Czym jest netykieta – czyli najważniejsze zasady zachowania w sieci

Żyjemy w czasach dominacji technologii i szybkiego tempa życia – łatwo w takich okolicznościach zapomnieć o wartości wzajemnego szacunku i uprzejmości. Jest to szczególnie widoczne w komunikacji online. Dlatego stworzono netykietę – zasady zachowania w internecie. Dowiedz się, jak dbać o podstawowe zasady etykiety w kanałach firmowych.

Netykieta – internetowy savoir-vivre

Znaczenie netykiety w kontaktach cyfrowych jest bardzo duże. Stoi ona na straży nieporozumień, które są częścią komunikacji niewerbalnej. Przestrzeganie zasad dobrego zachowania w internecie sprzyja również kreowaniu pozytywnego środowiska, w którym każdy użytkownik czuje się ważny i bezpieczny. Właściwa kontrola postaw redukuje oznaki cyberprzemocy, zmniejsza zjawisko hejtu i trollowania oraz pozwala chronić prywatność osób fizycznych i prawnych.

Zasady komunikacji w sieci

Proces formowania się reguł oraz systemu wartości, który pozwala kształtować interakcje w środowisku wirtualnym, jest ciągły. Nie może być mowy o zamkniętym zbiorze przepisów, gdyż tak internet, jak i jego użytkownicy nieustannie ewoluują. Fundamenty pozostają jednak niezmienne i wynikają wprost z definicji tego, co to jest netykieta.

Ochrona prywatności i bezpieczeństwo informacji w internecie

Netykieta w sieci ma też znaczenie w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa. Nie należy udostępniać w internecie wrażliwych informacji, takich jak numer PESEL, miejsce zamieszkania czy dane karty kredytowej. Obraz wirtualny nie może zastąpić kontaktów w realnym świecie. Zawsze trzeba ostrożnie podchodzić do spotkań z kontrahentami poznanymi online. Warto też chronić się przed phishingiem i innymi typami ataków, poprzez nieotwieranie podejrzanych linków i załączników, które mogą zawierać złośliwe oprogramowanie. W celu minimalizacji ryzyka zagrożeń zaleca się też:

• korzystanie z silnych haseł i regularne zmienianie treści i kodów zabezpieczeń,
• aktualizacje oprogramowania antywirusowego i zapory sieciowej,
• ograniczenie udostępniania danych finansowych i personalnych firmy,
• zachowanie ostrożności podczas publicznego udostępniania sieci Wi-Fi,
• szkolenie pracowników w zakresie cyberzagrożeń i sposobów ochrony,
• zabezpieczenie przed atakami typu DDoS (ang. distributed denial of service), czyli tzw. rozproszoną odmową usługi.

Zasady odpowiedzialnego korzystania z mediów społecznościowych

Social media to dzisiaj jeden z kanałów realizacji zadań zawodowych. Firmy często należą do wielu internetowych społeczności, chociażby tych, w których można zdobyć nową wiedzę, odnaleźć przedstawiciela handlowego czy promować własne usługi lub produkty. Stosując netykietę obowiązującą w internecie, można budować wizerunek marki i ułatwić komunikację z różnymi grupami interesariuszy. Na co należy zwrócić uwagę podczas poruszania się w mediach społecznościowych?

• Nie należy podejmować podejrzanych czynności w social mediach – komunikacja cyfrowa zwiększa pokusę, by przesadzać z reakcjami. Profesjonalizm wymaga, aby zachowywać umiar i racjonalność w każdym wypadku.
• Bardzo mile widziane jest używanie zwrotów grzecznościowych – „proszę”, „przepraszam” i „dziękuję” to trzy słowa netykiety językowej, które potrafią zdziałać cuda na rzecz lojalności klientów.
• Netykieta internetowa powinna uwzględniać ograniczenia, jakie wynikają z komunikacji na odległość. Kreując treści firmowe, warto pamiętać, że osoby znajdujące się po drugiej stronie przekazu nie są w stanie ocenić intonacji czy modulacji głosu, a zatem odczytać ironii czy sarkazmu. To z kolei wielokrotnie prowadzi do nieporozumień i błędnej interpretacji intencji autora.
• Niepotrzebne anegdoty, zdjęcia czy wprowadzające w błąd wysyłanie emotikonów to najprostsza droga do wywarcia wrażenia organizacji niepoważnej. Dbanie o porządek informacyjny i precyzja to podstawowe reguły biznesowej netykiety w sieci.
• Media społecznościowe nie są odpowiednim miejscem do publikowania długich wywodów. Tego typu komunikaty są dopuszczane i znajdą swoich odbiorców w innych miejscach sieci, jednak w social mediach lepiej formułować myśli zwięźle i konkretnie.
• Warto poświęcić kilka chwil na zweryfikowanie poprawności swojego tekstu, gramatyki i ortografii. Wysyłanie wiadomości z błędami czy literówkami nigdy nie jest wyrazem profesjonalizmu i zawsze wywiera negatywne wrażenie.
• Obowiązkowe jest też stosowanie się do regulaminu na forach i w grupach. Łamanie zasad ustalonych przez administratorów danego miejsca w sieci również może być odebrane jako działanie nieprofesjonalne.

Jak dbać o netykietę w firmowych kanałach internetowych?

Kluczowym elementem dbania o netykietę w firmowych kanałach internetowych jest opracowanie spójnej i przemyślanej strategii komunikacji online. Strategia powinna uwzględniać nie tylko cele biznesowe, ale również wartości i misję marki, a także określić jasne wytyczne dotyczące komunikacji, tonu i sposobu reagowania na różne sytuacje. Regularna analiza i dostosowywanie strategii do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb klientów pozwolą firmie utrzymać wysoki poziom profesjonalizmu.
Pomocą w realizacji tak opracowanej strategii mogą być profesjonalne narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi. Są to zarówno programy ułatwiające planowanie i publikowanie treści, monitorowanie aktywności użytkowników i odpowiadanie na komentarze, jak i instrumenty do analizy danych. Niezwykle ważne jest także przeszkolenie zespołu (z zasad komunikacji, praw autorskich, prywatności i bezpieczeństwa, różnic kulturowych) i egzekwowanie właściwych działań ze strony pracowników firmy.

Zarządzanie reputacją online – budowanie pozytywnego wizerunku w sieci

W erze cyfrowej, w której każde działanie firmy może być szybko ocenione i skomentowane przez miliony użytkowników internetu, zarządzanie reputacją online stało się podstawą strategii marketingowych przedsiębiorstw. Obejmuje ono proces monitorowania, analizowania i wpływania na to, co ludzie piszą o marce. W tej grupie znajdują się takie działania jak: 

• monitoring wzmianek, 
• analiza opinii, 
• reagowanie i ograniczanie widoczności negatywnych treści, 
• publikowanie wartościowych i angażujących treści. 

Budowanie pozytywnego wizerunku wpływa nie tylko na lojalność klientów, ale również na sukces działań i funkcjonowanie firmy.