Jak wdrożyć pierwszą automatyzację

W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, gdzie czas i efektywność stały się absolutną podstawą, automatyzacja procesów biznesowych zyskuje na znaczeniu jak nigdy dotąd. Zastosowanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy nie jest już wyborem, ale koniecznością dla firm dążących do optymalizacji swoich operacji i zwiększenia konkurencyjności. Zastanawiasz się, jak wejść do tego świata i rozpocząć cyfrową rewolucję? Zobacz, jak to zrobić!

Wdrożenie automatyzacji w firmie – co będzie potrzebne?

W prostych słowach automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie nowych technologii do wykonywania manualnych, powtarzalnych i czasochłonnych zadań bez angażowania uwagi pracowników. Trzeba jednak podkreślić, że to jak sama automatyzacja będzie działać, zależy już od konkretnych wymagań i preferencji, a to determinuje wybór odpowiednich narzędzi.

W niektórych przypadkach wystarczy wykorzystać funkcje dostępne w ramach konkretnego oprogramowania – na przykład gotowe automatyzacje w ClickUp czy Airtable. Jeśli automatyzacja ma obejmować również wymianę informacji między aplikacjami, to konieczne będzie także stworzenie scenariusza na odpowiedniej platformie lub sięgnięcie po API – interfejs programowania wykorzystywany do pobierania i wysyłania danych.

O ile ostatni sposób wymaga sporej dawki wiedzy i doświadczenia lub pomocy no-code developerów, tak dwa pierwsze są w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy i to właśnie poniżej udowodnimy!

Pełnoprawny proces wdrożenia automatyzacji

Zaprojektowanie i uruchomienie systemu automatyzacji, która stanie się autopilotem dla firmy to skomplikowany proces angażujący nie tylko developerów, ale też UX designerów oraz analityków biznesowych. Natomiast to wcale nie oznacza, że prostsze rozwiązania kierowane na pojedyncze problemy także wymagają zatrudnienia całego zespołu specjalistów. Jednak nawet przy prostych wdrożeniach warto wzorować się na procesie wykorzystywanym przez ekspertów, gdyż od odpowiedniego przygotowania zależy w dużej mierze sukces takiej inwestycji.

Od czego zatem zacząć wdrażanie automatyzacji? Wbrew pozorom nie będzie to założenie konta na jednej z platform do układania scenariuszy. W pierwszym kroku wystarczy kartka papieru oraz ołówek!

Krok 1: Analiza procesów i mapowanie

Prześledź i zmapuj kluczowe procesy w swoim biznesie, aby zrozumieć sposób ich działania oraz zidentyfikować wąskie gardła – idealne do optymalizacji. Użyj prostych narzędzi do wizualizacji, takich jak podstawowe diagramy przepływu, aby uwzględnić wszystkie czynności, dane i osoby, które są powiązane z procesem.

Krok 2: Wybór zadań do automatyzacji

Po zmapowaniu procesów wyeliminuj zdublowane czynności, a następnie wytypuj te, które z powodzeniem może zastąpić prosta automatyzacja. Zwróć uwagę na zadania czasochłonne, powtarzalne, ale przy tym niewymagające specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.

Krok 3: Dobór narzędzi do automatyzacji

W pierwszej kolejności przeanalizuj możliwości oprogramowania, z którego już korzystasz w swojej firmie. Dodaj do tego platformę no-code pełniącą funkcję integratora oraz „mózgu” całej automatyzacji. To właśnie tam utworzysz połączenia między aplikacjami oraz zaprojektujesz scenariusze automatyzacji, wraz z dokładnie określonymi jej wyzwalaczami.

Krok 4: Testowanie i implementacja

Przetestuj automatyzację w kontrolowanym środowisku, aby upewnić się, że działa poprawnie, a przy tym nie zakłóci realizacji bieżących projektów. Po testach uruchom automatyzację, zapewniając szkolenie i wsparcie dla swojego zespołu.

Krok 5: Monitorowanie i optymalizacja

Regularnie monitoruj wydajność i skuteczność uruchomionej automatyzacji. Zbieraj opinie od zespołu i klientów, aby identyfikować obszary do dalszej optymalizacji i planować przyszłe wdrożenia.

Jak uruchomić pierwszą automatyzację samodzielnie?

To wszystko brzmi pięknie, ale obawiasz się, że brak wiedzy technicznej stanie na przeszkodzie w rozpoczęciu przygody z automatyzacją? Zupełnie niepotrzebnie!

Samodzielne wdrożenie automatyzacji

Automatyzacje w aplikacjach typu CRM czy Task Manager, to zdecydowanie najprostsza droga do uruchomienia prostego algorytmu. Może to być automatyczne zarządzanie ukończonymi zadaniami czy nawet praca z fakturami. Jeśli jednak potrzebujesz czegoś więcej, na przykład interakcji z innymi narzędziami, konieczne będzie uruchomienie „integratora”. Tutaj najlepiej sprawdzą się platformy takie jak Make.com oraz Zapier. Za ich pomocą połączysz ze sobą prawie każdą aplikację, wymienisz między nimi informacje, a także określisz, w jakich sytuacjach automatyzacja ma zostać uruchomiona. 

Gdzie szukać poradników dotyczących wdrażania automatyzacji? W pierwszej kolejności polecamy blogi na stronach konkretnych narzędzi. Dokładne instrukcje znajdziesz także na YouTube, gdzie zobaczysz, jak krok po kroku uruchomić pierwszy scenariusz oraz co zrobić, aby połączyć ze sobą różne aplikacje. Dzięki łatwemu dostępowi do treści tworzonych przez profesjonalistów, bez problemu odnajdziesz się w tym teoretycznie skomplikowanym temacie – nawet nie mając większego doświadczenia z nowymi technologiami.

Od czego zacząć?

Załóż darmowe konto na Make.com lub wejdź na stronę Zapier i zobacz, jakie automatyzacje „wyklikasz” bez napisania nawet jednej linijki kodu.

Jedyne co musisz zrobić, to zalogować się do odpowiednich kont, a następnie zaplanować ścieżki automatyzacji. Jakie zadania warto zautomatyzować w pierwszej kolejności? 

Kiedy jest najlepszy moment na wdrożenie pierwszej automatyzacji?

W skrócie – już teraz! Wdrożenie automatyzacji to korzyści, które odczujesz zarówno Ty, jak i Twój zespół, a mamy tutaj na myśli oszczędność czasu, poprawę komfortu pracy, a także wzrost wydajności. Pamiętaj jednak o tym, że automatyzacja nie może być traktowana jako lekarstwo na źle zorganizowane i nieułożone procesy. Wtedy, zamiast pomagać, będzie tylko potęgować błędy leżące u podstaw. 

Automatyzacja sprawdza się najlepiej w działających i skutecznych procesach. Oznacza to, że wszędzie tam, gdzie efekty są zadowalające, ale widzisz pole do przyspieszenia realizacji poszczególnych zadań, oddelegowanie powtarzalnych czynności w ręce algorytmów będzie idealnym rozwiązaniem!