Jak precyzować problem? 3 najskuteczniejsze metody

Rozwiązujesz problemy na co dzień, ale czujesz, że brakuje Ci precyzyjnych metod? Dowiedz się, jak techniki: 5 Why, przeramowanie oraz mapowanie na osi Jak? Po co? mogą odmienić Twoje podejście. Z naszym artykułem dowiesz się, jak skutecznie identyfikować i eliminować źródła problemów, zwiększając efektywność działań.

Zacznij od sprecyzowania problemu

Przedsiębiorstwa, które borykają się np. z niską produktywnością, zanim wprowadzą jakiekolwiek działania naprawcze, powinny dokładnie określić, co jest ich przyczyną. Czy jest to zbyt niska motywacja pracowników, niedostateczne zasoby czy może niejasne procedury? Każda z tych przyczyn wymaga analizy i innego podejścia. 

Zdefiniowanie problemu umożliwia zrozumienie, jak różne czynniki wpływają na sytuację i jak można je najlepiej adresować. Pomaga to również w uniknięciu działań opartych na przypuszczeniach, które mogą być mylne i prowadzić do jeszcze większych komplikacji.

Po co precyzować problem?

Precyzowanie problemu jest niezbędne z kilku kluczowych powodów: 

• Dobrze nakreślony problem umożliwia opracowanie konkretnych i trafnych rozwiązań, które rzeczywiście eliminują przyczynę, a nie tylko jego objawy. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której to wyzwanie powraca, ponieważ jego źródło nie zostało odpowiednio zaadresowane.
• Jasno określony problem pozwala na skoncentrowanie wysiłków i zasobów na działaniach, które przyniosą wymierne rezultaty. Zmniejsza to ryzyko marnotrawstwa środków na aktywności, które nie rozwiązują jego rzeczywistych przyczyn.
• Gdy takie wyzwanie jest precyzyjnie zdefiniowane, łatwiej jest je przedyskutować wśród członków zespołu. To z kolei ułatwia zrozumienie, współpracę, generowanie pomysłów i podejmowanie wspólnych działań naprawczych.
• Znajomość problemu i jego wpływu na organizację może zwiększyć zaangażowanie pracowników w procesie jego rozwiązywania. Dzięki temu wiedzą, dlaczego podejmowane są określone działania i jakie korzyści przyniosą.

Metoda 5 Why (5 razy Dlaczego) 

Metoda 5 Why to jedna z najbardziej popularnych technik analizy przyczynowo-skutkowej, która pozwala na identyfikowanie źródła występowania problemów. Pierwszy raz zastosował ją Sakichi Toyoda w korporacji Toyota i do dziś jest szeroko wykorzystywana w różnych branżach.

Technika ta opiera się na wielokrotnym zadawaniu pytania „dlaczego” w odpowiedzi na każdy stwierdzony problem, aż do uzyskania informacji, która wskazuje na jego pierwotną przyczynę (jest to tzw. metoda iteracyjna). Oczywiście liczba 5 pytań jest umowna i może się różnić w zależności od złożoności problemu. Ale co ważne, odpowiedzi powinny być oparte na faktach i danych, a nie na przypuszczeniach czy opiniach. 

Co musisz zrobić, czyli metoda 5 Why w praktyce.

• Zbierz interdyscyplinarny zespół, który ma różne punkty widzenia na problem.
• Dokładnie opisz problem i jego kontekst.
• Powtarzaj pytanie „dlaczego?” - aż do znalezienia przyczyny źródłowej.
• Na podstawie zidentyfikowanych przyczyn zaplanuj działania naprawcze.

Metoda przeramowania (re-framing)

Przeramowanie to technika, która pozwala na zmianę postrzegania problemu poprzez zmianę jego kontekstu lub interpretacji. Jest szeroko stosowana w psychologii i w programowaniu neurolingwistycznym (NLP) jako sposób na modyfikowanie reakcji na określone sytuacje lub problemy. W tej metodzie są wykorzystywane dwie techniki:

Metoda mapowania na osi Jak? Po co?

Mapowanie na osi Jak? Po co? to technika, która pomaga zrozumieć różne aspekty problemu poprzez analizę zarówno pod kątem sposobu realizacji (jak?), a także celów, jakie ma osiągnąć (po co?).

Przykład wykorzystania mapowania na osi Jak? I Po co?:
Firma boryka się z problemem narastającej liczby odchodzących użytkowników aplikacji mobilnej przez co traci udział w rynku:

W powyższym przypadku mapowanie na osi Jak? Po co? pozwala na całościowe spojrzenie na problem. Identyfikuje zarówno procesy, które można usprawnić, jak i cele, które te procesy mają wspierać.

Którą z metod wybrać?

Wybór odpowiedniej metody precyzowania problemu zależy od jego specyfiki oraz kontekstu, w którym występuje.

• Metoda 5 Why

Jest idealna, gdy problem jest jasno określony i wymaga głębokiej analizy jego przyczyny. Sprawdzi się w sytuacjach, gdy istnieje potrzeba znalezienia jednej głównej przyczyny.

• Metoda przeramowania 

Sprawdza się, gdy problem polega na sposobie postrzegania sytuacji. Pomaga zmienić kontekst lub znaczenie problemu, co może być przydatne w przypadku wyzwań związanych z komunikacją lub relacjami.

• Metoda mapowania na osi Jak? Po co?

Jest skuteczna, gdy chcesz zrozumieć problem w szerszym kontekście, uwzględniając zarówno sposoby działania, jak i cele strategiczne. Pomaga w analizie operacyjnej i strategicznej.

Wybór odpowiedniej metody powinno poprzedzić dokładne zrozumienie istoty problemu. Często okazuje się, że najlepszym podejściem będzie połączenie kilku różnych.

Dlatego zachęcam - eksperymentuj, testuj i odkrywaj, jak powyższe techniki precyzują problemy. Dzięki nim będziesz mieć też szansę na znalezienie rozwiązań, a w efekcie osiągniesz cele biznesowe i wprowadzisz zmiany w swojej firmie.