Na czym polega windykacja wierzytelności? Jak skutecznie wyegzekwować dług?

Twój kontrahent kolejny raz nie zapłacił za wystawione przez Ciebie faktury? Czas płynie, należności rosną, więc może pora rozpocząć proces windykacji wierzytelności? Przeczytaj tekst i dowiedz się, jak skutecznie wyegzekwować dług.

Czym jest i na czym polega windykacja wierzytelności?

Dawniej windykacja oznaczała dochodzenie roszczeń, obronę konieczną, a nawet zemstę. Obecnie to proces, którego celem jest odzyskanie od dłużnika należności, przy użyciu różnych metod i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rodzaje windykacji

Główny podział windykacji to rozróżnienie na: polubowną (miękką) i sądową (twardą).

Windykacja polubowna (miękka) – jak sama nazwa wskazuje – polega na bezkonfliktowym rozwiązaniu sprawy poprzez porozumienie się dwóch stron sporu. Podstawą powinny być dialog i chęć współpracy. Najczęściej windykacja miękka rozpoczyna się od przypominania dłużnikowi o zaległych opłatach. Może to zrobić sam wierzyciel (bezpośrednio lub poprzez pośredników) lub wyspecjalizowana firma windykacyjna działająca w jego imieniu.

W dobie internetu metodą windykacji miękkiej jest także rozpowszechnienie opinii o dłużniku w sieci. Negatywne komentarze na temat firmy mogą zrujnować jej reputację i wpłynąć na decyzje zakupowe potencjalnych klientów.

Najpopularniejsze metody miękkiej windykacji to:

• wysyłanie wezwań do zapłaty (list, e-mail, SMS),
• kontakt telefoniczny i rozmowa, w której przekazuje się dłużnikowi informację o wezwaniu do zapłaty i ewentualnych konsekwencjach, jeśli nie ureguluje on długu,
• próba nawiązania kontaktu bezpośredniego, np. w siedzibie firmy dłużnika,
• negocjacje (np. gdy dłużnik chce rozłożyć spłatę zobowiązań na raty).

Windykacja polubowna jest najkorzystniejszą opcją dla obu stron. Wierzycielowi pozwala odzyskać pieniądze na drodze porozumienia, bez wchodzenia na drogę sądową, co wiązałoby się też z dodatkowymi opłatami. Z kolei dłużnik może wynegocjować np. spłatę długu w ratach lub odroczenie odsetek.

Jeśli jednak ani rozmowy, ani wezwania do zapłaty nie są skuteczne, warto powiadomić dłużnika o planowaniu zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów (KRD). To baza z danymi podmiotów, zalegających z płatnościami – nie tylko kontrahentów, ale też np. osób, które nie płacą rat kredytów lub alimentów.

Drugi rodzaj windykacji to windykacja sądowa (twarda). Jeśli metodami windykacji miękkiej nie udało się odzyskać pieniędzy, orzeczeniem sądu sprawa może się zakończyć prawomocnym nakazem zapłaty i rozpoczęciem procedury windykacji komorniczej, a także wpisaniem podmiotu lub osoby do KRD. W tym rodzaju windykacji konieczne jest poniesienie kosztów sądowych.

Skuteczna windykacja – gdzie uzyskać wsparcie?

Firmy zajmujące się windykacją mają doświadczenie, wykwalifikowany zespół prawników, mediatorów czy negocjatorów, więc często są w stanie szybko i skutecznie przeprowadzić windykację. Powierzenie odzyskania należności firmie jest także dla Ciebie bardzo wygodną opcją, bo zwalnia Cię z konieczności pełnego angażowania się w cały proces.

Jak działają tego rodzaju firmy? Pierwszym etapem jest research, rozeznanie m.in. w kwestii tego, na ile dłużnik jest wypłacalny i jakie jest prawdopodobieństwo odzyskania należności. Następnie, po podpisaniu umowy, windykatorzy kontaktują się z dłużnikiem i starają się z nim wynegocjować warunki spłaty. Jeśli nie dojdzie do porozumienia, sprawę zgłasza się do sądu. Firma w Twoim imieniu uczestniczy w procesie, a jeśli zostanie wszczęte postępowanie komornicze, to również je nadzoruje.

Zlecenie windykacji firmie jest usługą wygodną, ale wiąże się z kosztami. Zazwyczaj firmy pobierają wynagrodzenie w formie prowizji od odzyskanej kwoty.

Prawa i obowiązki windykatora – co należy wiedzieć?

Windykator jest reprezentantem wierzyciela i działa w jego interesie – ma odzyskać wierzytelności wszystkimi możliwymi, legalnymi sposobami. Musi przestrzegać prawa, nie może więc zastraszać dłużników albo przymuszać ich do konkretnych czynności. W odróżnieniu od komornika nie ma może zająć majątku dłużnika. Może jednak uczestniczyć w sądowym procesie odzyskiwania należności i nadzorować postępowanie komornicze.

Przedawnienie faktur – uwaga na zmianę przepisów!

Przepisy dotyczące przedawnionych roszczeń opisane są w Kodeksie Cywilnym i określają terminy w zależności od rodzaju zawartej umowy. Co do zasady roszczenia ulegają przedawnieniu po 6 latach, a roszczenia o świadczenia okresowe i te związane z prowadzeniem działalności gospodarczej po trzech latach – chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Okres przedawnienia roszczenia rozpoczyna się z dniem, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli w dniu, w którym upłynął termin płatności.

Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z nowelizacją Kodeksu cywilnego 31 grudnia 2022 r. przedawnią się faktury umów sprzedaży, umów świadczenia usług i umów o dzieło wystawione w 2020 r. Nie będzie zatem możliwe egzekwowanie przed sądem spłaty długów z tego okresu.