AI oszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów. Jakie procesy księgowe w biznesie AI pomaga zautomatyzować?

• Wprowadzanie danych – systemy napędzane sztuczną inteligencją potrafią automatycznie odczytywać i wprowadzać dane z faktur, paragonów i innych dokumentów finansowych – szybko i bezbłędnie.
• Kategoryzacja transakcji – inteligentne narzędzia mogą automatycznie przypisywać transakcje do odpowiednich kategorii księgowych. To szczególnie przydatne dla przedsiębiorców prowadzących obowiązkowo księgi rachunkowe.
• Uzgadnianie kont bankowych – systemy potrafią automatycznie porównywać transakcje bankowe z zapisami księgowymi, co znacznie przyspiesza proces uzgadniania kont.
• Generowanie raportów – AI w finansach sprawdza się do automatycznego tworzenia różnego rodzaju raportów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat czy przepływy pieniężne.
• Obliczanie podatków – na podstawie wprowadzonych danych systemy mogą automatycznie dokonywać obliczeń, co zmniejsza ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych.

Przykładem narzędzia wykorzystującego AI do automatyzacji procesów księgowych jest Xero. Platforma księgowa automatycznie rozpoznaje i kategoryzuje transakcje, co znacznie przyspiesza proces księgowania. Ponadto monitoruje transakcje w poszukiwaniu nietypowych wzorców lub potencjalnych błędów i wysyła alert w sytuacjach wymagających uwagi.

Warta uwagi jest też technologia RPA (ang. Robotic Process Automation), którą wykorzystuje np. system Symfonia. Umożliwia on automatyczne przeksięgowywanie sald i obrotów z konta na konto, a ponadto automatycznie pobiera dane z bazy i uzupełnia raporty. Możliwości automatyzacji oferują też oprogramowania klasy ERP, np. enova365, po zainstalowaniu odpowiednich modułów.

Rozpoznawanie i przetwarzanie faktur przez narzędzia AI

Jednym z najbardziej czasochłonnych zadań w księgowości jest przetwarzanie faktur. Tradycyjnie wymaga to ręcznego wprowadzania danych z każdej faktury do systemu księgowego. Sztuczna inteligencja może znacznie usprawnić ten proces. Narzędzia AI wykorzystują technologię OCR (Optical Character Recognition) w połączeniu z zaawansowanymi algorytmami uczenia maszynowego, aby „czytać” faktury i wyciągać z nich istotne informacje. Oto jak w uproszczeniu wygląda ten proces:

Przykładem narzędzia wykorzystującego AI do przetwarzania faktur jest Saldeo SMART. To polski program, który potrafi automatycznie odczytywać dane z faktur i wprowadzać je do systemu księgowego oraz zapewnia integrację z systemem KSeF. Program wykorzystuje uczenie maszynowe, dzięki czemu staje się coraz dokładniejszy z każdą przetworzoną fakturą.

Inne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji to Vic.ai wykorzystujące zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego. Po przesłaniu faktur może wyodrębnić dane, wykryć duplikaty i zautomatyzować proces zatwierdzania. W automatyzacji procesów księgowych sprawdza się również system Comarch ERP XT, który wykorzystuje elementy AI np. do rozpoznawania i księgowania faktur.

Korzyści z automatycznego przetwarzania faktur to między innymi:

• oszczędność czasu – nie trzeba ręcznie wprowadzać danych z każdej faktury,
• redukcja ryzyka popełnienia błędów przy przepisywaniu danych,
• szybszy obieg dokumentów – faktury są przetwarzane niemal natychmiast,
• łatwiejsze wyszukiwanie – wszystkie dane z faktur są dostępne w formie cyfrowej.

Warto zauważyć, że chociaż systemy AI są bardzo dokładne, zaleca się okresową kontrolę przetworzonych danych.

Analiza finansowa i raportowanie z pomocą narzędzi sztucznej inteligencji

Skrupulatna analiza finansowa wymaga czasu i specjalistycznej wiedzy. Na szczęście również w tym obszarze może pomóc sztuczna inteligencja. Jej możliwości to m.in.:

• automatyczne generowanie raportów finansowych – systemy AI dobrze radzą sobie z tworzeniem standardowych raportów;
• analiza wskaźnikowa – obliczanie i interpretowanie kluczowych wskaźników finansowych, takich jak płynność finansowa, rentowność czy zadłużenie, pomaga w szybkiej ocenie kondycji finansowej firmy;
• wykrywanie zależności – narzędzia AI sprawnie analizują dane historyczne i identyfikują zależności, co pozwala na lepsze planowanie i podejmowanie decyzji strategicznych;
• prognozowanie – na podstawie danych historycznych i aktualnych trendów, AI może tworzyć prognozy finansowe. To szczególnie przydatne przy planowaniu budżetu czy ocenie potencjalnych inwestycji;
• wizualizacja danych – prezentowanie danych finansowych w formie czytelnych wykresów i dashboardów ułatwia ich interpretację.

Sprawność narzędzi napędzanych sztuczną inteligencją i zdolność do przetwarzania wielu informacji przekładają się na możliwość regularnego aktualizowania danych i analiz. Na ich podstawie można identyfikować obszary do optymalizacji i szybko reagować, aby poprawić wyniki finansowe firmy. W analizie danych finansowych pomocna może być np. aplikacja Altera.app., która umożliwia prognozowanie przepływów i wspomaga zarządzanie zasobami finansowymi.

Warto pamiętać, że ostateczna interpretacja raportów i podejmowanie strategicznych decyzji to zadanie przedsiębiorcy. AI jest narzędziem wspomagającym, które ułatwia analizowanie różnych scenariuszy, ale zastąpi ludzkiej intuicji, świadomego osądu i wieloletniego doświadczenia.

Wykrywanie oszustw finansowych z pomocą AI

Internet daje ogromne możliwości, ale niestety wiąże się z różnymi zagrożeniami. Kwestie cyberbezpieczeństwa w obliczu różnego rodzaju oszustw finansowych stają się jeszcze istotniejsze. Tradycyjne metody wykrywania przestępstw często nie są wystarczająco skuteczne. Sztuczna inteligencja znakomicie sprawdza się w tym obszarze. Dzięki temu, że potrafi analizować ogromne ilości danych transakcyjnych i identyfikować nietypowe wzorce, może informować o podejrzanych zdarzeniach, np. transakcjach, które odbiegają od wzorca w firmie.

Dodatkowo specjalistyczne narzędzia są wykorzystywane do monitorowania transakcji w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję i minimalizację potencjalnych strat. Wykrywanie anomalii w danych finansowych pomaga z kolei identyfikować błędy księgowe lub wykrywać celowe manipulacje. Zaawansowane systemy AI potrafią nawet analizować zachowania użytkowników i wykrywać podejrzane działania, takie jak nietypowe logowania czy próby dostępu do wrażliwych danych. Wykorzystywanie ich przekłada się na mniejsze ryzyko ataku i daje możliwość szybkiego reagowania na alarmujące zdarzenia i uniknięcia katastrofalnych nieraz skutków – zarówno finansowych, jak i wizerunkowych.

Najistotniejsze i najpopularniejsze jest oczywiście wykorzystanie systemów bezpieczeństwa wspieranych przez AI w bankowości. Z nowoczesnych technologii do analizowania transakcji i wykrywania podejrzanych aktywności korzystają największe krajowe banki, by zwiększać bezpieczeństwo środków klientów. Z podobnych rozwiązań korzystają też platformy i firmy obsługujące płatności, np. Visa czy PayPal. Wykorzystują one sztuczną inteligencję do wykrywania nowych technik cyberprzestępców i skomplikowanych metod oszustw.

Personalizacja usług księgowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Dzięki sztucznej inteligencji przedsiębiorcy mogą korzystać z bardziej spersonalizowanych usług, dostosowanych do ich specyficznych potrzeb i preferencji. Systemy AI mogą uczyć się preferencji użytkownika i automatycznie generować raporty zawierające informacje, które są najbardziej istotne dla danego przedsiębiorcy. Ponadto systemy są w stanie wysyłać spersonalizowane powiadomienia o ważnych wydarzeniach, takich jak zbliżające się terminy płatności czy nietypowe zmiany w przepływach pieniężnych. Na podstawie analizy danych finansowych firmy AI może też przedstawiać spersonalizowane rekomendacje dotyczące optymalizacji procesów czy wydatków.

Ponadto w personalizacji usług księgowych pomagają interaktywne dashboardy, czyli zaawansowane narzędzia do prezentacji i analizy danych. Wizualizacje w formie grafów i wykresów ułatwiają pracę z danymi i ich interpretację. Pomagają w lepszym zrozumieniu sytuacji biznesowej w szerszej perspektywie i podejmowaniu świadomych decyzji. Ogromny potencjał w kontekście personalizacji usług księgowych mają też chatboty, które szybko i sprawnie są w stanie odpowiadać na pytania użytkowników, udzielając wyczerpujących informacji. Są to np.:

AI w księgowości a optymalizacja kosztów

Jak już wspomnieliśmy, sztuczna inteligencja znakomicie radzi sobie z analizowaniem danych i wykrywaniem zależności oraz nieprawidłowości. Te zdolności okazują się nieocenione w optymalizacji kosztów i zarządzaniu finansami. Zidentyfikowanie obszarów, gdzie można zredukować wydatki, z pomocą AI zajmie Ci dosłownie chwilę. Możesz wykorzystać do tego zadania np. Chat-GPT, posługując się odpowiednim promptem i przesyłając stosowne raporty czy zestawienia finansowe. Jeśli zechcesz, narzędzie zaproponuje konkretne działania i przedstawi prognozę na przyszłość. Systemy AI są w stanie m.in.: 

• analizować wydatki firmy, 
• tworzyć dokładne prognozy przyszłych kosztów na podstawie danych historycznych,
• planować budżet,
• optymalizować procedury obrotu, minimalizując koszty magazynowania,
• automatyzować powtarzalne procesy, by zredukować koszty pracy i zminimalizować ryzyko błędów,
• wskazywać konkretne działania, które przyczynią się do redukcji kosztów.

Co ważne, elektroniczne narzędzia są obiektywne i nie kierują się osobistymi preferencjami czy przyzwyczajeniami, co niestety nierzadko gubi przedsiębiorców. Przykładowo, model Chat-GPT na podstawie otrzymanych danych jest w stanie wskazać wydatki, które są bezzasadne, podpowiedzieć bardziej opłacalne rozwiązania i zidentyfikować współprace, które nie są korzystne dla firmy. Ma też zdolność prognozowania, a zatem może zasugerować wydatki, które z perspektywy czysto finansowej mogą wydawać się zbędne, ale okażą się kluczowe w długoterminowym rozwoju firmy.

Wpływ narzędzi sztucznej inteligencji na zawód księgowego

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do księgowości może przynieść wiele korzyści i ułatwić pracę księgowego. W obiegowej opinii funkcjonuje mylne przekonanie, że narzędzia pozbawią wielu księgowych pracy. Trzeba jednak pamiętać, że systemy doskonale sprawdzają się do wykonywania rutynowych zadań, ale nie mają intuicji wynikającej z wieloletniego doświadczenia i nie są samodzielne. AI może odciążyć specjalistę, wprowadzać dane czy uzgadniać konta, co pozwoli księgowemu skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy. 

Warto pamiętać, że AI może generować analizy i raporty, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich interpretację. To księgowi coraz częściej pełnią funkcję doradców biznesowych. Obsługa zaawansowanych systemów AI może im pomóc pozostać konkurencyjnymi na rynku pracy.

Nie można pominąć faktu, że AI umożliwia księgowym oferowanie bardziej spersonalizowanych usług, dostosowanych do specyficznych potrzeb każdego klienta. Księgowi wspomagani przez AI mogą zatem dostarczać bardziej precyzyjne i wartościowe informacje oraz oferować nie tylko podstawowe usługi księgowe, ale także zaawansowane analizy finansowe i doradztwo biznesowe.

Przyszłość sztucznej inteligencji w księgowości

Sztuczna inteligencja coraz wyraźniej zaznacza swoją obecność niemal w każdej dziedzinie życia i nic nie wskazuje na to, by trend ten miał ulec zmianie. Raport „The state of AI in accounting report 2024” tylko to potwierdza. Wynika z niego, że 82% księgowych zgadza się, że stwierdzeniem, że AI w kolejnych latach znacząco zmieni ich pracę. Aż ¼ respondentów przyznaje, że już teraz inwestuje w szkolenia i aktywnie interesuje się technologią AI¹. 

Specjaliści prognozują, że w przyszłości można się spodziewać jeszcze większej automatyzacji procesów i postępów w zakresie zaawansowania analityki predykcyjnej. Dużo mówi się też o połączeniu AI z bazami blockchain. Jest to bardzo zaawansowana koncepcja technologiczna, wciąż pozostająca w fazie rozwoju, ale jej wdrożenie w przyszłości przełoży się na zwiększone bezpieczeństwo danych, poprawę transparentności i możliwość tworzenia bardziej zaawansowanych i bezpieczniejszych systemów finansowych.

Dla przedsiębiorców rozwój księgowych narzędzi AI oznacza większą dostępność zaawansowanych rozwiązań, które obecnie są dostępne tylko dla dużych korporacji. Wiąże się również z nowymi wyzwaniami prawnymi i etycznymi. Warto pamiętać, że mimo dynamicznego rozwoju AI, narzędzia wciąż stanowią jedynie wsparcie – ostateczna interpretacja danych i podejmowanie strategicznych decyzji to zadania księgowych i przedsiębiorców. Warto śledzić rozwój sztucznej inteligencji i przygotować się do adaptacji nowych rozwiązań oraz modyfikowania procesów, pamiętając, by podchodzić do zmian z odpowiednią dozą ostrożności.

¹https://karbonhq.com/resources/state-of-ai-accounting-report-2024/