Jakie są obowiązki przedsiębiorcy?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko szansa na realizację biznesowych marzeń, ale także szereg zobowiązań, które trzeba wypełniać. Dowiedz się, jakie obowiązki ma przedsiębiorca i na jakie akty prawne musi zwrócić szczególną uwagę, aby biznes działał w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Podstawowe obowiązki związane z prowadzeniem firmy

Zastanawiając się, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, decydujesz też o tym, na jak dużą skalę chcesz działać. W przypadku mikroskali  możesz prowadzić działalność nierejestrowaną. W większości przypadków jest to pierwszy krok na ścieżce rozkręcania własnego biznesu. Natomiast jeśli jesteś osobą fizyczną i chcesz działać jako firma zarejestrowana, musisz dokonać wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W przypadku osób prawnych właściwy będzie Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). 

Po dodaniu wpisu do CEiDG podstawowym wymogiem, jaki narzuca przedsiębiorcom obowiązujące w Polsce prawodawstwo, jest posługiwanie się numerem identyfikacji podatkowej  (NIP) – zarówno w obrocie gospodarczym, jak i prawnym. To właśnie NIP-u będziesz używać w kontaktach z kontrahentami i instytucjami państwowymi.

Pamiętaj, że jako przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni musisz prowadzić działalność uczciwie, z poszanowaniem dobrych obyczajów i słusznych interesów konsumentów. Niektóre branże wymagają też szczególnych kwalifikacji – i to właśnie Ty musisz zapewnić, by osoby wykonujące określone czynności miały wymagane uprawnienia zawodowe.

Obowiązki podatkowe i księgowe

Prowadząc firmę, masz obowiązek ewidencjonować przychody i koszty. Forma zależy od wybranego sposobu opodatkowania: ryczałtowcy prowadzą ewidencję przychodów, a osoby na skali podatkowej lub liniówce – PKPiR, czyli Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów.

Jako przedsiębiorca musisz też regularnie obliczać i płacić zaliczki na podatek dochodowy. Terminy i kwoty zależą od wybranej formy opodatkowania. Pamiętaj, że od 2025 roku obowiązują nowe zasady dotyczące tzw. kasowego PIT-u, co może wpłynąć na sposób rozliczania Twoich podatków. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji VAT oraz składania deklaracji JPK.

Z kolei na koniec roku obowiązki przedsiębiorcy obejmują zamknięcie ksiąg rachunkowych, przeprowadzenie inwentaryzacji oraz przygotowanie rocznych deklaracji podatkowych. Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz złożyć deklaracje PIT-4R (dotyczące zaliczek na podatek dochodowy) oraz PIT-11 dla osób zatrudnionych w Twojej firmie.

Obowiązki wobec ZUS-u i innych instytucji

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Musisz regularnie obliczać i opłacać składki społeczne i zdrowotne – zarówno za siebie, jak i swoich pracowników. Pamiętaj, że jeśli spełniasz wymogi, na początku możesz skorzystać z ulg w opłacaniu składek ZUS, takich jak Preferencyjny ZUS, Mały ZUS Plus i Ulga na start.

Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz zgłosić ich do ubezpieczeń, a także co miesiąc składać dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA) oraz terminowo opłacać należne składki. Korzystaj z naszego kalendarza przedsiębiorcy, a nie umkną Ci ważne daty.

Jako przedsiębiorca możesz (ale nie musisz) mieć też obowiązki wobec innych instytucji. Przykładowo, jeśli posiadasz nieruchomości wykorzystywane w działalności gospodarczej, będziesz płacić od nich podatek w urzędzie gminy, na której terenie się znajdują.

Obowiązki związane z ochroną danych osobowych (RODO)

Jeśli przetwarzasz dane osobowe, stosuj przepisy RODO. Podstawą jest przygotowanie i wdrożenie dokumentów regulujących zasady przetwarzania danych w firmie. Trzeba też zrealizować obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są przetwarzane.

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada również konieczność prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych. Dokument ten powinien zawierać między innymi: 

• cele przetwarzania, 
• kategorie osób i danych, 
• odbiorców danych, 
• planowane terminy usunięcia już zgromadzonych plików.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych (np. wycieku, utraty lub nieautoryzowanego dostępu), masz obowiązek zgłoszenia tego faktu do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin. W określonych przypadkach musisz również poinformować o naruszeniu osoby, których dane dotyczą.

Obowiązki wynikające z przepisów branżowych

W zależności od branży, w której działasz, mogą Cię obowiązywać dodatkowe, specyficzne wymogi prawne. Obowiązki dużego przedsiębiorcy są zwykle bardziej rozbudowane niż te dotyczące małych firm i obejmują zwykle m.in. konieczność raportowania schematów podatkowych (MDR), informowanie o strategii podatkowej czy stosowanie się do przepisów o cenach transferowych.

Jeśli prowadzisz działalność produkcyjną, musisz przestrzegać również przepisów dotyczących ochrony środowiska, w tym prawidłowej utylizacji odpadów czy emisji zanieczyszczeń. Z kolei firmy z branży spożywczej podlegają rygorystycznym wymogom sanitarnym i muszą wdrożyć system HACCP.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy są ze sobą ściśle powiązane, a niewypełnianie tych drugich może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pamiętaj, że ponosisz odpowiedzialność zarówno za zobowiązania wynikające z umów (odpowiedzialność kontraktowa), jak i za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością (odpowiedzialność deliktowa).

Forma prawna Twojej działalności ma kluczowe znaczenie dla zakresu odpowiedzialności. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiadasz za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem, także prywatnym. Warto więc rozważyć inne formy prowadzenia biznesu, na przykład spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Od formy prawnej firmy i skali działalności zależy też to, jakie obowiązki sprawozdawcze spoczywają na przedsiębiorcy. Spółki kapitałowe mają obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego do 31 marca, zatwierdzenia go przez wspólników oraz złożenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Niewywiązanie się ze zobowiązań, jakie nakłada państwo, może skutkować sankcjami administracyjnymi, karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością karną. Dlatego tak ważne jest, aby każdy przedsiębiorca znał swoje obowiązki i terminowo je wypełniał, korzystając w razie potrzeby z pomocy specjalistów – księgowych, doradców podatkowych czy prawników.

Jeśli myślisz o rozkręceniu własnego biznesu, skorzystaj z profesjonalnego wsparcia księgowego od ING. Na bezpłatnym spotkaniu specjalista odpowie na Twoje pytania i pomoże ekspresowo założyć firmę. Umów się na rozmowę online w dogodnym terminie, by poznać szczegóły.