Aneks do umowy – jak go napisać i co powinien zawierać?

Bywa, że warunki ujęte w umowach po pewnym czasie ulegają zmianie. W takiej sytuacji niezastąpiony staje się aneks. Przeczytaj, jak napisać aneks do umowy i jaką powinien przybrać formę, aby zyskał ważność i aby zmiany wprowadzone w aneksie obowiązywały i dobrze zabezpieczały interesy obu stron. 

Czym jest aneks do umowy?

Umowy, które obowiązują przez długi czas, mogą wymagać wprowadzenia pewnych zmian. Podpisywanie nowych umów nie jest jednak konieczne – istnieje możliwość aneksowania dotycząca różnych typów dokumentów: zarówno tych zawieranych pomiędzy przedsiębiorstwami, jak i pomiędzy np. firmą a jej pracownikami czy współpracownikami. Sporą popularnością cieszy się np. aneks do umowy o pracę: zmiana wynagrodzenia czy stanowiska może być dzięki niemu w łatwy i szybki sposób właściwie udokumentowana. 

Zawieranie umów to jedna z podstawowych czynności, bez których nie istniałyby wymiana gospodarcza i niemożliwy byłby rozwój biznesu. Równie ważna jest jednak możliwość aktualizowania zapisów np. w związku ze zmianą okoliczności, aktualnych podczas zawarcia pierwotnego porozumienia.

Co to jest aneks umowy? To dokument, który wprowadza zmiany do umowy, która już obowiązuje. Jest także porozumieniem stron w tym zakresie. Może więc uchylać ujęte w umowie postanowienia, dodawać nowe zapisy, unieważniać stare czy zastępować je. Aneksem można w bardzo łatwy sposób zmieniać warunki – o ile rzecz jasna będą zgodne z obowiązującym prawem i obie strony zawierające umowę wyrażą na to dobrowolną i świadomą zgodę.

Zasady aneksowania umów    

Podobnie jak w przypadku zawierania umów, również aneksowanie daje stronom stosunkowo duże możliwości dotyczące ustalania warunków. Decydujące znaczenie odgrywa zasada swobody umów zapisana w art. 3531 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nią strony umowy mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania. Ustalenia muszą być jednak zgodne z właściwościami stosunku, ustawą i zasadami współżycia społecznego. Każdy zapis zarówno w umowie, jak i w aneksie do niej, musi być przede wszystkim zgodny z obowiązującym prawem. Warto o tym pamiętać podczas podpisania aneksu zmieniającego umowę o pracę, zwłaszcza w kontekście praw i obowiązków pracodawcy i pracownika. 

Kolejna regulacja odnosząca się do zmiany warunków umowy dotyczy formy wniesienia zmian. Ustawodawca szczegółowo opisuje tę kwestię w art. 77 Kodeksu cywilnego. Przede wszystkim aneksy należy sporządzić w takiej samej formie, jaką przewidziano dla samej umowy. Jeżeli zawarcie umowy miało miejsce w formie pisemnej, również na piśmie powinien zostać sporządzony aneks. Jeżeli natomiast umowa wymagała potwierdzenia notarialnego, konieczny będzie akt notarialny. Niedochowanie tej podstawowej zasady (a więc np. wniesienie zmian w formie ustnej do umowy, która została utrwalona w formie pisemnej) sprawia, że aneks nie będzie ważny. 

Elementy aneksu do umowy

Aneks jest bezpośrednio powiązany z umową, której dotyczy. Reguły sporządzenia aneksu nie zostały jednoznacznie określone w przepisach, jednak podstawowa zasada dotyczy jasnego wskazania w dokumencie, jakiej umowy dotyczy oraz co ulega zmianie. Podstawowe elementy aneksu to:

• oznaczenie umowy: można wskazać jej numer, miejsce podpisania i datę sporządzenia; 
• wskazanie stron zawierających umowę i wprowadzające do niej zmiany na podstawie aneksu, 
• oznaczenie aneksu: może przybrać np. postać kolejnego numeru, co będzie szczególnie przydatne, jeśli umowa będzie aneksowana większą liczbę razy;
• precyzyjne określenie zmian: wskazanie zapisów, które ulegają zmianie, i nowych zapisów,
• określenie terminu wejścia w życie aneksu;
• podpisy stron: aneks powinien być podpisany przez strony, które zawarły zasadniczą umowę lub przez uprawnionych reprezentantów stron.

Aby uniknąć nieporozumień, warto zachować przejrzystą strukturę. Dobrą praktyką jest wskazywanie konkretnego paragrafu i ustępu w umowie, która ulega zmianie. Można również cytować zmieniane zapisy i określać te, które mają je zastąpić. Jeżeli pozostałe zapisy umowy zachowują ważność, możesz umieścić w aneksie odpowiednią adnotację, aby rozwiać wątpliwości.

W tekście warto również zaznaczyć, że strony są zgodne co do wprowadzanych zmian. Sporządzenie i podpisanie aneksu wyłącznie przez jedną stronę bez uzyskania zgody drugiej przełoży się na brak skuteczności dokumentu. Np. w przypadku zmiany warunków umowy o pracę zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą wyrazić na nie zgodę. Warto to zrobić nawet jeśli aneks dotyczy zmian pozytywnych z punktu widzenia pracownika, czyli np. awansu. 

Kolejny aneks do umowy – czy to możliwe?

Prawo nie określa maksymalnej liczby aneksów. Zasadniczo można aneksować umowę wielokrotnie, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Przy tym – o ile nie wskazano inaczej w treści dokumentu – porozumienie zmieniające wchodzi w życie z momentem jego podpisania. Aneks sporządzony później i podpisany przez strony może więc ponownie zmienić zapisy widniejące w umowie. Zwróć jednak uwagę, że o ile możliwe jest wielokrotne aneksowanie samej umowy, nie aneksuje się aneksów. Za każdym razem konieczne więc będzie odnoszenie się do tekstu umowy, a nie do kolejnych aneksów, nawet jeżeli zmiany dotyczą kwestii, które zostały w nich poruszone.

Kiedy aneks do umowy jest nieważny?

Jak widzisz, choć z jednej strony przepisy pozostawiają stronom umowy spore możliwości w zakresie zmieniania jej postanowień, jednocześnie – zwykle ze względu na nieznajomość prawa – może okazać się, że nie są one ważne. 

Każdy zapis zawarty w umowie powinien być zgodny z obowiązującym prawem. Przykładowo: jeśli wynajmujesz mieszkanie, ani w umowie, ani w aneksach do niej nie mogą się znaleźć postanowienia sprzeczne z Ustawą o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Nie możesz więc np. uwzględnić w niej zapisów umożliwiających dowolne wypowiedzenie umowy przez wynajmującego. 

W szczególnym stopniu dotyczy to zatrudniania pracowników i współpracowników. Wszystkie zapisy aneksów muszą być zgodne z prawem pracy i innymi przepisami – np. przedłużenie umowy o pracę pracownikowi, który pracuje od co najmniej 33 miesięcy lub wcześniej zawarł 3 umowy o pracę na czas określony, ponownie na czas określony, będzie nieskuteczne. Aneks do umowy zlecenia nie może natomiast przewidywać wynagrodzenia niższego niż minimalna stawka godzinowa. Nawet zastrzeżenie wskazujące, że strony umowy zgadzają się na postanowienia niezgodne z prawem, nie sprawi, że wejdą one w życie. 

Szczególną uwagę na przepisy powinna zwrócić strona, która sporządza dokumenty. W każdym przypadku zarówno treści umów, jak i aneksów do nich warto konsultować z ekspertami.