Chcesz zautomatyzować firmę? Przygotuj mapę!

Automatyzacja procesów biznesowych to przede wszystkim gwarancja przyspieszenia działania firmy i ograniczenia wydatków. Nic zatem dziwnego, że jej wdrożenie jest aktualnie najlepszym sposobem na wyprzedzenie konkurencji praktycznie w każdej branży. Warto jednak podkreślić, że pierwszym krokiem w tym kierunku wcale nie będzie wybór narzędzi do automatyzacji, czy nawet samo projektowanie scenariuszy. Wszystko zaczyna się od odpowiedniego przygotowania, a w tym mapowania procesów biznesowych.

Co to jest mapowanie procesów?

Takie przygotowanie to jeden z najlepszych sposobów na dogłębne zrozumienie tego, jak funkcjonuje Twoja firma – zarówno w ujęciu ogólnym, jak i w kontekście analizy pracy poszczególnych działów oraz osób. 

Rola mapowania procesów w automatyzowaniu firmy

Automatyzacja firmy kojarzy się głównie z nowymi technologiami, zaawansowanymi aplikacjami oraz skomplikowanymi algorytmami, które mają za nas realizować monotonne i czasochłonne zadania. To się oczywiście zgadza, natomiast należy pamiętać o tym, że automatyzacja to nie tylko aspekty stricte techniczne. 

W przeciwieństwie do robotyzacji automatyzacja wyróżnia się holistycznym podejściem – nie skupia się na optymalizowaniu pojedynczych zadań, ale przede wszystkim ma wspierać i przyspieszać całe procesy – na przykład pełen obieg firmowej dokumentacji. 

W przypadku zaimplementowania automatyzacji w nieskutecznych i źle funkcjonujących procesach efekt będzie mizerny, a nawet zupełnie odwrotny do oczekiwań – jej działanie będzie potęgowało błędy organizacyjne.

Dlaczego mapowanie to podstawa w automatyzacji procesów?

Kluczem do sukcesu w automatyzowaniu firmy jest właściwe przygotowanie oraz indywidualne podejście. W obu tych kwestiach mapowanie to zdecydowany must have w rękach każdego przedsiębiorcy. Starannie przygotowany diagram przepływu pracy pozwala zebrać w jednym miejscu najważniejsze dane, ale też zidentyfikować zdublowane czynności, a następnie wytypować te nadające się do zautomatyzowania. Co więcej, mapa ułatwia wybór narzędzi do automatyzacji dzięki szczegółowemu rozpisaniu poszczególnych kroków oraz przeanalizowaniu rodzaju danych lub dokumentów przetwarzanych w procesie.

Jak przygotować pierwszą mapę procesu?

Przygotowanie skutecznej mapy procesu wymaga holistycznego podejścia, które uwzględnia nie tylko poszczególne kroki i ich wykonawców, ale także sposób, w jaki każdy z tych elementów wpływa na efektywność i produktywność całej organizacji. Jak się za to zabrać? 

Jak wykorzystać mapę procesu w automatyzacji?

1. W pierwszej kolejności zidentyfikuj problem, który ma rozwiązać automatyzacja – na przykład ociężały proces zajmujący zdecydowanie zbyt dużo czasu. Co sprawdzi się najlepiej? Dobrym pomysłem będzie rozpoczęcie analizy zadań związanych z analizą danych i tworzeniem raportów.
2. Przygotowaną mapę przeanalizuj pod kątem identyfikowania obszarów wymagających optymalizacji. Zacznij od eliminacji zdublowanych i niepotrzebnych kroków, a następnie zastanów się nad zmianą kolejności kroków w celu zwiększenia efektywności.
3. Tak opracowany proces jest gotowy do zautomatyzowania. Zwróć uwagę na czynności czasochłonne, monotonne i powtarzalne, które z powodzeniem mogą wykonać algorytmy. Może to być pobieranie danych, analiza, generowanie podsumowań, czy tworzenie szablonów wiadomości.
4. Gdy już wiesz, jakie czynności chcesz zautomatyzować, wybierz odpowiednie aplikacje – np. Make.com do układania scenariuszy lub Airtable do utworzenia zautomatyzowanej bazy danych. 

Kiedy jest dobry moment na mapowanie procesów?

Jeśli w swojej firmie nie masz opracowanych diagramów przepływu pracy, to znaczy, że odpowiedni moment właśnie nadszedł. Niezależnie od tego, czy planujesz wdrożenie automatyzacji, czy póki co chcesz tylko zorientować się na ile Twoje procesy wymagają optymalizacji, mapowanie będzie pierwszym krokiem w stronę wzrostu efektywności. 

Chcesz zautomatyzować swoją firmę? W takim razie musisz przyłożyć się do mapowania podwójnie. Pamiętaj o tym, że takie systemy przynoszą realne korzyści, a w tym oszczędności czasu i pieniędzy, ale tylko w przypadku dobrze ułożonych procesów!