KYC – wszystko, co warto wiedzieć o tej procedurze

Są takie procedury, które dotyczą wszystkich przedsiębiorców. Wśród nich bez wątpienia możemy wymienić KYC, czyli Know Your Customer. Twoja firma podlega pod nią w przypadku, gdy jest np. klientem banku. Jednak co to właściwie jest KYC i jakie ma znaczenie? Opowiadamy.

Na czym polega procedura Know Your Customer i kogo dotyczy?

Dzięki temu procesowi mogą ocenić ryzyko nadużyć finansowych, a także to, czy wszystkie działania są zgodne z prawem i nie służą praniu brudnych pieniędzy czy finansowaniu terroryzmu. W praktyce opiera się na:

• weryfikowaniu prowadzonej działalności i celu nawiązania relacji;
• sprawdzeniu tożsamości reprezentantów;
• badaniu źródła pochodzenia pieniędzy firmy;
• identyfikacji beneficjentów rzeczywistych, kontrahentów;
• określeniu rezydencji podatkowej i nadaniu statusu FATCA¹/CRS².

Zgodnie z tą ustawą procedura Know Your Customer jest obowiązkowa dla instytucji finansowych, takich jak m.in. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, domy maklerskie oraz instytucje płatnicze. Działania w ramach KYC są podejmowane w celu ochrony interesów firm i konsumentów, a mechanizmy kontrolne obejmują nie tylko duże i średnie przedsiębiorstwa, ale również jednoosobowe działalności gospodarcze.

Funkcje i zalety KYC

KYC to procedura, która wymaga bieżącego aktualizowania danych, by skutecznie zarządzać ryzykiem. Zbieranie podstawowych danych wiele instytucji rozpoczyna od elektronicznej weryfikacji tożsamości, np. przy wykorzystaniu systemów biometrycznych i zaawansowanych algorytmów. Weryfikacja KYC obejmuje zarówno nowych klientów, jak i monitorowanie stałych partnerów. Przykładowo, bank realizuje tę procedurę:

• w momencie rozpoczęcia relacji z klientem (np. przed otwarciem konta lub skorzystaniem z produktu bankowego),
• okresowo w trakcie trwania relacji.

Zalet KYC jest wiele, ale najistotniejszą jest zapewnianie bezpieczeństwa transakcji, ich legalności i przejrzystości. Procedura KYC zakłada wykrycie i zwalczenie podejrzanych zachowań i oszustw. Zatem celem instytucji finansowych jest ustalenie, czy produkty i usługi, z których korzystają klienci, nie służą nadużyciom finansowym i nielegalnym praktykom. 

Poznanie charakteru działalności, struktury właścicielskiej firmy i reprezentantów pozwala na ograniczenie ryzyka wykorzystywania produktów bankowych i usług niezgodnie z prawem. Ponadto instytucje finansowe weryfikują, czy działalność klienta nie jest sprzeczna z ich apetytem na ryzyko czy realizowaną przez nie polityką środowiskową, społeczną oraz ładu korporacyjnego (tzw. ESG) i czy pieniądze nie mają związku z bezprawnymi działaniami. 

Co ważne, pozyskiwane przez instytucje finansowe informacje nie naruszają przepisów RODO ani tajemnicy przedsiębiorstwa. Są wykorzystywane wyłącznie do oceny ryzyka, a ich przetwarzanie i przechowywanie odbywają się zgodnie z obowiązującym prawem.

Jak wyglądają działania w ramach Know Your Customer?

Działania w ramach procedury KYC składają się z kilku etapów. 

1. Zbieranie informacji o kliencie – może obejmować pozyskanie danych o dokumentach tożsamości w celu weryfikacji tożsamości, a także zapytania o źródło dochodu i cel transakcji. Instytucje finansowe sprawdzają też, czy relacje z kontrahentami nie naruszają sankcji międzynarodowych i polskich i czy są uzasadnione w kontekście prowadzonej działalności. 
2. Weryfikacja danych – przykładowo w przypadku dokumentów tożsamości może polegać na przesłaniu ich do weryfikacji w systemach państwowych. Ponadto bank pobiera oświadczenia FATCA oraz CRS i weryfikuje ich zgodność z pozostałymi danymi.
3. Analiza ryzyka – wybrane informacje pozyskane w procesie KYC, transakcje lub niestandardowe operacje mogą być uznane za bardziej ryzykowne, a zatem mogą wymagać zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.
4. Monitorowanie transakcji – ma charakter ciągły i pozwala identyfikować i weryfikować podejrzane transakcje. Jeśli zostaną one wykryte, przedsiębiorstwo musi podjąć kroki mające na celu zminimalizowanie ryzyka strat finansowych, a także zgłosić takie operacje do właściwych organów.

Co ważne, lista procedur KYC może w niektórych przypadkach obejmować również inne działania, jeśli dana sytuacja wymaga pozyskania dodatkowych danych.

Wszystkie dane są zbierane z wykorzystaniem legalnych i wiarygodnych źródeł. Wśród nich na przykładzie procedur KYC w banku można wskazać np.:

• dokumenty i bazy rejestrowe organów państwowych np. CEIDG lub REGON,
• dokumentację finansową np. raporty KRS,
• oficjalne źródła internetowe, np. strona internetowa przedsiębiorstwa,
• informacje o produktach bankowych lub usługach, z których korzysta klient w danej instytucji finansowej.

Przepisy prawa wymagają od instytucji monitorowania na bieżąco aktywności klientów i transakcji, ale również aktualizacji danych. Stosowanie procedur KYC to nie tylko obowiązek – dzięki temu możliwe jest budowanie i rozwijanie bezpiecznego środowiska biznesowego dla wszystkich podmiotów, które w nim działają. A w tym dla Twojej firmy.
 

¹ FATCA (ang. Foreign Account Tax Compliance Act) -  amerykańska regulacja, która nakłada na zagraniczne (nieamerykańskie) instytucje finansowe, w tym polskie banki, obowiązek przekazywania lokalnym władzom podatkowym określonych informacji o rachunkach prowadzonych dla podatników USA.

² CRS - jest to standard automatycznej wymiany informacji w dziedzinie opodatkowania (ang. Common Reporting Standard), który wymaga zgłaszania i gromadzenia informacji dotyczących rezydencji podatkowej klientów. Obowiązuje instytucje finansowe na całym świecie.