KSeF – dla kogo jest obowiązkowy i jaki jest maksymalny termin wdrożenia?

Wśród wielu zmian czekających na przedsiębiorców w najbliższym czasie szczególne miejsce z pewnością zajmuje Krajowy System e-Faktur. Dla kogo jest obowiązkowy, kiedy mija czas na wdrożenie i z jakimi karami mogą wiązać się niedopatrzenia? Sprawdźmy!

Czym jest KSeF i jak przebiega wdrożenie?

Krótko przypomnijmy, czym jest Krajowy System e-Faktur i dlaczego oznacza naprawdę rewolucyjną zmianę standardów fakturowania z perspektywy zasadniczo wszystkich przedsiębiorców.

Co ważne: faktura ustrukturyzowana to zupełnie nowy rodzaj dokumentu księgowego, który diametralnie różni się od faktur elektronicznych, do których zdążyliśmy się już przyzwyczaić. Dokument musi spełniać ściśle określone wymogi techniczne, opierać się na strukturze logicznej i być zgodny ze standardami Krajowego Systemu e-Faktur. 

Wdrażanie KSeF rozpoczęło się już w 2021 roku od programu pilotażowego. Od 1 stycznia 2022 roku system działa w trybie dobrowolnym – każdy zainteresowany przedsiębiorca może z niego korzystać i testować jego możliwości. Pierwotnie zakładano, że obowiązkowe korzystanie z systemu rozpocznie się 1 lipca 2024 roku, jednak po konsultacjach z przedsiębiorcami, ekspertami podatkowymi i branżą IT zdecydowano o odroczeniu tego terminu.

KSeF: dla kogo jest obowiązkowy? Daty wdrożenia

Jak widzisz, wciąż trwają prace nad Krajowym Systemem e-Faktur. Dla kogo jest obowiązkowy? Obecnie jest w pełni dobrowolny dla zainteresowanych podatników, ale docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców.

To jednak nie wszystko: przez pół roku, czyli do 31 lipca 2026 roku, będzie obowiązywał okres przejściowy. W tym czasie:

• nie będzie obowiązku umieszczania numeru KSeF w realizowanych płatnościach przelewem,
• utrzymane zostanie specjalne traktowanie faktur z kas rejestrujących,
• nie będą nakładane sankcje za uchybienia związane z KSeF,
• wszyscy podatnicy będą mogli korzystać z trybu offline przy wystawianiu faktur (do końca 2026 roku).

W projekcie z 5 listopada 2024 roku szczególne udogodnienia przewidziano dla przedsiębiorców z ograniczonym dostępem do rozwiązań cyfrowych – będą oni mogli kontynuować dokumentowanie transakcji w dotychczasowej formie do 30 września 2026 roku. Nowy projekt ustawy obejmuje m.in. etapowe wdrożenie KSeF i odroczenie niektórych rozwiązań.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF wcześniej?

Niezależnie od tego, czy KSeF jest obowiązkowy czy dobrowolny, warto jak najlepiej przygotować się do wdrożenia systemu. Tym bardziej że już teraz możesz czerpać z tego tytułu wymierne korzyści. Co oznacza Krajowy System e-Faktur dla przedsiębiorców?

• Automatyzację procesów wystawiania i obiegu faktur.
• Minimalizację ryzyka błędów dzięki ujednoliconemu formatowi dokumentów.
• Natychmiastowe doręczanie faktur nabywcy.
• Bezpieczną archiwizację dokumentów w chmurze przez 10 lat – nie ma potrzeby dalszego udokumentowania transakcji.
• Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Eliminację kosztów związanych z drukiem i przechowywaniem dokumentów.

Wcześniejsze wdrożenie daje Ci też czas na spokojne przetestowanie systemu i dostosowanie procesów w firmie, zanim stanie się to obligatoryjne. To szczególnie istotne, jeśli Twoje przedsiębiorstwo korzysta z rozbudowanych systemów księgowych, które będą wymagały integracji z KSeF.

Konsekwencje braku wdrożenia KSeF

Warto przyjrzeć się jeszcze jednemu aspektowi regulacji wprowadzających Krajowy System e-Faktur.

W takich sytuacjach kara będzie mogła wynieść do 100% wykazanego na fakturze podatku VAT lub – jeśli nie został wskazany – do 18,7% kwoty na fakturze.

Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?

Mimo odroczonego terminu wdrożenia warto już teraz rozpocząć przygotowania do korzystania z KSeF. Możesz:

• przetestować bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów, w tym wystawianie faktur ustrukturyzowanych.
• skonsultować się z dostawcą swojego oprogramowania księgowego w sprawie integracji z systemem,
• przeszkolić pracowników działu księgowego i zadbać o nadanie odpowiednich uprawnień,
• skupić się na wewnętrznych procedurach dotyczących obiegu dokumentów.

Pamiętaj, że im wcześniej rozpoczniesz proces dostosowania do nowych wymogów, tym płynniej przebiegnie transformacja w Twojej firmie. Zwłaszcza że już niedługo korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy!