Jak precyzować problem? 3 najskuteczniejsze metody

8 min

przedsiębiorca patrzy się na zapisaną tablicę i zastanawia się nad rozwiązaniem problemu

Rozwiązujesz problemy na co dzień, ale czujesz, że brakuje Ci precyzyjnych metod? Dowiedz się, jak techniki: 5 Why, przeramowanie oraz mapowanie na osi Jak? Po co? mogą odmienić Twoje podejście. Z naszym artykułem dowiesz się, jak skutecznie identyfikować i eliminować źródła problemów, zwiększając efektywność działań.

Zacznij od sprecyzowania problemu

Precyzowanie problemów jest kluczowym krokiem w procesie ich rozwiązywania. To etap, który pozwala zrozumieć, co jest przyczyną danego wyzwania, jakie są jego objawy oraz jakie konsekwencje przynosi. Bez dokładnego zdefiniowania problemu, wszelkie podejmowane działania mogą być nietrafione i prowadzić do nieefektywności a w efekcie strat. 

Przedsiębiorstwa, które borykają się np. z niską produktywnością, zanim wprowadzą jakiekolwiek działania naprawcze, powinny dokładnie określić, co jest ich przyczyną. Czy jest to zbyt niska motywacja pracowników, niedostateczne zasoby czy może niejasne procedury? Każda z tych przyczyn wymaga analizy i innego podejścia. 

Zdefiniowanie problemu umożliwia zrozumienie, jak różne czynniki wpływają na sytuację i jak można je najlepiej adresować. Pomaga to również w uniknięciu działań opartych na przypuszczeniach, które mogą być mylne i prowadzić do jeszcze większych komplikacji.

Po co precyzować problem?

Precyzowanie problemu jest niezbędne z kilku kluczowych powodów: 

  • Dobrze nakreślony problem umożliwia opracowanie konkretnych i trafnych rozwiązań, które rzeczywiście eliminują przyczynę, a nie tylko jego objawy. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której to wyzwanie powraca, ponieważ jego źródło nie zostało odpowiednio zaadresowane.
  • Jasno określony problem pozwala na skoncentrowanie wysiłków i zasobów na działaniach, które przyniosą wymierne rezultaty. Zmniejsza to ryzyko marnotrawstwa środków na aktywności, które nie rozwiązują jego rzeczywistych przyczyn.
  • Gdy takie wyzwanie jest precyzyjnie zdefiniowane, łatwiej jest je przedyskutować wśród członków zespołu. To z kolei ułatwia zrozumienie, współpracę, generowanie pomysłów i podejmowanie wspólnych działań naprawczych.
  • Znajomość problemu i jego wpływu na organizację może zwiększyć zaangażowanie pracowników w procesie jego rozwiązywania. Dzięki temu wiedzą, dlaczego podejmowane są określone działania i jakie korzyści przyniosą.

Metoda 5 Why (5 razy Dlaczego) 

Metoda 5 Why to jedna z najbardziej popularnych technik analizy przyczynowo-skutkowej, która pozwala na identyfikowanie źródła występowania problemów. Pierwszy raz zastosował ją Sakichi Toyoda w korporacji Toyota i do dziś jest szeroko wykorzystywana w różnych branżach.

Technika ta opiera się na wielokrotnym zadawaniu pytania dlaczego” w odpowiedzi na każdy stwierdzony problem, aż do uzyskania informacji, która wskazuje na jego pierwotną przyczynę (jest to tzw. metoda iteracyjna). Oczywiście liczba 5 pytań jest umowna i może się różnić w zależności od złożoności problemu. Ale co ważne, odpowiedzi powinny być oparte na faktach i danych, a nie na przypuszczeniach czy opiniach

schemat metody "5 Why"
 

Co musisz zrobić, czyli metoda 5 Why w praktyce.

  • Zbierz interdyscyplinarny zespół, który ma różne punkty widzenia na problem.
  • Dokładnie opisz problem i jego kontekst.
  • Powtarzaj pytanie „dlaczego?” - aż do znalezienia przyczyny źródłowej.
  • Na podstawie zidentyfikowanych przyczyn zaplanuj działania naprawcze.

Przykład wykorzystania metody 5 Why: klienci zgłaszają, że nowa wersja aplikacji mobilnej często się zawiesza. Poniżej znajdziesz pytania, które warto w tej sytuacji zadać, a także prawdopodobne odpowiedzi.

  1. Dlaczego aplikacja jest niestabilna i się zawiesza? Ponieważ niektóre operacje w aplikacji powodują przeciążenie zasobów serwera.
  2. Dlaczego operacje powodują przeciążenie zasobów serwera? Ponieważ nowo dodana funkcja wyszukiwania uruchamia nieoptymalne zapytania do bazy danych.
  3. Dlaczego funkcja wyszukiwania uruchamia nieoptymalne zapytania do bazy danych? Ponieważ algorytmy wyszukiwania nie zostały zoptymalizowane i testowane pod kątem wydajności w środowisku produkcyjnym.
  4. Dlaczego algorytmy wyszukiwania nie zostały zoptymalizowane i testowane pod kątem wydajności? Ponieważ podczas wdrożenia nowej funkcji nie przeprowadzono pełnych testów wydajnościowych, skupiając się jedynie na testach funkcjonalnych. 
  5. Dlaczego nie przeprowadzono pełnych testów wydajnościowych? Ponieważ harmonogram projektu był napięty, a priorytet nadano szybkiemu wdrożeniu nowej funkcji zamiast kompleksowego testowania. 

Ten przykład pokazuje, jak metoda 5 Why pozwoliła odkryć, że problem niestabilności aplikacji nie wynikał z samej funkcji wyszukiwania, ale z braku zaplanowania odpowiedniego czasu na testy wydajnościowe. W efekcie rozwiązanie umożliwiło zespołowi skuteczne zrozumienie, zidentyfikowanie i naprawienie przyczyny problemu, co zapobiegło trudnościom w przyszłości. 

Metoda przeramowania (re-framing)

Przeramowanie to technika, która pozwala na zmianę postrzegania problemu poprzez zmianę jego kontekstu lub interpretacji. Jest szeroko stosowana w psychologii i w programowaniu neurolingwistycznym (NLP) jako sposób na modyfikowanie reakcji na określone sytuacje lub problemy. W tej metodzie są wykorzystywane dwie techniki:

Technika zmiany znaczenia Technika zmiany kontekstu

Pozwala spojrzeć na tę samą sytuację z innej, bardziej pozytywnej perspektywy.

Przykład wykorzystania techniki zmiany znaczenia:
- gdy firma często aktualizuje aplikację mobilną. Możemy to interpretować jako poprawki błędów w poprzednich wersjach (znaczenie negatywne) lub jako chęć dostarczania nowych funkcji użytkownikom jako pierwsi na rynku (znaczenie pozytywne).

Polega na znalezieniu alternatywnego kontekstu, w którym dane zachowanie lub sytuacja mogą mieć inne znaczenie. 

Przykład wykorzystania techniki zmiany kontekstu:

 - gdy ktoś jest bardzo nieufny, może być trudny we współpracy, ale w innym kontekście, takim jak analiza umów z nowymi kontrahentami, ta cecha może być bardzo przydatna.

Metoda mapowania na osi Jak? Po co?

Mapowanie na osi Jak? Po co? to technika, która pomaga zrozumieć różne aspekty problemu poprzez analizę zarówno pod kątem sposobu realizacji (jak?), a także celów, jakie ma osiągnąć (po co?).

Jak? Po co?
To pytania dotyczące sposobu realizacji działań, procesów, kroków, które muszą być podjęte, aby osiągnąć cel. Skupia się na mechanizmach, procesach i procedurach.  To pytania dotyczące celów, które chcemy osiągnąć. Skupia się na sensie i wartości, jakie mają nasze działania.

 

Przykład wykorzystania mapowania na osi Jak? I Po co?:
Firma boryka się z problemem narastającej liczby odchodzących użytkowników aplikacji mobilnej przez co traci udział w rynku:


przykład metody mapowania na osi "Jak i po co?"

W powyższym przypadku mapowanie na osi Jak? Po co? pozwala na całościowe spojrzenie na problem. Identyfikuje zarówno procesy, które można usprawnić, jak i cele, które te procesy mają wspierać.

Którą z metod wybrać?

Wybór odpowiedniej metody precyzowania problemu zależy od jego specyfiki oraz kontekstu, w którym występuje.

  • Metoda 5 Why

Jest idealna, gdy problem jest jasno określony i wymaga głębokiej analizy jego przyczyny. Sprawdzi się w sytuacjach, gdy istnieje potrzeba znalezienia jednej głównej przyczyny.

  • Metoda przeramowania 

Sprawdza się, gdy problem polega na sposobie postrzegania sytuacji. Pomaga zmienić kontekst lub znaczenie problemu, co może być przydatne w przypadku wyzwań związanych z komunikacją lub relacjami.

  • Metoda mapowania na osi Jak? Po co?

Jest skuteczna, gdy chcesz zrozumieć problem w szerszym kontekście, uwzględniając zarówno sposoby działania, jak i cele strategiczne. Pomaga w analizie operacyjnej i strategicznej.

Wybór odpowiedniej metody powinno poprzedzić dokładne zrozumienie istoty problemu. Często okazuje się, że najlepszym podejściem będzie połączenie kilku różnych.

Dlatego zachęcam - eksperymentuj, testuj i odkrywaj, jak powyższe techniki precyzują problemy. Dzięki nim będziesz mieć też szansę na znalezienie rozwiązań, a w efekcie osiągniesz cele biznesowe i wprowadzisz zmiany w swojej firmie.

Sebastian Piórek
Sebastian Piórek
Product Manager w ING Usługi dla Biznesu

Menedżer z doświadczeniem w finansach i e-commerce, skoncentrowany na innowacjach i zagadnieniach dotyczących ochrony danych osobowych.

Obserwuj mnie na LinkedIn

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy