Automatyzacja w pracy zdalnej – jakie niesie ze sobą korzyści?

Na wzrost popularności pracy zdalnej przełożyła się głównie pandemia COVID, ale o wszelkich obostrzeniach nikt z nas już nie pamięta, a pracownicy w wielu branżach wciąż uznają taką możliwość za priorytet. Co więcej, praca zdalna to także wiele korzyści dla samych przedsiębiorców. Trzeba natomiast pamiętać o tym, że ma też swoje ukryte koszty i niesie za sobą sporo wyzwań organizacyjnych.

Jak sobie z nimi poradzić? Odpowiedzią na wiele potencjalnych problemów jest automatyzacja procesów biznesowych!

Automatyzacja w pracy zdalnej – na czym polega?

Praca zdalna, chociaż pod wieloma względami opłacalna i naprawdę efektywna, potrafi stawiać przed przedsiębiorcami i kadrą zarządzająca sporo trudności. Komunikacja, monitorowanie czasu pracy i nadzór nad projektami to tylko część z nich. Jak sobie z tym poradzić?

Automatyzacja procesów biznesowych to w tym wypadku prawdziwy „must have”. Jest już nie tylko ułatwieniem codziennej pracy, ale koniecznością dla dynamicznych firm, w których specjaliści nie muszą regularnie pojawiać się w biurze. Jej wdrożenie to przede wszystkim usprawnienie przepływów informacji, wzrost wydajności, a przy tym minimalizacja błędów i szumów komunikacyjnych!

Co można zautomatyzować w pracy zdalnej?

Wdrożenie automatyzacji zaprojektowanej na bazie dokładnie zmapowanych procesów i przeanalizowanych wymagań, to szansa na usprawnienie większości obszarów działalności. 

Od czego zatem zacząć? W pierwszej kolejności warto przeanalizować codziennie realizowane zadania i skupić się na tych, które cechuje:

• Powtarzalność: zoptymalizowanie procesów takich jak wprowadzanie danych czy zarządzanie dokumentami zwiększa efektywność i zmniejsza ryzyko błędów w firmach z dużą liczbą powtarzalnych zadań.
• Czasochłonność: automatyzacja efektywnie zajmuje się czasochłonnymi, monotonnymi zadaniami, umożliwiając pracownikom skupienie się na ważniejszych projektach.
• Potrzeba dużej dokładności: algorytmy są niezawodne w działaniach wymagających precyzji, jak obsługa transakcji finansowych czy zarządzanie wrażliwymi danymi i minimalizują ryzyko błędu ludzkiego.
• Praca na dużej liczbie danych: takie rozwiązania są nieocenione w pracy z dużymi zbiorami danych, ponieważ gromadzą, przetwarzają i analizują je szybciej i dokładniej, a także skalują swoje możliwości wraz z rozwojem firmy.
• Duża liczba projektów: automatyzacja procesów projektowych, takich jak przydzielanie zadań, generowanie dokumentacji, raportowanie czy monitorowanie postępów, znacznie ułatwia zarządzanie pracą w środowisku zdalnym.

Powyższe sygnały pozwalają wstępnie zidentyfikować obszary, które najwięcej zyskają na wdrożeniu automatyzacji. W praktyce oznacza to, że w kontekście pracy z domu i struktury opartej na rozproszonych zespołach, zautomatyzowane systemy sprawdzają się w kluczowych dla firmy procesach.

Jakie procesy zyskują najwięcej na automatyzacji?

Automatyzacja znajduje zastosowanie w wielu obszarach pracy zdalnej. Poniżej znajdziesz kilka przykładów:

• Komunikacja i organizacja pracy zdalnej: systematyzuje firmową komunikację i wspomaga zarządzanie plikami oraz dokumentami, eliminuje tym samym niepotrzebny szum informacyjny.
• Zarządzanie projektami: usprawnia delegowanie zadań, tworzenie zespołów i raportowanie, wprowadzając przejrzystość w zarządzaniu projektami.
• Obsługa dokumentacji: raporty, protokoły, rachunki, umowy – to wszystko automatyzacja wygeneruje samodzielnie i bezbłędnie. Zautomatyzowanie obiegu dokumentów i procesów HR przyspiesza wewnętrzne procedury i poprawia efektywność w administracji.
• Bezpieczeństwo danych: zautomatyzowane systemy zarządzania dokumentami zapewniają bezpieczeństwo przesyłanych wrażliwych danych i ułatwiają wywiązanie się z wymogów RODO.

Przyspiesz zdalną firmę dzięki automatyzacji!

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w firmie pracującej zdalnie nie tylko przyspiesza operacje, ale także zwiększa bezpieczeństwo danych i efektywność komunikacji. Od czego zacząć? W pierwszej kolejności przeanalizuj swoje procesy, zwróć uwagę na „żółte flagi” w postaci występujących błędów, czasochłonności oraz nieproporcjonalnie wysokich kosztów. Najwięcej informacji przyniesie Ci dokładne zmapowanie wybranych procesów. O ty, jak to zrobić przeczytasz we wpisie – Chcesz zautomatyzować firmę? Przygotuj mapę!