10 praktycznych i uniwersalnych sposobów rozwiązywania problemów w każdej firmie

W każdej firmie, bez względu na jej wielkość i branżę, problemy są nieodłącznym elementem codzienności. Mogą one wynikać z różnych przyczyn: od wewnętrznych konfliktów, nieporozumień z dostawcami i partnerami, zmiany strategiczne czy rynkowe. Kluczowym elementem skutecznego funkcjonowania każdej organizacji jest ich wczesne rozpoznanie i sprawne rozwiązanie. Jak do tego podejść? W poniższym artykule przedstawię najbardziej praktyczne i uniwersalne sposoby, które mogą być stosowane w każdej firmie na różnych etapach. Poznasz 10 technik, które ostatecznie pomogą zniwelować daną przeszkodę lub jej uniknąć w sposób jak najbardziej efektywny i profesjonalny.

Rozwiązywanie problemów jako kompetencja przyszłości

Do 2025 roku aż 50% pracowników będzie musiało posiąść nowe kompetencje, aby nadążyć za rosnącym tempem zmian technologicznych i automatyzacji. Jako przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni jesteś na pierwszej linii tych zmian. Umiejętności takie jak analityczne myślenie, kreatywność i innowacyjność to klucze do skutecznego rozwiązywania problemów. Te zdolności pozwolą Ci nie tylko reagować na bieżące wyzwania, ale również przewidywać przyszłe i sprawnie znajdować ich rozwiązania.

Być może zastanawiasz się, jak rozwijać te umiejętności w swojej firmie. Na początek dobrze jest skupić się na poznaniu skutecznych metod rozwiązywania problemów. Warto jednak pamiętać, że znajomość dobrych praktyk powinna być wspierana kulturą ciągłego uczenia się i adaptacji w organizacji. Poprzez zachęcanie swojego zespołu do myślenia poza utartymi schematami i eksplorowania nowych rozwiązań wspierasz rozwój kompetencji przyszłości w firmie.

Twoja zdolność do przewodzenia zmianom, radzenie sobie z niespodziewanymi wyzwaniami oraz skuteczne zarządzanie kryzysami prowadzi firmę do stabilności i sukcesu. 

Metody rozwiązywania problemów

1. Analiza przyczyn problemu (Root Cause Analysis)

Pierwszym krokiem i podstawowym elementem w procesie rozwiązywania każdego problemu jest zrozumienie jego źródła. Metoda ta, znana jako analiza przyczyn, pozwala na dokładne zidentyfikowanie, jak powstała przeszkoda. Może obejmować analizę procesów, wywiady z pracownikami, a nawet korzystanie z narzędzi takich jak diagram Ishikawy (diagram ryby). Dzięki temu firma może uniknąć powierzchownych rozwiązań i skupić się na eliminacji prawdziwych przyczyn. Korzystanie z tej metody pozwala nie tylko na szybsze i bardziej efektywne rozwiązywanie bieżących problemów, ale również zapobiega ich ponownemu pojawieniu się w przyszłości, co prowadzi do znacznych oszczędności czasu i kosztów. 

2. Technika 5 Why

Technika 5 Why polega na zadawaniu pytania "dlaczego?" aż do momentu, gdy osiągnie się rdzeń problemu. Zazwyczaj wystarczy pięć pytań, aby dojść do sedna sprawy. Ta prosta, ale bardzo skuteczna metoda jest niezwykle pomocna w identyfikacji podstawowych przyczyn różnych wyzwań , szczególnie tych, które wydają się złożone i trudne do rozwiązania na pierwszy rzut oka. Elastyczność w zadawaniu dodatkowych pytań oraz otwartość na różnorodne odpowiedzi może prowadzić do rozszerzenia analizy na bardziej skomplikowane drzewo problemów z wieloma zagadnieniami. W praktyce biznesowej ta technika może przynieść duże korzyści poprzez identyfikację prostych zmian, które mają potencjał do znaczącej poprawy procesów.

 3. Model SMART

Ustalanie celów według modelu SMART (Specific-Measurable-Achievable-Relevant-Time-bound) pomaga w precyzyjnym określeniu, co firma chce osiągnąć w procesie rozwiązywania problemów. Dzięki temu cele są jasno określone, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone w czasie. Taki sposób formułowania celów zwiększa szanse na ich realizację i pozwala na skuteczne monitorowanie postępów.

4. Cykl Deminga (PDCA)

Cykl Deminga, znany również jako cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act), to systematyczny proces doskonalenia, który może być stosowany również do rozwiązywania problemów. Składa się on z czterech kroków: planowania (Plan), wdrażania (Do), sprawdzania (Check) i działania (Act). Regularne stosowanie cyklu PDCA pomaga firmom w ciągłym doskonaleniu swoich procesów i skutecznym rozwiązywaniu problemów.  Dodatkowo kluczowym aspektem jest to, że PDCA promuje kulturę ciągłej poprawy i uczenia się na błędach. Firmy, które wykorzystują cykl PDCA, stają się tym samym bardziej elastycznymi i dostosowanymi do wymogów współczesnego rynku. 

5. Delegowanie zadań

Efektywne delegowanie zadań pozwala na lepsze zarządzanie zasobami firmy i szybsze rozwiązywanie problemów. Delegowanie nie tylko odciąża managerów, ale także motywuje pracowników i rozwija ich umiejętności. Kluczowym elementem jest jasne określenie oczekiwań, dostarczenie niezbędnych zasobów oraz monitorowanie postępów, aby zapewnić, że zadania są wykonywane zgodnie z wcześniej ustalonymi założeniami. 

6. Szkolenia i rozwój pracowników

Inwestowanie w szkolenia i rozwój pracowników to jedna z najlepszych strategii zapobiegania problemom w firmie. Wykwalifikowany zespół jest lepiej przygotowany do radzenia sobie z trudnościami oraz jest bardziej zaangażowany w działalność firmy. Raport ManpowerGroup wskazuje, że aż 25% pracodawców doświadcza trudności w znalezieniu osób, które skutecznie radzą sobie z rozwiązywaniem problemów. Regularne szkolenia, warsztaty i programy rozwojowe pomagają pracownikom w budowaniu tych kompetencji, co przekłada się na ich efektywność. 

7. Burza mózgów (Brainstorming)

Burza mózgów to technika, która pozwala na wygenerowanie wielu pomysłów w krótkim czasie. W trakcie sesji zespół pracowników może swobodnie dzielić się swoimi pomysłami na rozwiązanie problemu. Ważne jest, aby podczas burzy mózgów panowała atmosfera otwartości i akceptacji, co sprzyja kreatywności i pozwala na pojawienie się innowacyjnych rozwiązań. Po zakończeniu sesji pomysły są oceniane i wybierane te, które wydają się najbardziej obiecujące.

8. Feedback Loop (Pętla informacji zwrotnej)

Regularne zbieranie informacji zwrotnej od pracowników, klientów, partnerów, pozwala na szybsze wykrywanie problemów i reagowanie na nie. Pętla informacji zwrotnej może obejmować różne formy komunikacji, takie jak ankiety, spotkania czy systemy zgłaszania nieprawidłowości. Ważne jest, aby aktywnie słuchać, co pozwala na bieżące korygowanie działań i unikanie większych problemów w przyszłości.

Możesz zorganizować efektywne zbieranie informacji zwrotnej, wprowadzając regularne, planowane sesje z pracownikami i kluczowymi klientami, aby dyskutować o ich doświadczeniach i otrzymać bezpośrednie opinie. Rozważ także wdrożenie cyfrowych narzędzi do gromadzenia danych, które umożliwiają anonimowe i systematyczne zbieranie opinii. To ułatwi monitorowanie i analizowanie feedbacku w czasie rzeczywistym, co zwiększy Twoją zdolność do szybkiego dostosowywania swojej strategii biznesowej. 

9. Monitorowanie i analiza danych

Stałe monitorowanie kluczowych wskaźników i analizowanie danych wspierają szybkie wykrywanie nieprawidłowości i podejmowanie odpowiednich działań. Narzędzia do analizy danych, takie jak systemy BI (Business Intelligence), umożliwiają firmom śledzenie różnych aspektów działalności w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwe jest proaktywne zarządzanie problemami i minimalizowanie ich wpływu na działalność firmy.

10. Budowanie kultury otwartości

Kultura otwartości i przejrzystości w firmie pozwala łatwiej dostrzec, a co za tym idzie szybciej rozwiązać problem zanim jego skala się powiększy. Kiedy pracownicy czują się swobodnie w zgłaszaniu trudności i proponowaniu rozwiązań, firma może lepiej reagować na wyzwania. Tworzenie takiej kultury wymaga świadomego działania ze strony kadry zarządzającej, w tym promowania otwartej komunikacji, wspierania inicjatyw pracowników i doceniania ich wkładu.

Jak rozwiązywać problemy?

Oczywiście powyższe to tylko część z dostępnych możliwości. Skuteczne zarządzanie ryzykiem, koncepcja Kaizen, mapowanie procesów, technika SCAMPER – można tak wymieniać bez końca. Czy musisz dokładnie znać je wszystkie, żeby skutecznie rozwiązywać problemy? Nie. Pamiętaj jednak, że możesz łączyć elementy różnych metod rozwiązywania problemów, aby osiągać zamierzone efekty szybciej. Na przykład, rozpoczynając od szczegółowej analizy przyczyn, można zidentyfikować główny czynnik wywołujący kłopot, a następnie, poprzez serię pytań „dlaczego”, głębiej zrozumieć kontekst i powiązania przyczynowe, co pozwoli na bardziej skuteczne i długotrwałe rozwiązania. Takie zintegrowane podejście nie tylko zapewnia klarowność problemu, ale także otwiera drzwi do bardziej strategicznego i przemyślanego procesu jego rozwiązywania.

Jak widzisz, skuteczne rozwiązywanie problemów w Twojej firmie to klucz do jej stabilności i wzrostu. Dzięki przedstawionym sposobom organizacje mogą nie tylko lepiej radzić sobie z bieżącymi wyzwaniami, ale także zapobiegać przyszłym trudnościom. Pamiętaj, że każda sytuacja jest unikalna, więc zachęcam Cię do adaptacji i modyfikacji przedstawionych metod, aby pasowały one jak najlepiej do Twojego biznesu i specyficznych okoliczności. Nie bój się eksperymentować i integrować różne podejścia, aby znaleźć najbardziej skuteczną technikę rozwiązywania problemów.

Źródła: 

https://www.manpower.pl/pl/publikacje/blogs/2024/01/11/raport-manpowergroup-niedobor-talentow-2024

https://www.ey.com/pl_pl/workforce/kompetencje-przyszlosci 

AUTOR: Maciej Stańczyk – Customer Success Team Manager w Worksmile. Moją misją jest wspierać naszych Klientów, dostarczając im HR-techowe rozwiązania przynoszące realną korzyść pracownikom i ich pracodawcom. Przez ostatnie 15 lat zdobywałem swoje doświadczenie w sprzedaży, prowadząc szkolenia, tworząc i realizując przeróżne projekty od małych polskich firm, po globalne brandy. Entuzjasta nowych technologii. Stale rozwijam się jako Manager, aktywnie słuchając, wspierając, analizując, pivotując.