Wyrejestrowanie z VAT – co warto wiedzieć?

Zastanawiasz się nad wyrejestrowaniem z VAT? To ważna decyzja, która wymaga przemyślenia. Sprawdź, kiedy możesz lub musisz zrezygnować ze statusu VAT-owca i jakie formalności Cię czekają, by uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Kiedy można wybrać zwolnienie z VAT – na początek przelicz przychód

Sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować – tak mawiał Johann Wolfgang Goethe. Dlatego po prostu połączymy ją z praktyką. Na początek wyjaśnijmy, kiedy można zrezygnować z VAT.

A może startujesz z działalnością gospodarczą i zastanawiasz się, czy możesz zrezygnować z VAT? Oczywiście, że tak – o ile zakładasz, że w najbliższych miesiącach nie przekroczysz limitu oraz nie świadczysz usług, które wymagają bycia obligatoryjnie czynnym podatnikiem VAT.

Zwróć uwagę na to, że jeśli rejestrujesz firmę w ciągu roku, konieczne będzie proporcjonalne wyliczenie limitu – w odniesieniu do dni, które pozostały do ostatniego dnia grudnia.

Ponowne zwolnienie z VAT – warunki

O ile w przypadku pierwszej rezygnacji z VAT nie ma problemu, o tyle trzeba mieć się na baczności, jeśli korzystasz z niej kolejny raz. Zdarza się, że przedsiębiorcy z różnych przyczyn dobrowolnie opłacają podatek, chociaż przysługuje im zwolnienie.

Oznacza to, że rezygnują wówczas ze zwolnienia z VAT. Może też dojść do sytuacji, w której firma utraciła możliwość rezygnacji z VAT, ponieważ przekroczyła limit przychodów.

Zanim więc złożysz do urzędu skarbowego VAT-R z rezygnacją z VAT, pomyśl, czy minęło odpowiednio dużo czasu od poprzedniego zwolnienia, jeśli miało ono miejsce.

Nie zapominaj również o tym, że istnieją takie rodzaje działalności, które są wyłączone ze zwolnienia podmiotowego z VAT – niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Oznacza to, że nawet jeśli Twoja firma nie przekracza limitu 240 tys. zł, ale prowadzisz którąkolwiek z poniższych działalności, musisz być czynnym podatnikiem VAT. Są to między innymi firmy: 

• dostarczające towary objęte podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe),
• sprzedające metale szlachetne lub wyroby jubilerskie,
• świadczące usługi prawne,
• świadczące usługi w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego),
• świadczące usługi jubilerskie,
• sprzedające budynki, budowle lub ich części w określonych przypadkach,
• sprzedające tereny budowlane,
• sprzedające nowe środki transportu,
• działające w zakresie windykacji i faktoringu,
• niemające siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Jakie dokumenty należy złożyć, by zrezygnować z VAT?

Wiesz już, kiedy możliwa jest rezygnacja z VAT. Druk, który trzeba wypełnić to wspomniany już VAT-R – czyli ten sam, który służy rejestracji do VAT. W tym przypadku wypełniasz go celem aktualizacji danych, co rzecz jasna należy zaznaczyć w odpowiednim polu. Formularz możesz złożyć:

• osobiście – we właściwym urzędzie skarbowym,
• listownie – nadając przesyłkę poleconą,
• przez portal podatkowy – dokonując aktualizacji w CEIDG.

Jaki druk należy złożyć do fiskusa w tym przypadku? Jest to VAT-Z, wskazujący na to, że kończysz prowadzenie firmy i z tego powodu nie będziesz opłacać podatku od towarów i usług. Nie będziesz też składać odpowiednich dokumentów do fiskusa.

Rezygnacja z VAT – terminy, których warto pilnować

Wiesz już, jaki formularz do rezygnacji z VAT musisz złożyć, czas więc przyjrzeć się temu, do kiedy można zrezygnować z VAT? Ustawa wskazuje jasno, że możesz to zrobić w ciągu 7 dni od dnia, w którym to zwolnienie ma obowiązywać. Podpowiadamy, że możliwe jest wyrejestrowanie z VAT w trakcie roku, więc aby go dokonać, nie musisz czekać do stycznia – możesz to zrobić w każdej chwili.

Jeśli nie dopełnisz tej formalności, urząd skarbowy wykona ją za Ciebie, ale może wiązać się to z rozmaitymi konsekwencjami – głównie wizytą w fiskusie w celu złożenia wyjaśnień. 

Wyrejestrowanie firmy z VAT – kiedy jest korzystne dla przedsiębiorcy?

Wiesz już, jak wyjść z VAT-u, przyjrzymy się zatem, kiedy rezygnacja z bycia czynnym podatnikiem VAT jest korzystna. Dzieje się tak w przypadku, gdy Twoja firma nie generuje zbyt wysokich dochodów, więc nie przekracza limitu nakazującego rejestrację do VAT.

Zwróć uwagę, że rezygnacja z bycia vatowcem może być jednym z czynników, które pozwolą obniżyć ceny Twoich towarów lub usług. A to wielki krok do tego, aby stać się bardziej konkurencyjnym.

Rezygnacja z VAT jest opłacalna przede wszystkim dla firm, które obsługują klientów indywidualnych, czyli B2C. Może okazać się też sposobem na optymalizację wydatków w chwili, kiedy Twoje koszty prowadzenia działalności są niskie, więc nie odliczasz wysokich kwot podatku VAT. 

Ale uwaga! Pamiętaj, że w przypadku współpracy B2B, czyli z innymi firmami, a nie z indywidualnymi osobami, rezygnacja z bycia podatnikiem VAT może być strzałem w stopę. Dlaczego? Ponieważ firmy preferują współpracę z czynnymi płatnikami VAT, wystawiającymi faktury z możliwością odliczenia podatku.

Rezygnacja z VAT – konsekwencje księgowe

Zwróć też uwagę na to, że wyrejestrowanie z podatku VAT może wiązać się z pewnymi konsekwencjami księgowymi. Zrozumiałe jest, że w okresie zwolnienia z VAT nie możesz odliczać podatku naliczonego.

Co więcej, jeśli posiadasz produkty zakupione w czasie bycia vatowcem, w okresie zwolnienia może okazać się konieczne wykonanie korekt do faktur i zwrot odliczonego podatku. Dlaczego? Ponieważ zmienia się przeznaczenie produktów, które dotychczas były związane z działalnością opodatkowaną, a w chwili zwolnienia przechodzą do działalności, która nie odprowadza VAT-u.

Pamiętaj również o tym, że zwrot odliczonego VAT-u może dotyczyć majątku firmy zaliczanego do środków trwałych podlegających amortyzacji. Warunkiem jest, że ich wartość początkowa nie przekroczyła 15 tysięcy złotych. To, w jaki sposób dokonasz takiej korekty, zależy od rodzaju towaru czy środka trwałego.

W tym miejscu warto wspomnieć też o jeszcze jednej ważnej kwestii – rezygnacja ze statusu podatnika VAT nie zwalnia Cię z obowiązku korzystania z KSeF w relacjach z innymi firmami (B2B). Od 1 kwietnia 2026 roku podatnicy zwolnieni z VAT również muszą wystawiać faktury ustrukturyzowane, jeśli ich nabywcą jest inny przedsiębiorca, a łączna miesięczna sprzedaż na firmy wynosi co najmniej 10 000 zł.

Jeśli łączna miesięczna sprzedaż na firmy nie przekracza tej kwoty, obowiązek wystawiania faktur przez KSeF ulega przesunięciu na 1 stycznia 2027 roku.

Wyrejestrowanie z VAT – kiedy składać korekty za zakup środków trwałych i towarów?

Dodajmy, że wyrejestrowanie z VAT przy zwolnieniu podmiotowym wiąże się z obowiązkiem złożenia korekty. W przypadku środków trwałych o wartości powyżej 15 tysięcy złotych korekty dokonuje się w ostatniej składanej przed wyrejestrowaniem deklaracji JPK_V7. Korekta ta obejmuje pozostały okres korekty wieloletniej (5 lat dla środków trwałych, 10 lat dla nieruchomości), a kwota do zwrotu jest obliczana proporcjonalnie do liczby lat pozostałych do końca okresu korekty. 

A jak sytuacja wygląda w przypadku środków trwałych o wartości poniżej 15 tysięcy złotych? Domyślasz się, że musisz złożyć korektę faktur zakupowych? Różnica polega jednak na tym, że zrobisz to nie w kolejnych latach, lecz za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła rezygnacja z VAT. Podobnie sprawa wygląda w przypadku towarów handlowych.