Windykacja klienta - jak odzyskać pieniądze nie psując relacji z kontrahentem?

Zatory płatnicze to chleb powszedni polskich firm. Utrudniają funkcjonowanie i blokują rozwój. Mimo tego przedsiębiorcy mają opory przed windykowaniem klientów, bo boją się o relacje z kontrahentami: że się obrażą, albo nic więcej nie kupią. Po cichu liczą, że partnerzy w końcu sami zapłacą za towar czy usługę. W praktyce tak to nie działa. Dlatego rozprawiamy się z mitami dotyczącymi windykowania klientów biznesowych i przedstawiamy fakty.

Stali klienci - jak ważni są dla przedsiębiorstwa?

Stali nabywcy to najbardziej pożądani klienci, zwłaszcza w małych firmach. Zapewniają stabilność finansową ze względu na ciągłość zamówień i przewidywalność wpływów na konto. Pozwala to zaplanować funkcjonowanie firmy i myśleć o nowych inwestycjach. Lojalność umożliwia także ograniczenie wydatków na reklamę i promocję produktów bądź usług, które są niezbędne, jeśli chcemy pozyskać nowych kontrahentów. Nie trzeba także przygotowywać ciągle nowych ofert i zabiegać o spotkania z potencjalnymi partnerami, które nie zawsze zakończą się podpisaniem umowy.

Dbałość o relacje ze stałymi klientami jest więc bardzo ważna, gdyż pozwala skupić się na podnoszeniu jakości obsługi i poszerzaniu zakresu kooperacji. Zdarza się jednak, że u stałego partnera pojawia się „wąskie gardło finansowe” i przestaje on płacić. 

Przykład: pan Krzysztof od dwóch lat współpracuje z firmą pana Tomasza, który regularnie kupuje u niego środki czystości do swojego zakładu produkcyjnego. Dwa miesiące temu pan Tomasz powinien zapłacić dużą kwotę za kolejną partię towaru, ale tym razem gotówka nie wpłynęła na konto. Pan Krzysztof chciałby odzyskać pieniądze, bo są mu potrzebne na bieżącą działalność, ale nie chce „drażnić lwa”. Woli nie upominać się o należność, ani tym bardziej zlecać windykacji klienta. Uważa, że to uniemożliwi dalszą współpracę. Co więcej, o tym, że stały kontrahent nie zapłacił, dowiedział się po upływie 1,5 miesiąca od terminu zapłaty widniejącego na fakturze. Prawdopodobnie jest jednym z przedsiębiorców, którzy nie kontrolują na bieżąco płatności od partnerów.

Tymczasem stan konta jest kluczową kwestią, pozwalającą na realne oszacowanie możliwości firmy w planowaniu przyjęcia nowych zleceń oraz wywiązania się ze zobowiązań wobec partnerów biznesowych. Gospodarka to obieg zamknięty, gdzie jedna duża niezapłacona faktura może zablokować kolejne faktury, a w efekcie sparaliżować działanie wielu podmiotów.

Czy windykacja klienta ma wpływ na relacje?

Czy zatem pan Krzysztof powinien zlecić windykację klienta biznesowego profesjonalnej firmie? Czy nie odstraszy to pana Tomasza od dalszej współpracy? Może przecież odebrać to jako afront. Obrazi się i nie dość, że nie odda pieniędzy, to już nigdy nic nie kupi u pana Krzysztofa.

To mit. Odzyskiwanie należności prowadzone przez firmę windykacyjną skupia się bowiem na tym, aby nie tylko wyegzekwować zapłatę, ale przede wszystkim utrzymać dobre relacje pomiędzy klientami i przywrócić kooperację. Wyspecjalizowani negocjatorzy mają dobrą orientację w poszczególnych branżach gospodarki i operują technikami, dzięki którym nie tylko potrafią szybko odzyskać należności, ale tak poprowadzić rozmowy, że nie zaburzy to kontaktów pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem. 

Samodzielne dochodzenie zapłaty jest niekomfortowe, powoduje stres i wymaga znajomości prawa oraz metod negocjacyjnych. Firma windykacyjna ma te kompetencje i wie, jak polubownie doprowadzić do spłaty zadłużenia, a przy tym nie zepsuć kontaktów pomiędzy partnerami biznesowymi. Dzięki temu pan Krzysztof może skupić się na rozwoju swojego biznesu. A w przyszłości, po spłacie zaległości, kontynuować współpracę biznesową z panem Tomaszem na uczciwych zasadach.

Mikroprzedsiębiorstwa i małe firmy nie odkładają pieniędzy, aby tworzyć rezerwy finansowe na czarną godzinę, bo zwyczajnie ich na to nie stać. Ze względu na skalę działalności, przeznaczają środki na bieżące funkcjonowanie. Dlatego tak ważny jest dla nich regularny dopływ gotówki. 

Pięć wskazówek jak utrzymać dobre relacje mimo windykacji

1. Zleć windykację klienta biznesowego profesjonalnej firmie, która się w tym specjalizuje. Oszczędzisz czas i emocje. 
2. Poinformuj o tym kontrahenta i podkreśl, że zależy Ci na uzyskaniu zapłaty i kontynuowaniu współpracy. 
3. Podczas kontaktu z partnerem podkreśl, że profesjonalni negocjatorzy zapewnią poprawność procesu odzyskania należności, bo mają odpowiednie kompetencje i potrafią dostosować plan spłaty zaległości do sytuacji finansowej dłużnika. 
4. Nie czekaj z przekazaniem faktur do windykacji. Im szybciej się na to zdecydujesz, tym prędzej odzyskasz pieniądze.
5. Utrzymaj konsekwencję w działaniu - kiedy zapowiadasz kroki zmierzające do wyegzekwowania pieniędzy, zrealizuj je. To sygnał dla kontrahenta, że poważnie i odpowiedzialnie podchodzisz do zapłaty za swoją pracę, a także dbasz o kondycję finansową swojej firmy.

¹ Badanie „Audyt windykacyjny” zostało przeprowadzone przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w I kwartale 2022 r. metodą CAWI na 422 firmach - podmiotach gospodarczych wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.

² Badanie „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji” zrealizował Instytut Mands na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w II kwartale 2021 r. na reprezentatywnej grupie 300 małych i średnich firm, które w ostatnich 2 latach korzystały z zewnętrznej windykacji.