Dashboard, scenariusz, trigger, czyli słownik automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom na zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz poprawę jakości usług. Kluczowe dla zrozumienia i efektywnego wdrażania automatyzacji są jednak pojęcia, które często mogą wydawać się skomplikowane lub niejasne.

Czym dokładnie jest API, a co kryje się za pojęciem triggera? Na te oraz inne pytania odpowiemy poniżej – zapraszamy!

Zacznijmy od podstaw: czym jest automatyzacja?

Automatyzacja procesów biznesowych to przede wszystkim wykorzystanie zaawansowanych technologii do wykonywania rutynowych zadań z minimalnym udziałem człowieka, co znacząco zwiększa efektywność operacyjną firmy. Takie systemy bazują na nowoczesnych narzędziach i algorytmach, których działanie przyspiesza i zwiększa precyzję pracy – w tym zbieranie danych, ich przetwarzanie oraz generowanie raportów. 

Słownik pojęć w automatyzacji procesów biznesowych

Proces biznesowy

Proces to zbiór powiązanych ze sobą zadań i czynności wykonywanych w celu osiągnięcia określonego efektu. Dotyczą różnych aspektów działalności, między innymi produkcji, sprzedaży, zarządzania zasobami ludzkimi czy obsługą klienta. Efektywność procesów biznesowych bezpośrednio przekłada się na sukces całej organizacji, dlatego tak ważna jest ich optymalizacja.

Mapowanie procesów biznesowych

Mapowanie to technika wykorzystywana w tworzeniu wizualizacji procesów biznesowych. Pozwala na identyfikację poszczególnych etapów i zadań, przepływu informacji oraz zaangażowanych zasobów. Na podstawie przeprowadzonego mapowania możemy lepiej zrozumieć sposób działania firmy, identyfikować obszary do optymalizacji i eliminować nieefektywne kroki.

Integratory

Integratory, takie jak Make czy Zapier, to narzędzia umożliwiające automatyzację procesów biznesowych poprzez łatwe połączenie różnych aplikacji i usług online bez potrzeby pisania skomplikowanego kodu. W integratorach użytkownicy mogą tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy, które uruchamiają się w odpowiedzi na określone zdarzenia, na przykład otrzymanie nowego e-maila, dodanie rekordu do bazy danych czy zaktualizowanie pliku w chmurze.

API

API (Application Programming Interface) to zestaw reguł i protokołów pozwalających na interakcję między różnymi aplikacjami. Dzięki API możemy łączyć ze sobą różne systemy i narzędzia, umożliwiając automatyczną wymianę danych – na przykład z systemu CRM do programu dla księgowych. Uwaga: API są także podstawą działania wyżej opisanych integratorów!

Scenariusze

Scenariusz w kontekście automatyzacji procesów biznesowych to zdefiniowany zestaw czynności, które są wykonywane automatycznie w odpowiedzi na określone warunki lub zdarzenia. Scenariusze umożliwiają ułożenie i zautomatyzowanie pełnej ścieżki powiązanych ze sobą zadań, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności operacyjnej.

Triggery

Trigger to zdarzenie lub warunek inicjujący wykonanie zdefiniowanego scenariusza automatyzacji. Triggery są esencją automatyzacji, ponieważ to one decydują o tym, kiedy i w jakich okolicznościach scenariusze mają być uruchamiane.

Typy triggerów:

• trigger czasowy – uruchamia scenariusz w zaplanowanym czasie, np. automatyczne wysyłanie raportów co tydzień.
• Trigger zdarzeniowy – inicjuje scenariusz w odpowiedzi na konkretne zdarzenie, np. dodanie nowego klienta do bazy danych CRM.
• Trigger warunkowy – aktywuje scenariusz, gdy spełnione są określone warunki, np. gdy wartość zamówienia przekracza ustalony próg.

Dashboardy

Dashboard to inaczej interfejs zautomatyzowanego systemu. To właśnie z jego poziomu można zarządzać zautomatyzowanym procesem, w czytelny sposób analizować zgromadzone dane i wywoływać zdefiniowane czynności. W dashboardach wyświetlane są także wygenerowane automatycznie raporty, analizy oraz prognozy.

AaaS, czyli Automation-as-a-Service

AaaS to model dostarczania usług automatyzacyjnych, w którym klient płaci za dostęp do narzędzi, platform i prac developerskich w formie abonamentu. To pozwala implementować i skalować automatyzacje bez konieczności inwestowania w drogie infrastruktury czy specjalistyczną wiedzę techniczną. 

Taki model współpracy to także sposób na ciągłe rozwijanie i dostosowywanie zautomatyzowanych systemów do nowych wymagań. W modelu AaaS korzystasz z wiedzy i wsparcia zewnętrznego zespołu specjalistów (testerów, analityków, backend i frontend developerów, UX/UI i wiele innych) bez potrzeby rozbudowy własnych kadr.

No-code

Platformy no-code umożliwiają tworzenie aplikacji bez konieczności pisania kodu, czyli klasycznego programowania. Dzięki wizualnym interfejsom „przeciągnij i upuść”, użytkownicy bez wiedzy programistycznej mogą tworzyć kompleksowe aplikacje, zautomatyzować procesy biznesowe, budować bazy danych i projektować interfejsy użytkownika.

Low-code

Platformy low-code redukują konieczność pisania kodu, ale w przeciwieństwie do no-code, pozwalają na pewien stopień programistycznej kontroli i personalizacji. Są idealne dla firm poszukujących równowagi między szybkim rozwojem a możliwością dostosowania aplikacji do specyficznych potrzeb.

Automatyzacja – czy jest dla każdego

Stworzenie zautomatyzowanego systemu do kompleksowej obsługi firmy wymaga wiedzy i doświadczenia, a w procesie jego projektowania bierze najczęściej udział cały zespół specjalistów. Warto jednak pamiętać, że proste automatyzacje są w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy. Kluczem jest zrozumienie sposobu działania takich technologii, a w tym pojęć, które na pierwszy rzut oka potrafią odstraszać. 

Znasz już podstawy, zatem zapraszamy do lektury innych naszych publikacji na portalu Firmove, a także w naszej bazy wiedzy na letsautomate.pl!