Na czym polega samodzielne odzyskiwanie długów vs profesjonalna windykacja?
Klient nie zapłacił za kupiony u Ciebie towar lub usługę? Chcesz samodzielnie odzyskać dług, ale nie wiesz, czy potrafisz go wyegzekwować? Może lepiej powierzyć to profesjonalnej firmie windykacyjnej? Dowiedz się, jak skutecznie odzyskiwać długi, nie angażując się bezpośrednio w ten proces.
Kiedy rozpocząć odzyskiwanie długów?
Kiedy pieniądze ze sprzedaży nie wpływają na firmowe konto, denerwujesz się i musisz rozstrzygnąć dylemat: czekać, aż gotówka trafi na rachunek, czy ponaglić kontrahenta? Łatwo powiedzieć „ponaglić”, ale kiedy już musisz to zrobić, włącza się blokada. Jak rozmawiać z partnerem, z którym współpracujesz od dawna, aby go nie urazić? Jak negocjować z nowym obiecującym klientem, który odebrał towar, ale nie zapłacił. Co zatem zrobić, by kontrahenta zdyscyplinować, lecz nie stracić?
W zarządzaniu finansami obowiązuje ważna zasada: im szybciej zajmiesz się odzyskaniem długów od firmy, tym większa szansa na ich wyegzekwowanie. Pamiętaj, że to należność za Twoją pracę, więc należy Ci się uczciwa zapłata. Im krótszy czas upłynął od terminu na fakturze, tym ściągnięcie długu jest bardziej realne. Każdy następny miesiąc czekania zmniejsza prawdopodobieństwo jego odzyskania, bo u niesolidnego kontrahenta zapewne piętrzą się kolejne niezapłacone faktury.
Według badania „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach”1, przeprowadzonego w I kwartale 2023 roku na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso, 4 na 10 badanych firm z sektora MŚP ocenia opóźnione płatności jako poważny problem. Z tego 16 proc. uważa go za bardzo duży. Regulowanie zobowiązań z poślizgiem jest dotkliwe szczególnie dla branży budowlanej i handlowej.
Wstrzymywanie zapłaty jest nieetyczne, bo blokuje płynność finansową innych firm. W efekcie one same mogą stać się dłużnikami, którzy nie zapłacą innym przedsiębiorcom, gdyż nie będą miały z czego. Tak właśnie powstają zatory płatnicze w polskiej gospodarce. Tymczasem jak wskazałam wcześniej, szybka reakcja pozwala na zdyscyplinowanie partnera do uregulowania faktury. Nie warto więc zwlekać z podjęciem kroków zmierzających do ściągnięcia długów.
Czy warto zdecydować się na samodzielne ściąganie długu?
Samodzielna windykacja to odzyskiwanie długów od kontrahentów poprzez działania, które podejmujesz na własną rękę, bez udziału zewnętrznej firmy. Jest to powszechna praktyka wśród MŚP oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Najczęściej nie przynosi jednak oczekiwanych efektów, gdyż odzyskiwanie długu spada na barki pracowników, którzy na co dzień zajmują się innymi zadaniami i niekoniecznie mają w tym doświadczenie. W związku z tym brakuje im czasu, narzędzi i kompetencji do prowadzenia takich działań. Nie znają technik negocjacyjnych oraz przepisów prawnych, które są bardzo ważne w skutecznym odzyskiwaniu długów. Dodatkowo wymaga to oderwania się od własnych obowiązków służbowych.
Taki sposób działania obrazuje przykład hurtowni elektrycznej, zatrudniającej 15 osób, która prowadzi windykację na własną rękę. Jest w to zaangażowany handlowiec i księgowa. Handlowiec jeździ do dłużników, aby upominać się o zapłatę w imieniu właściciela. W ciągu miesiąca są to dwie takie wizyty. Z kolei księgowa dzwoni i wysyła wezwania do zapłaty. Zazwyczaj improwizuje, bo windykowanie nie należy do zakresu jej obowiązków. Nie ma więc wiedzy o tym, jak prowadzić takie działania. Klienci są tego świadomi, więc ignorują jej monity, kwestionują poprawność dokumentów lub wskazują braki, aby odwlec zapłatę. Ściągając długi samodzielnie pracownicy nie zajmują się swoimi podstawowymi obowiązkami. Handlowiec nie pozyskuje nowych umów i nie rozwija współpracy z dotychczasowymi klientami. Księgowa ma zaległości w wykonywaniu bieżących zadań - rozliczaniu faktur i prowadzeniu rachunkowości. Efektywność takich działań jest niska, a dodatkowo dla pracowników oznacza dyskomfort i stres. Nie pomaga to także w utrzymaniu dobrych relacji z kontrahentami.
Dlaczego windykacja z firmą windykacyjną się opłaca?
Windykacja zlecona profesjonalnej firmie, która specjalizuje się w odzyskiwaniu długów, odciąży Cię w tym zadaniu. Ściągnięcie należności możesz zlecić szybko i prosto. Wystarczy, że skorzystasz z opcji windykacji online w swoim systemie księgowym lub ERP. Po zleceniu sprawy do windykacji trafia ona pod opiekę negocjatorów, którzy dbają o to, aby ich działania nie zaburzyły Twoich kontaktów z kontrahentem.
Przekazując przeterminowane faktury do windykacji, zyskujesz czas, bo nie musisz samodzielnie przypominać kontrahentowi o zaległościach. W czasie gdy firma windykacyjna prowadzi Twoją sprawę, Ty rozwijasz swój biznes.
Profesjonalne ściąganie długów wymaga odpowiednich umiejętności i konsekwencji w działaniu, a wyspecjalizowani negocjatorzy doskonale wiedzą, jak prowadzić tego typu rozmowy z przedsiębiorcami z różnych branż. Windykacja polubowna prowadzona przez zewnętrzną firmę skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika do szybkiej spłaty zobowiązania lub zaproponowanie takiego rozwiązania, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty należności w ratach. Negocjatorzy stosują zróżnicowane rozwiązania, jak telefoniczne mediacje dotyczące spłaty zadłużenia, wysyłka maili i SMS-ów z przypomnieniem o płatności czy pozyskiwanie dodatkowych informacji o kontrahencie. Dyscyplinują też do spłaty poprzez wpisanie niesolidnego kontrahenta do Krajowego Rejestru Długów, gdzie można upubliczniać dane dłużników.
Samodzielne odzyskiwanie długów a profesjonalna windykacja – różnice
Ściąganie długów na własną rękę pochłania dużo czasu i energii, wymaga od pracowników angażowania się w działania, które są dla nich obce, i w rezultacie nie przynosi oczekiwanych efektów.
Badanie „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji”2, zrealizowane na zlecenie Kaczmarski Inkasso w 2021 roku pokazało, że:
- aż 1/3 firm zlecających windykację zewnętrznym firmom zaobserwowała, iż dzięki temu zwiększyła się liczba faktur, które partnerzy biznesowi zaczęli opłacać w terminie,
- przedsiębiorstwa korzystające z profesjonalnych usług windykacyjnych są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie podchodzące do zapłaty za swoją pracę. Wskazało tak 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw.
Profesjonalne negocjacje firmy windykacyjnej z Twoim partnerem biznesowym mają na celu utrzymanie dobrych i sprawiedliwych relacji. Ty możesz rozwijać firmę i skupić się na pozyskaniu klientów oraz wprowadzaniu w życie nowych pomysłów, a mediatorzy zadbają o to, aby pieniądze za sprzedane towary bądź zrealizowane usługi trafiły na Twoje konto.
1 https://kaczmarski.pl/strefa-wiedzy/przedsiebiorcy-usprawiedliwiaja-sie-kryzysem-i-nie-placa-kontrahentom
2 https://kaczmarski.pl/getattachment/2c1477be-b793-4dd4-add8-4d7927f347da
Polecamy
- Na czym polega windykacja wierzytelności? Jak skutecznie wyegzekwować dług?czas czytania7minuty21.12.2022Przeczytaj tekst i dowiedz się, jak skutecznie wyegzekwować dług.
- Mediacja i facylitacja, czyli zanim udasz się do sąduczas czytania5minuty05.12.2022Konkurencja, zmieniające się otoczenie, nieporozumienia — okazji do różnego konfliktów nie brakuje. Z pomocą przychodzi mediacja i facylitacja.
- Ugoda sądowa i pozasądowa – wiesz o nich wszystko?czas czytania5minuty06.12.2022Jedną z dróg umożliwiających uniknięcie długiego procesu jest zawarcie ugody. Przepisy prawa wyodrębniają ugodę sądową i pozasądową. Co je odróżnia i dlaczego warto się nimi zainteresować? Podpowiadamy!