Jak założyć firmę szkoleniową? To musisz wiedzieć

Z danych Krajowego Rejestru Sądowego wynika, że w ciągu ostatnich 15 lat liczba firm działających w branży szkoleniowej w Polsce zwiększyła się z 29,5 tys. do ponad 62 tys. Tylko w 2024 roku powstało aż 3,6 tys. nowych podmiotów oferujących usługi szkoleniowe¹. Pracodawcy inwestują w rozwój kompetencji swoich pracowników, a osoby indywidualne szukają możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych i osobistych. Popyt na tego typu usługi stale więc rośnie. Wyjaśniamy, jak założyć firmę szkoleniową krok po kroku.

Firma szkoleniowa – od czego zacząć? 

Rozwijanie kompetencji pracowników obejmuje nie tylko tzw. umiejętności miękkie i techniczne, ale także zdolności do współpracy zespołowej, rozwijania kreatywności i innowacyjnego myślenia. Ważne jest też umiejętne radzenie sobie ze stresem i emocjami, ponieważ umożliwia to lepsze przystosowanie się do zmian, sprawniejsze rozwiązywanie problemów i podejmowanie trafniejszych decyzji. Założenie firmy szkoleniowej to nie tylko pomysł na zarabianie, ale także sposób na pomaganie innym na różnych płaszczyznach. To przedsięwzięcie wymaga odpowiedzialności, wiedzy i stałego doskonalenia.

Punktem wyjścia dla osoby zainteresowanej działalnością w tej branży powinno być określenie specjalizacji. Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie o to, co dokładnie chcesz robić i do kogo kierujesz swoją ofertę.

Jeśli masz już doświadczenie w konkretnym segmencie, naturalnym kierunkiem jest dzielenie się tą wiedzą z innymi. Przykładowo, specjalista HR może prowadzić warsztaty z zakresu rekrutacji, a informatyk kursy z Excela, baz danych czy programowania. Niektórzy trenerzy oferują szkolenia z umiejętności miękkich, np. komunikacji, zarządzania czasem czy wystąpień publicznych. Inni budują ofertę wokół kompetencji twardych: księgowości, logistyki czy zarządzania projektami.

Zanim przejdziesz do formalności, dobrze jest przeanalizować lokalny i ogólnopolski rynek, określić grupę docelową i zaplanować model działania. Czy planujesz skoncentrować się na lokalnych klientach, czy może zamierzasz tworzyć kursy online dostępne z każdego miejsca w Polsce i na świecie? Czy szkolenia chcesz prowadzić osobiście, czy zdalnie? Planujesz opracować cykl spotkań, a może skondensowany, kompleksowy trening? Materiał kierujesz do grup czy osób indywidualnych? Tego typu pytania pomogą Ci określić główne punkty w strategii marki.

Wymagania formalne przy zakładaniu firmy szkoleniowej

Dobra wiadomość jest taka, że działalność szkoleniowa w Polsce, poza nielicznymi wyjątkami, nie jest działalnością regulowaną. To oznacza, że nie musisz uzyskiwać koncesji, zezwoleń ani spełniać specjalnych warunków zawodowych, aby prowadzić szkolenia z większości dziedzin. Możesz rozpocząć działalność bez konieczności legitymowania się konkretnym wykształceniem czy certyfikatami. Warto jednak mieć świadomość, że jeśli chcesz prowadzić bardziej specjalistyczne kursy (np. z zakresu BHP, prawa jazdy, ochrony zdrowia), wymagania formalne są inne.

Jeśli planujesz oferować kursy dofinansowywane ze środków publicznych – takich jak Fundusz Pracy czy Europejski Fundusz Społeczny – konieczne jest uzyskanie wpisu do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). Rejestr ten jest prowadzony przez wojewódzkie urzędy pracy i ma na celu weryfikację jakości i rzetelności firm realizujących szkolenia dla instytucji publicznych.

Z kolei jeśli zamierzasz prowadzić kursy zawodowe, które mają kończyć się certyfikatem lub formalnym zaświadczeniem, może być potrzebna akredytacja kuratora oświaty. Nie jest obowiązkowa we wszystkich przypadkach, ale jej posiadanie podnosi wiarygodność i umożliwia realizację szkoleń zewnętrznych, np. zleconych przez samorządy czy placówki edukacyjne.

Jakie kursy i szkolenia możesz oferować?

Oferta firmy szkoleniowej może być bardzo szeroka i powinna odpowiadać na realne potrzeby rynku. Najchętniej wybierane typy szkoleń to:

• szkolenia miękkie – z zakresu komunikacji, zarządzania stresem, asertywności, umiejętności interpersonalnych;
• szkolenia twarde – techniczne, branżowe, zawodowe, np. obsługa programów komputerowych, księgowość, marketing;
• szkolenia online – coraz bardziej popularne, zwłaszcza w modelu e-learningowym z dostępem do platform edukacyjnych, materiałów, testów i certyfikatów.

Warto pamiętać, że firma szkoleniowa to nie tylko kursy zawodowe. Możesz również oferować coaching, mentoring, webinary branżowe, warsztaty tematyczne, a nawet konsultacje indywidualne. Im ciekawszą niszę uda się znaleźć, tym większe szanse na powodzenie biznesu.

Rejestracja działalności krok po kroku

Pod względem formalnym firma szkoleniowa może funkcjonować w różnych formach prawnych, np. jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka kapitałowa. Najczęściej wybieranym wariantem jest JDG, ponieważ pozwala na szybki start i stosunkowo proste rozliczenia. Jak wygląda proces zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej w branży szkoleniowej?

1. Wypełnij wniosek CEIDG-1 online lub w urzędzie.
2. Wybierz odpowiednie PKD – w przypadku większości usług szkoleniowych odpowiedni jest kod to 85.59B – Pozaszkolne formy edukacji.
3. Zgłoś się do ZUS w ciągu 7 dni, składając formularz ZUA lub ZZA.
4. Wybierz formę opodatkowania:
   1. skala podatkowa (17% lub 32%),
   2. podatek liniowy (19%),
   3. ryczałt (stawka 8,5% dla działalności szkoleniowej).
5. Rozważ zgłoszenie do VAT – szkolenia edukacyjne mogą być zwolnione z VAT, ale nie zawsze (szczegóły zależą od finansowania i akredytacji).
6. Załóż konto firmowe – jest nieobowiązkowe, ale zalecane przy transakcjach B2B.
7. Przestrzegaj zasad RODO – szczególnie przy przetwarzaniu danych uczestników szkoleń.

Pamiętaj, że własną firmę możesz też założyć wygodnie i sprawnie z księgową od ING.

Certyfikaty i akredytacje – czy są konieczne?

Z formalnego punktu widzenia uzyskanie certyfikatów lub akredytacji nie zawsze jest wymagane. Jednak jeśli zależy Ci na zdobyciu zaufania klientów i wysokim standardzie usług, zdecydowanie warto rozważyć ten krok. Uzyskanie akredytacji kuratora oświaty lub certyfikatów, takich jak ISO, może znacząco zwiększyć szanse w przetargach oraz ułatwić współpracę z instytucjami publicznymi.

Jeśli chcesz prowadzić kursy zawodowe, pomyśl o nawiązaniu współpracy z organizacjami branżowymi lub egzaminacyjnymi. To krok, który może podnieść wartość i prestiż szkoleń. Uczestnicy często poszukują kursów kończących się uznanymi certyfikatami (np. Microsoft, PMI, ICF czy Cisco), które pozwalają uzyskać respektowane w danej branży kwalifikacje lub formalne uprawnienia.

Marketing usług szkoleniowych

Nawet najlepsze szkolenia mogą pozostać niezauważone, jeśli nie zadbasz o odpowiednią promocję. Na współczesnym, konkurencyjnym rynku edukacyjnym nie wystarczy być ekspertem, trzeba jeszcze umieć przyciągnąć uwagę odbiorców i zbudować zaufanie.

Na początek warto zadbać o profesjonalną stronę internetową i ciekawą domenę. Będzie wizytówką firmy, a równocześnie źródłem informacji o bieżących kursach. Umożliwi też zapisy online i stanie się bazą opinii uczestników. Równie ważna jest obecność w mediach społecznościowych, szczególnie na LinkedIn (jeśli kierujesz ofertę do biznesu) oraz na Facebooku i Instagramie (w przypadku szkoleń dla osób indywidualnych).

Duże znaczenie ma także budowanie marki osobistej trenera. Rozważ prowadzenie bloga, publikowanie e-booków, nagrywanie wideo, udzielanie się w podcastach czy organizowanie bezpłatnych webinarów. Zaufanie w tej branży buduje się właśnie poprzez dzielenie się wiedzą i aktywną obecność w środowisku.

Jak rozwijać firmę szkoleniową?

Gdy wiesz już, jak założyć firmę szkoleniową, zastanów się, co robić z nią dalej. Możesz rozważyć następujące działania:

• zatrudnienie trenerów i ekspertów – różnorodność tematyczna zwiększy konkurencyjność;
• współpraca z firmami i urzędami pracy – pozwala na realizację dużych projektów szkoleniowych;
• platforma e-learningowa – automatyzuje sprzedaż szkoleń online i zwiększa zasięg;
• automatyzacja procesów – np. systemy do zarządzania kursami, CRM, e-fakturowanie;
• uzyskanie wpisu do RIS – umożliwia udział w przetargach i pozyskiwanie środków publicznych.

Pamiętaj: jakość szkoleń, aktualność wiedzy, doświadczenie trenerów i profesjonalna obsługa to filary, na których buduje się wiarygodność w branży edukacyjnej.