Przygotowanie do negocjacji dla przedsiębiorców

26.03.2024
ikona autora
dr Maciej Madziński
10 min

drewniany bloczek z symbolem zaciśniętych dłoni

Spis treści

Kiedyś jeden z moich przyjaciół, znany trener negocjacji, Nikolay Kirov, powiedział: „Nikt nie zapłaci Ci za godzinę pracy takich pieniędzy, jakie stracimy lub zyskamy w ciągu godziny negocjacji”. Dla przedsiębiorców to szczególnie istotne, ponieważ efekt dyskusji wpływa bezpośrednio na sukces biznesowy. O negocjacjach istnieje na rynku wiele mitów, w tym mój ulubiony: „nigdy nie podawaj oferty pierwszy”. Przyjrzyjmy się tematowi z dwóch perspektyw: nauki oraz autopsji.

Fundament negocjacji: przygotowanie

W rozmowach biznesowych krytyczny jest aspekt: przygotowanie do negocjacji. Szczególną uwagę zwraca na nie między innymi Harvardzki Program Negocjacyjny: „Bez wątpienia największym błędem, jaki popełniają negocjatorzy – a wielu popełnia go rutynowo – jest brak dokładnego przygotowania”. Dobrze przygotowani negocjatorzy osiągają lepsze wyniki, a pomijanie tego wstępnego etapu to fundamentalny błąd niedoświadczonych osób, który rzutuje na rezultaty.

Istnieje wiele szkół myślenia na temat przygotowania do negocjacji. W tym artykule przedstawię uproszczone podejście koncentrujące się na kluczowych czterech elementach.

1. Zdefiniuj swoje interesy i wynikające z nich kwestie negocjacyjne

Interesy to głęboko zakorzenione potrzeby, pragnienia, cele i troski, do których zaspokojenia/ realizacji dążą negocjatorzy w trakcie procesu negocjacyjnego. Są one fundamentem każdego stanowiska zajmowanego przez strony i odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu kierunku oraz wyniku negocjacji. Rozumienie interesów, zarówno własnych, jak i partnera negocjacyjnego, pozwala na identyfikację wspólnego gruntu i pracę nad rozwiązaniami, które mogą lepiej zaspokoić potrzeby obu stron. Interesy można klasyfikować wielorako, ale kluczowy jest fakt, że każdy w negocjacjach ma interesy własne (osobiste oczekiwania i potrzeby) oraz firmowe (potrzeby i oczekiwania firmy).

Kwestie negocjacyjne to z kolei konkretne punkty, które są przedmiotem dyskusji między stronami. Stanowią widoczne i mierzalne aspekty negocjacji (np. cena, terminy, zakres prac, warunki umowy czy specyfikacje produktów i usług). Kwestie są bezpośrednim wyrazem interesów stron, jednak w przeciwieństwie do nich są wyraźnie zdefiniowane i łatwe do zidentyfikowania (a nie wieloaspektowe i ukryte).

W uproszczeniu można skwitować, że kwestie odpowiadają na pytanie „co?”, a interesy na pytanie „dlaczego?”.

Gdy rozmowy skupiają się przede wszystkim na kwestiach, to istnieje wysokie ryzyko zablokowania się w negocjacjach albo uzyskania długoterminowo niesatysfakcjonującego wyniku dla obu stron. Rozróżnienie między interesami a kwestiami jest kluczowe, ponieważ pozwala na głębsze zrozumienie przyczyn stanowisk negocjacyjnych i umożliwia poszukiwanie kreatywnych rozwiązań, które przekraczają bezpośrednie wymagania wyrażone przez kwestie.

Kwestie (czyli to, o czym się rozmawia) to pochodne interesów (czyli tego, czego się potrzebuje). Przygotowując się do rozmów, zrób listę swoich interesów oraz wynikających z nich kwestii oraz zastanów się nad tym, jakie mogą być potencjalne interesy drugiej strony i w związku z tym – jakie mogą być jej oczekiwania odnośnie do prowadzonych negocjacji. Często trudno poznać interesy drugiej strony przed rozpoczęciem formalnych dyskusji, dlatego tak ważne jest, aby w trakcie rozmów zadawać dużo pytań, słuchać z chęcią zrozumienia drugiej strony i spróbować spojrzeć z jej perspektywy. Z tego też powodu z reguły dobrze jest, gdy negocjacje trwają dłużej niż jedno spotkanie. Daje to czas, by przygotować się do odpowiedzi na interesy drugiej strony. Pośpiech nie jest dobrym doradcą.

Najlepiej zrozumieć to na prostym przykładzie: próbie uzyskania podwyżki przez współpracownika. Załóżmy, że przychodzi do Ciebie z prośbą o 2000 złotych podwyżki, ale w trudnych, turbulentnych czasach nie jesteś w stanie spełnić tej prośby. Rozpoczynają się zatem negocjacje. Po długiej dyskusji zgadzacie się na 1400 złotych, ale obie strony nie są zadowolone. Dlaczego? Rozmowy były oparte o jedną kwestię: pieniądze. 

Prawdopodobnie obie strony użyły szeregu argumentów – bez wątpienia racjonalnych i przemyślanych. Pominięty został jednak kluczowy element: interesy. W tym przykładzie – opartym na prawdziwej historii – pracownik właśnie został ojcem. Ze względu na aktywną zawodowo rodzinę musiał zatrudnić nianię. Zakładał, że nie uda mu się wypracować innej elastycznej opcji. Chętnie zgodziłby się na dużo niższą podwyżkę, a może nawet na brak podwyżki, przy założeniu, w którym pracodawca zaakceptowałby dla niego bardziej elastyczny czas pracy pozwalający na pogodzenie obowiązków zawodowych i życia rodzinnego.

Niechętny elastycznym regułom pracodawca, może zrobiłby wyjątek w imię „ratowania budżetu”. Niestety rozmowa wyłącznie o kwestiach i brak dyskusji o interesach (potrzebie spędzenia czasu z nowo narodzonym dzieckiem z jednej strony, i trosce o koszty firmy z drugiej) poskutkowały suboptymalnym rozwiązaniem dla obu stron.

W prawdziwych negocjacjach kompromis to często żadne rozwiązanie, ponieważ w praktyce interesy obydwu stron bardzo często pozostają niezaspokojone. Teza, że negocjacje polegają na umiejętności dochodzenia do kompromisu, to kolejny powszechny mit. Nie, negocjacje to umiejętność dochodzenia do porozumień możliwie dobrze zaspokajających interesy negocjujących stron. Kompromis jest czasem jedynym wyjściem, ale nie powinien być wyjściem podstawowym.

Zrobienie czytelnej listy interesów oraz kwestii negocjacyjnych, a także próba przewidzenia tych aspektów w przypadku partnera negocjacyjnego to kluczowy i pierwszy krok przygotowania do negocjacji. 

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt: robiąc listę interesów, szczególnie drugiej strony, warto zastanowić się, które z nich są interesami firmy (a więc roli, w której negocjuje partner), a które prywatnymi. Być może negocjowany kontrakt ma wpływ na karierę zawodową partnera? Być może ma on pewne osobiste wartości, które wpływają na sposób prowadzenia rozmów? Wszystkie te elementy – niekoniecznie bezpośrednio związane z interesami firmy – mogą mieć istotny wpływ na proces negocjacji.

2. Określ swoją BATNĘ i, jeśli to możliwe, również BATNĘ partnerów negocjacyjnych

BATNA to jedno z najważniejszych pojęć we współczesnych negocjacjach. To akronim od słów:

  • Best (najlepsza)
  • Alternative (alternatywa)
  • To (dla)
  • Negotiated (negocjowanego)
  • Agreement (porozumienia)

Innymi słowy: jest to jedna, bardzo konkretna i określona opcja, najlepsza z alternatyw, która będzie zadowalająca, jeśli nie uda się wynegocjować porozumienia z partnerami.

BATNA ma kilka charakterystycznych cech, na które warto zwrócić uwagę. Po pierwsze: jest jedna – w negocjacjach ma się wiele alternatyw, ale tylko jedna z nich jest najlepsza (best). Po drugie: musi być konkretna – BATNA to konkretne, najlepsze rozwiązanie, które nie rozczarowuje mimo nieosiągnięcia porozumienia. Ta konkretność jest niesamowicie ważna, ponieważ to właśnie dzięki niej dokładnie wiadomo, co zrobić, gdy nie można znaleźć porozumienia z partnerem negocjacyjnym. Jak zauważa wspomniany już w tym artykule Nikolay Kirov: „Posiadanie BATNA jest istotne, ponieważ daje nam możliwość oceny sytuacji i podejmowania racjonalnych decyzji w trakcie rozmów. Jeśli mamy dobrze określone BATNA, to wiemy, jak daleko możemy się posunąć w negocjacjach i kiedy powinniśmy zakończyć rozmowy”.

Wyobraź sobie, że prowadzisz małą kawiarnię, która negocjuje obecnie nową umowę na dostawę wysokiej jakości kawy z lokalnej palarni, z którą już współpracujesz. Twoim głównym celem jest uzyskanie korzystnej ceny oraz zapewnienie stałości dostaw, aby zagwarantować ciągłość działania Twojego biznesu. Ważna jest także jakość dostarczanego ziarna. W trakcie dyskusji rozważasz kilka alternatywnych opcji (inne lokalne palarnie). Twoja przykładowa BATNA to rozpoczęcie współpracy z innym, nowym dostawcą, który oferuje podobnej jakości kawę w nieco niższej cenie. Ponieważ nie znasz tego potencjalnego dostawcy, z tym rozwiązaniem wiąże się swoista niepewność biznesowa. Z wielu alternatyw wybierasz najkorzystniejszą, o konkretnych parametrach (dotyczących ceny, jakości i dostępności kawy). 

Jeśli nie porozumiesz się z obecnym dostawcą, to inny, nowy, będzie Twoim partnerem biznesowym. Jest to konkretna opcja, gdyż masz już ofertę od nowego dostawcy, a także plan wdrożenia nowej kawy do oferty Twojej kawiarni. Dzięki temu masz jasność co do swoich działań w przypadku niepowodzenia negocjacji, co umacnia Twoją pozycję negocjacyjną i pozwala podejmować decyzje z większą pewnością. Ta pewność jest ważna, bowiem Twoja siła negocjacyjna jest większa, jeśli dysponujesz konkretną alternatywną opcją, a nie wachlarzem ciekawych, lecz niepewnych rozwiązań.

O BATNIE warto zapamiętać, że jest konkretna i zawsze istnieje, chociaż czasami może być bardzo niekorzystna. Dobrze zdefiniowana BATNA da Ci siłę negocjacyjną, tworząc ramy, których należy przestrzegać w dyskusjach. Dobrym ćwiczeniem jest też zastanowienie się, jaka może być BATNA partnerów negocjacyjnych.

3. Zastanów się nad argumentami i obiektywnymi kryteriami, które zastosujesz w prowadzonych negocjacjach

W negocjacjach stosuje się różnorodne argumenty, których celem jest zaspokojenie interesów. Warto pamiętać, aby szukać takich, które mogą korespondować z interesami strony przeciwnej (patrz punkt pierwszy). Z argumentami jest jednak pewien problem: z reguły są subiektywne i w związku z tym relatywnie trudno jest przekonać drugą stronę do akceptacji osobistych oczekiwań.

Z pomocą przychodzą tzw. kryteria, czyli zestaw standardów lub zasad, którego strony mogą używać do oceny propozycji i podejmowania decyzji. Kolokwialnie mówiąc, można stwierdzić, że kryteria służą zobiektywizowaniu dyskusji. Aby spełniły swoje zadanie, powinny być niezależne od woli negocjatorów oraz dobrze uzasadnione (pasujące do danej sytuacji negocjacyjnej).

Dobrze jest, jeśli są też łatwe do stosowania przez obie strony (które je rozumieją). Kryteria ze względu na swoją konstrukcję – jeśli są dobrze zdefiniowane i uzgodnione pomiędzy partnerami – mogą ułatwić dojście do porozumienia. W świecie idealnym kryteria należy zdefiniować przed zajęciem stanowisk w poszczególnych kwestiach, np. warto wspólnie ustalić sposób definiowania ceny przed jej negocjowaniem i podawaniem konkretnych kwot.

Przykładowo: wielu małych i średnich przedsiębiorców nie jest w stanie samodzielnie opiekować się swoją infrastrukturą IT, ponieważ etatowe wsparcie informatyka jest relatywnie drogą usługą. Wyobraź sobie zatem, że negocjujesz z małym dostawcą IT kontrakt na outsourcing tego typu usług. Jesteś w trakcie dyskutowania o SLA, czyli tzw. Service Level Agreement, czyli czasu reagowania na zgłoszenia. Przedstawiasz dostawcy IT szczegółową listę oczekiwań względem poziomu usług. Następnie prosisz o odpowiedź, w jaki sposób i w jakim czasie te wymagania mogą zostać spełnione oraz jakie konsekwencje niespełnienia SLA zostaną wprowadzone do umowy.

Argumenty będą  w tym przypadku dotyczyć nie tylko ceny usługi, ale przede wszystkim jakości jej świadczenia, czasu reakcji na zgłoszenia, zakresu wsparcia i możliwości skalowania usług w miarę rozwoju firmy. Twoim celem jest przekonanie potencjalnego partnera, że ceny powinny być najniższe, kary najwyższe, a czas reakcji możliwie najkrótszy. Możesz powoływać się np. na doświadczenia czy wiedzę rynkową, którą posiadasz.

Próbą sformułowania obiektywnych kryteriów byłoby stworzenie zestawu zasad, według których opracujesz powyższe parametry. Możesz np. poszukać rynkowych benchmarków pokazujących, jak tego typu prace są wyceniane rynkowo albo odnieść się do zbioru danych historycznych umów lub do raportów branżowych. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem negocjowania parametrów kwestii (np. wysokości odszkodowania czy czasu reakcji) zastanowić się nad sposobem rozmowy o nich. Możesz zaproponować np. stawki odbiegające o 10-20% od średnich stawek proponowanych w raportach branżowych firmy X, Y czy Z. Dalsze dyskusje będą prawdopodobnie znacznie prostsze.

4. Zastanów się, jak otworzysz negocjacje

Otwieranie negocjacji to złożona kwestia i nie ma uniwersalnej metody, jak do niej podejść. Wątpliwe „mądrości” typu: „nigdy nie podawaj pierwszy ceny” z reguły się nie sprawdzają, ponieważ wiele zależy od Twojej strategii negocjacyjnej. Ta konkretna „mądrość” uniemożliwia np. zastosowanie mechanizmu kotwicy, bardzo skutecznego w wielu rodzajach negocjacji.

Oto dwa przykładowe sposoby otwierania negocjacji:

  • uargumentowane przedstawienie poszczególnych kwestii oraz satysfakcjonujących nas parametrów – w tym otwarciu często stosuje się tzw. kotwicę negocjacyjną (początkowa oferta jest istotnie wyższa lub niższa niż spodziewana w negocjacjach). Definiuje to zakres rozmów i psychologicznie skłania drugą stronę do negocjowania w obrębie wyznaczonych granic, co często poprawia wynik dla strony stosującej kotwicę. W tym otwarciu łatwo jest jednak zbliżyć się do negocjacji pozycyjnych, czyli procesu, w którym strony utrzymują stałe, trudne do zmiany stanowiska i koncentrują się na osiągnięciu własnych celów kosztem drugiej strony.
  • Przedstawienie tematów rozmowy (kwestii) oraz proponowanych sposobów/ mechanizmów ich omawiania oraz dochodzenia do ich parametrów (próba zdefiniowania kryteriów negocjacyjnych) – na tym etapie nie przedstawia się konkretnych oczekiwanych wartości dla kwestii, ale propozycje sposobu ich wyliczenia – swoistą „metodykę” dojścia do celu, na którą zgodzą się obydwie strony. To zaproszenie partnera negocjacyjnego do wspólnego ustalenia mechanizmu uzgadniania wartości końcowych kwestii, które zachęca do szukania kreatywnych porozumień. Dzięki temu na początku trudniej jest uparcie trwać na swoich pozycjach.

Jako przedsiębiorca, przygotowując się do negocjacji, pamiętaj zatem o tym, by:

  1. zrobić listę swoich interesów i wynikających z nich kwestii negocjacyjnych. Zastanów się też, jakie są interesy Twoich partnerów.
  2. Koniecznie określić swoją BATNĘ. Spróbuj również określić BATNĘ drugiej strony. Jeśli masz niekorzystną BATNĘ, zastanów się, jak możesz spróbować ją wzmocnić.
  3. Zastanowić się, jakich argumentów i obiektywnych kryteriów będziesz używać w negocjacjach.
  4. Zastanowić się, jak otworzysz negocjacje, tj. czy zastosujesz kotwicę, czy wykorzystasz taktykę bazującą na kryteriach negocjacyjnych.
ikona autora
dr Maciej Madziński
Dyrektor Programu MBA IT w Akademii Leona Koźmińskiego

Trener, wykładowca akademicki, mentor przyszłych liderów. Prowadzi wykłady i warsztaty.

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy