Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (ang. BPA, business process automation) staje się kluczowym elementem dzisiejszego świata biznesu i to praktycznie w każdej branży. To jeden z najszybszych sposobów na podniesienie wydajności, skrócenie czasu realizacji zadań i wypracowanie przewagi konkurencyjnej. Jednak zanim zdecydujesz się na jej wdrożenie, warto zastanowić się nad kosztami związanymi z taką inwestycją. Ile faktycznie trzeba zapłacić za automatyzację? Od czego zależy jej cena?

Dlaczego warto inwestować w automatyzację?

Najkrócej rzecz ujmując, automatyzacja pozwala każdego dnia oszczędzać czas i ograniczać firmowe wydatki. Powtarzalne, manualne czynności mogą być wykonywane samoczynnie, więc przedsiębiorcy i pracownicy mają przestrzeń do tego, aby skupić się na ważniejszych zadaniach niż przedzieranie się przez kolejne arkusze kalkulacyjne. Co więcej, automatyzacja to przy tym sposób na ograniczenie wydatków na usługi zewnętrzne oraz wzrost jakości usług.

Na tym jednak korzyści się nie kończą. Automatyzacja to także:

• wzrost wydajności, czyli przyspieszenie realizacji zadań i obsługi klientów;
• minimalizacja liczby popełnianych błędów w pracy z danymi;
• zbieranie dokładniejszych danych, które ułatwiają podejmowanie trafniejszych decyzji;
• łatwiejsze skalowanie, czyli szybszy rozwój firmy bez konieczności zwiększania poziomu zatrudnienia;
• poprawa bezpieczeństwa wrażliwych danych oraz ograniczenie ryzyka ujawnienia poufnych informacji.

Od czego zależy koszt wdrożenia?

To, ile trzeba zapłacić za wdrożenie automatyzacji, jest uzależnione od wielu czynników, które należy przeanalizować przed podjęciem jakichkolwiek działań. Podstawą przy takiej wycenie będzie specyfika konkretnej branży, liczba pracowników w firmie, stopień skomplikowania procesu, wybrane technologie i narzędzia, a także sam sposób działania automatyzacji. Oczywiście w przypadku budowy rozwiązania szytego na miarę (czyli customowego systemu), gdzie pracują nad nim zarówno analitycy, developerzy, jak i designerzy, koszt proporcjonalnie wzrośnie, w porównaniu np. do prostej automatyzacji generującej faktury. 

Trzy rodzaje wdrożeń – co wybrać?

Trzeba pamiętać o tym, że automatyzację można wdrożyć na kilka sposobów. Bardziej skomplikowane systemy wymagają zatrudnienia specjalistów, natomiast proste automatyzacje, którym bliżej do robotyzacji, są dostępne w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy, nawet na początku drogi. 

Samodzielnie wdrożenie automatyzacji

Rosnąca popularność automatyzacji sprawia, że mamy do dyspozycji coraz więcej narzędzi, które umożliwiają stworzenie automatyzacji na własną rękę. Proste, wizualne edytory nie wymagają od użytkownika żadnego doświadczenia i wiedzy technicznej, a cały proces projektowania ogranicza się do założenia konta, ułożenia odpowiedniego scenariusza i zalogowania się do usług, które mają być ze sobą powiązane.

Co więcej, w sieci znajdziesz darmowe poradniki, które zawierają dokładne instrukcje wdrożenia konkretnych narzędzi. Pierwszą automatyzację na platformie Make.com lub interaktywną bazę danych na Airtable stworzysz samodzielnie i nie musisz przy tym płacić za żadne kursy – całą wiedzę otrzymasz za darmo! Gdzie jej szukać? W pierwszej kolejności polecamy materiały dostarczane bezpośrednio przez twórców konkretnej platformy, a przede wszystkim centra pomocy oraz firmowe blogi.

Koszt takiego wdrożenia odpowiada wyłącznie cenie wybranych narzędzi, a w wielu przypadkach w zupełności mogą wystarczyć ich darmowe wersje. 

Jak wdrożyć pierwszą automatyzację?

Przykładowo platforma Zapier pozwala, nawet w darmowym planie, automatyzować proste zadania polegające na wymianie informacji między aplikacjami lub zaprogramowanie konkretnych reakcji na różne sytuacje. Może to być między innymi wystawienie faktury po zmianie statusu w CRM lub automatyczna wysyłka wiadomości SMS do każdego nowego leada.

Proste automatyzacje i gotowe paczki

Rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą rozpocząć przygodę z automatyzacją, ale nie mają do tego głowy lub brakuje im czasu, będzie skorzystanie z pomocy ekspertów. Tutaj w mniej wymagających projektach mamy do wyboru dwie możliwości:

• tradycyjne zamówienie usługi realizowanej na podstawie przygotowanego briefu;
• zakupienie gotowego produktu wraz z instrukcjami do samodzielnego wdrożenia.

Pierwszą z opcji najczęściej rozlicza się godzinowo, a na cenę wpływa głównie stopień skomplikowania automatyzacji oraz ewentualna konieczność zaprojektowania indywidualnych rozwiązań. W przypadku paczki automatyzacji cena znana jest z góry, a w ramach produktu otrzymasz gotowe do wgrania pliki oraz dokładne instrukcje opisujące instalację krok po kroku.

Kompletne systemy automatyzacji

Jak sama nazwa wskazuje, automatyzacja procesów biznesowych powinna z założenia oznaczać bardziej kompleksowe podejście i to tutaj potrzebna już będzie wiedza oraz doświadczenie całego zespołu specjalistów. Pełnoprawne systemy automatyzacji projektowane są przez developerów i designerów, a sam proces twórczy poprzedzony jest wnikliwymi badaniami przeprowadzanymi przez analityków biznesowych. 

Ile to kosztuje? W tym wypadku cenę zazwyczaj wylicza się na podstawie estymacji liczby godzin potrzebnych na zaprojektowanie i wdrożenie automatyzacji. Natomiast warto pamiętać o tym, że samo korzystanie z automatyzacji i optymalizowanie firmy lepiej traktować jako proces, a nie jednorazową inwestycję.

Dzięki temu każdego miesiąca działające już systemy mogą być ulepszane i stale rozwijane przez zespół specjalistów, podczas gdy w tym samym czasie analitycy biznesowi mogą poszukiwać kolejnych czynności, które zastąpią algorytmy.

Ile kosztuje wdrożenie BPA?

Koszt wdrożenia BPA zależy od wybranego rodzaju wdrożenia oraz zakresu projektu. O jakich kwotach mówimy?

• Samodzielne wdrożenie automatyzacji może być w niektórych przypadkach całkowicie darmowe. Płatne plany w narzędziach takich jak Make lub Zapier zaczynają się najczęściej od około 100 złotych miesięcznie.
• Gotowe paczki z automatyzacjami to jednorazowy wydatek rzędu kilkuset/kilku tysięcy złotych. Do tego doliczyć trzeba ewentualne opłaty za wykorzystane narzędzia w formie abonamentu.
• Proste automatyzacje projektowane i wdrażane przez specjalistów to zazwyczaj koszt zaczynający się od 2000 – 3000 złotych.
• Ceny za skomplikowane systemy automatyzujące firmę mogą wynosić 25, 50, a nawet 100 tysięcy złotych. Trzeba jednak podkreślić, że obejmują kompleksową obsługę developerów, analityków oraz UX designerów. W tym wypadku wszystko zależy od stopnia zaawansowania procesu i docelowego systemu.

Dlaczego mówimy, że automatyzacja jest „darmowa"?

Choć na pierwszy rzut oka wydaje się, że kompleksowa automatyzacja procesów biznesowych to spory wydatek, w rzeczywistości można powiedzieć, że takie wdrożenie nic nie kosztuje.

Oszczędności czasu i pieniędzy po wdrożeniu automatyzacji zawsze przewyższają koszty początkowe oraz kwoty związane z utrzymaniem systemu. Dzięki zmniejszeniu liczby błędów ludzkich, zwiększeniu wydajności i szybkości realizacji zadań oraz redukcji kosztów operacyjnych, firma szybko odzyskuje zainwestowane środki.

Nie czekaj, automatyzuj!

Automatyzacja procesów biznesowych to inwestycja, która przynosi wiele korzyści, ale ważne jest, aby dokładnie rozważyć wszystkie opcje i wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiednie dla Twojej firmy. Pamiętaj o tym, że jeśli chcesz tylko poznać potencjał BPA i zobaczyć, czy to się sprawdzi w Twojej firmie, możesz to zrobić na własną rękę – nawet nie inwestując nawet złotówki.

W przypadku bardziej skomplikowanych systemów nieodzowna będzie pomoc specjalistów. Takie podejście oczywiście jest odpowiednio droższe, natomiast nie postrzegaj „ceny” inwestycji w automatyzację zero-jedynkowo. Koszty początkowe oraz wydatki na narzędzia automatyzujące zostaną z nawiązką zrekompensowane przez uzyskane oszczędności nawet po pierwszym miesiącu od wdrożenia.