Jak delegować obowiązki w firmie?

Delegowanie zadań pracownikom to coś, z czego korzystać powinien każdy manager i przedsiębiorca. Nawet jeśli wydaje Ci się, że zrobisz coś najlepiej, kiedyś przekonasz się, że nie warto brać wszystkich obowiązków na siebie. Wówczas przydzielanie zadań pracownikom stanie się koniecznością. Dowiedz się, jak delegować zadania, aby zwiększać zaangażowanie pracowników, stworzyć dla nich szansę na rozwój i zdobycie nowych umiejętności.

Na czym polega delegowanie obowiązków?

Zarządzanie firmą i sprawne realizowanie zleceń wymagają znakomitej organizacji pracy nad projektami i umiejętności kierowania zespołami pracowników. Aby delegowanie zadań w zespole przynosiło jak najwięcej korzyści, warto poznać istotę tego zagadnienia. Skuteczne delegowanie wiąże się z dwoma składnikami, jakimi są:

• uprawnienia, 
• współodpowiedzialność. 

W praktyce oznacza to przekazanie pracownikowi pewnych uprawnień w celu wykonania określonych czynności oraz ustanowienie współodpowiedzialności za ich prawidłową realizację. Co istotne, pełną odpowiedzialność za efekt zawsze ponosi osoba delegująca zadania. Nie powinno to jednak przeszkadzać w przenoszeniu obowiązków na innych pracowników – robiąc to dobrze, z pewnością unikniesz ryzyka niewłaściwego wykonania polecenia.

Z pojęciem tym nieodłącznie związane jest zarządzanie przez delegowanie. Według tej koncepcji rolą kierowników jest delegowanie zadań, a pracowników swobodne realizowanie celów. Przy czym swoboda ta wyraża się w wyborze dowolnych metod i środków, a nie naginaniu zakresu danego zadania, np. terminu wykonania.

Delegowanie obowiązków a wydawanie poleceń

Aby dobrze zrozumieć, na czym polega delegowanie zadań, warto zestawić je z wydawaniem poleceń. Pojęcia te, chociaż z pozoru wydają się podobne, dzieli przepaść. 

Nie można też nazwać go podziałem obowiązków w firmie, ponieważ ich zakres często wykracza poza kompetencje podwładnych. Co do zasady przełożony nie określa też, w jaki sposób zrealizować dany cel, zatem pracownik ma swobodę w podejmowaniu decyzji. Wówczas Ty, jako kierownik przestajesz bezpośrednio angażować się w zadanie i nie przeszkadzasz swoim podwładnym w pracy. Przykładem delegowania zadań jest chociażby zlecenie opracowania raportu (wyciągnij dane, które uznasz za istotne) i przygotowania prezentacji (zaprezentuj to w atrakcyjnej formie).

Wydawanie poleceń związane jest z władczym zarządzaniem i nie pozostawia miejsca na sprzeciw. Zadanie musi być wykonane – gdyż tak chce przełożony – w taki sposób, w jaki postanowił przełożony – np. zlecenie przygotowania raportu z takimi danymi, z takiego narzędzia i zaprezentowanie go w takiej formie. Co istotne, tego typu zarządzanie nie jest niczym złym i nie musisz go bezwzględnie unikać. Z wydawaniem poleceń spotkasz się w każdej organizacji, bez względu na przyjętą strukturę organizacyjną firmy czy styl zarządzania. Warto jednak zaznaczyć, że delegowanie zadań to dla Twojej firmy bądź zespołu jedyna w swoim rodzaju szansa na rozwój.

Efektywne delegowanie zadań w firmie – zasady

Wielu przedsiębiorców i managerów napotyka na swojej drodze trudności z prawidłowym wykonaniem delegowanych zadań. Wynika to z niewłaściwego przekazywania pracownikom obowiązków. Jeśli kierownik nie podejdzie dobrze do tego procesu, nie może spodziewać się zadowalających wyników. W efekcie będzie zobowiązany do samodzielnej poprawy błędów i dodatkowej pracy. Dlatego też warto poznać i stosować zasady delegowania zadań. Na co musisz zwrócić uwagę?

Przedmiotem delegowania zawsze są uprawnienie i obowiązek.

1. Wybierz odpowiednie zadanie do oddelegowania – z całą pewnością nie mogą to być sprawy związane z kwestiami personalnymi, wymagające dyskrecji i rozwiązywania konfliktów, a także takie, które ktoś inny zlecił Ci osobiście. Przekazuj podwładnym obowiązki pochłaniające dużą część Twojego czasu. Zacznij od zadań technicznych, a potem skup się na tych obligujących do podjęcia samodzielnych działań i decyzji.
2. Obowiązek wykonania zadania nakładaj na najniższy możliwy szczebel organizacji – przy czym „najniższy możliwy” nie musi oznaczać stażystów i młodszych specjalistów.
3. Postaraj się, aby nie nakładać odpowiedzialności za to samo zadanie na więcej niż jedną osobę.
4. Do wykonania projektu wybierz pracownika, który dysponuje odpowiednimi kompetencjami lub ma potencjał do ich zdobycia – nie wrzucaj podwładnych na głęboką wodę, ponieważ możesz osiągnąć skutek odwrotny do zamierzonego. Postaw na osobę, która ma już stosowne umiejętności np. ze względu na przebyte szkolenie lub taką, która szybko się uczy i wiesz, że bez problemów poradzi sobie z większą odpowiedzialnością.
5. Przekaż zadanie wraz z kompletem informacji – podaj pracownikowi wszelkie niezbędne szczegóły, wyjaśnij sens oraz opisz wizję, do której powinien dążyć. Koniecznie wyznacz termin wykonania projektu.
6. Pamiętaj, że delegujesz zadanie, a nie wskazujesz metody jego wykonania – podstawą efektywnego delegowania jest zaufanie managera do swoich podwładnych.
7. Daj swoim pracownikom wolną rękę – po przekazaniu zadania Twoją rolą jest jedynie odpowiadanie na pytania, ewentualne konsultowanie rozwiązań oraz cykliczna kontrola postępów.
8. Po zakończeniu projektu przekaż podwładnym informację zwrotną – feedback powinien być konkretny, ale nie złośliwy.

Warto podkreślić, że w delegowaniu zadań nie chodzi o wykonanie ich w idealny sposób – najważniejsze jest osiągnięcie celu.

Zalety i wyzwania delegowania obowiązków w firmie 

Jeśli znasz powyższe zasady, bez wątpienia dostrzegasz, jak kształtują się etapy delegowania. Zacznij od wybrania zadań do przekazania i wytypuj właściwych pracowników. Następnie przekaż im najważniejsze informacje o projekcie, wyznacz termin wykonania oraz wytyczne. W trakcie realizacji zadania możesz kontrolować postępy, motywować pracowników i odpowiadać na ich pytania. Na koniec nie zapomnij o informacji zwrotnej na temat efektów.

Jeśli zastosujesz się do naszych wskazówek, możesz spodziewać się istotnych korzyści dla Twojej firmy lub zespołu – nie tylko odciążenia Ciebie i innych kierowników w obowiązkach czy terminowego wykonywania projektów. Pozostałe korzyści to np.: 

• szansa na rozwój i podniesienie kompetencji pracowników,
• zdecentralizowanie procesu decyzyjnego,
• większa kreatywność pracowników,
• większy poziom zaufania w organizacji,
• wzmacnianie pracy zespołowej,
• możliwość zaprezentowania swojej wiedzy i doświadczenia oraz przekazania go podwładnym,
• wyższy poziom motywacji i zadowolenia z pracy,
• świeże spojrzenie na dane obowiązki.

W tym miejscu nie sposób nie wspomnieć również o wyzwaniach, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć. Warto mieć świadomość, że mimo wielu zalet delegowanie zadań może u kierowników powodować między innymi poczucie zagrożenia pozycji w organizacji i strach przed osłabieniem prestiżu. Obawa przed utratą władzy, potrzeba nieustannej kontroli każdego aspektu wykonywania zadań i brak zaufania do pracowników mogą skutkować niechęcią do powierzania zleceń podwładnym.

Trudności mogą pojawić się również ze strony pracowników. Ci mogą obawiać się krytyki i ciężaru odpowiedzialności związanego z trudnymi zadaniami i w związku z tym odmawiać realizacji poleceń Opór może wynikać również z niskiej motywacji wewnętrznej, niepewności siebie i poczucia niekompetencji. Być może niezbędne będzie umiejętne zachęcanie podwładnych do podejmowania wyzwań, okazywanie wsparcia, motywowanie ich i przezwyciężanie ich niskiego poczucia własnej wartości. 

Chociaż na początku delegowanie obowiązków może nie przychodzić Ci naturalnie, to jest koniecznym etapem w rozwoju organizacji. Kiedy czujesz, że zadania i projekty zaczynają Cię przytłaczać to znak, że przyszedł czas, aby ktoś inny mógł się wykazać. Dzięki temu zajmiesz się obowiązkami o charakterze strategicznym, a nie operacyjnym.