Odsetki od niezapłaconej faktury – zasady naliczania i egzekwowania opłat

Nieterminowe płatności to częsty problem w biznesie, który może znacząco wpłynąć na płynność finansową Twojej firmy. Gdy kontrahent nie wywiązuje się z terminów, masz prawo naliczyć odsetki od niezapłaconej faktury. To nie tylko forma rekompensaty za poniesione straty, ale także skuteczne narzędzie motywujące do terminowych rozliczeń.

Kiedy można naliczać odsetki od zaległej faktury?

Prawo do naliczania odsetek powstaje automatycznie z dniem następującym po terminie płatności.

Co istotne, nie ma znaczenia, czy w umowie lub na fakturze widnieje informacja o naliczaniu odsetek za niezapłacone faktury. To uprawnienie wynika wprost z przepisów prawa i dotyczy każdej transakcji między przedsiębiorcami.

Co warto podkreślić, w przypadku współpracy z kontrahentem naliczanie odsetek nie wymaga dodatkowych działań z Twojej strony ani zapisów umownych – powstaje z mocy prawa. Nie ma znaczenia, czy w umowie lub na fakturze znalazła się adekwatna informacja. Natomiast jeśli prowadzisz działalność i masz podpisaną umowę z osobą fizyczną, możesz skorzystać z tego uprawnienia, jeśli umowa zawiera stosowną informację na ten temat.

Jak obliczyć wysokość odsetek?

Odsetki ustawowe za niezapłaconą fakturę w 2025 roku wynoszą 9,75% w skali roku. Kwota ta wynika z sumy stopy referencyjnej NBP (obecnie 4,25%) i 5,5 punktów procentowych. Warto na bieżąco monitorować wysokość stawek, bo determinują one wysokość opłat, jakie możesz uzyskać.

Jak obliczyć odsetki od niezapłaconych faktur? Zastosuj prosty wzór: pomnóż kwotę zaległości przez liczbę dni zwłoki i stawkę odsetek, a następnie podziel sumę przez 365 dni. 

Przykładowo, przy fakturze na 5000 zł z 30-dniowym opóźnieniem obliczenia powinny wyglądać następująco: (5000 × 30 × 9,75%) / 365 =  40,07 zł.

Do precyzyjnych obliczeń możesz użyć dostępnych online narzędzi – kalkulator odsetek automatycznie uwzględni aktualne stawki i dni zwłoki. Takie narzędzie udostępnia na swojej stronie Ministerstwo Finansów. Pamiętaj, że możesz umówić się z kontrahentem na naliczanie innej wartości, ale wówczas maksymalna wysokość odsetek nie może przekroczyć dwukrotności stawki ustawowej, czyli 19,5% rocznie – niezależnie od liczby dni zwłoki. To zabezpieczenie przed nadmiernymi kosztami dla dłużnika.

Procedura dochodzenia odsetek od dłużnika

Pierwszy krok to wystawienie noty odsetkowej za nieterminowe płatności. Dokument ten powinien zawierać:

• dane stron,
• podstawę naliczenia,
• kwotę odsetek,
• termin spłaty.

Pamiętaj, że nota odsetkowa nie jest obowiązkowa, ale formalizuje Twoje roszczenie i ułatwia dalsze działania windykacyjne. Stanowi jasny sygnał dla dłużnika, że oczekujesz uregulowania należności wraz z odsetkami. Warto dołączyć ją do wezwania do zapłaty, aby podkreślić powagę sytuacji.

Jeśli dłużnik nie reaguje na taką notę, możesz skierować wezwanie do zapłaty, a następnie rozpocząć działania polubowne. Jak wyliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w przypadku przedłużającej się windykacji? Naliczaj je do dnia faktycznej zapłaty. Warto wiedzieć też, że ustawodawca przewidział dwie formy ubiegania się o zwrot należnej kwoty:

• równolegle z należnością główną,
• oddzielnie (tylko odsetki).

Wybór ścieżki zależy od konkretnej sytuacji i strategii windykacyjnej. W niektórych przypadkach, np. gdy należność główna została już uregulowana, zasadne jest dochodzenie samych odsetek. 

Przedawnienie roszczeń z tytułu odsetek

Każdy dzień opóźnienia generuje nową „ratę” odsetek, a dla każdej z tych rat (czyli odsetek za konkretny dzień) bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się osobno. To istotne rozróżnienie w stosunku do zasad przedawnienia należności głównej.

Ważne jest też to, że roszczenie o odsetki przedawnia się najpóźniej razem z roszczeniem głównym. Jeśli jednak należność główna zostanie uregulowana przed przedawnieniem, odsetki stają się samodzielnym roszczeniem z własnym 3-letnim terminem przedawnienia. Warto mieć to na uwadze planując działania windykacyjne i pilnować terminów, aby nie utracić należnej kwoty.

Pamiętaj, aby systematycznie monitorować terminy i nie zwlekać z podejmowaniem działań windykacyjnych. Możesz skorzystać z profesjonalnego wsparcia, aby odciążyć swój zespół i zyskać pewność, że cały proces przebiegnie bez komplikacji. W ING Księgowość w ciągu zaledwie kilku minut zainicjujesz działania windykacyjne, by szybko odzyskać należne pieniądze