Odsetki od niezapłaconej faktury – zasady naliczania i egzekwowania opłat

Nieterminowe płatności to częsty problem w biznesie, który może znacząco wpłynąć na płynność finansową Twojej firmy. Gdy kontrahent nie wywiązuje się z terminów, masz prawo naliczyć odsetki od niezapłaconej faktury. To nie tylko forma rekompensaty za poniesione straty, ale także skuteczne narzędzie motywujące do terminowych rozliczeń.

Kiedy można naliczać odsetki od zaległej faktury?

Prawo do naliczania odsetek powstaje automatycznie z dniem następującym po terminie płatności.

Co istotne, nie ma znaczenia, czy w umowie lub na fakturze widnieje informacja o naliczaniu odsetek za niezapłacone faktury. To uprawnienie wynika wprost z przepisów prawa i dotyczy każdej transakcji między przedsiębiorcami.

Co warto podkreślić, w przypadku współpracy z kontrahentem naliczanie odsetek nie wymaga dodatkowych działań z Twojej strony ani zapisów umownych – powstaje z mocy prawa. Nie ma znaczenia, czy w umowie lub na fakturze znalazła się adekwatna informacja. Natomiast jeśli prowadzisz działalność i masz podpisaną umowę z osobą fizyczną, możesz skorzystać z tego uprawnienia, jeśli umowa zawiera stosowną informację na ten temat.

Jak obliczyć wysokość odsetek?

Zwróć uwagę, że wysokość odsetek za opóźnienie w zapłacie faktury zależy od rodzaju dłużnika. Inne zasady obowiązują w relacjach między przedsiębiorcami (B2B), a inne wtedy, gdy dłużnikiem jest konsument (B2C).

W transakcjach handlowych zawieranych między przedsiębiorcami zastosowanie mają przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych są powiązane ze stopą referencyjną Narodowego Banku Polskiego, dlatego ich wysokość może się zmieniać.

Jeśli faktura została wystawiona konsumentowi, zastosowanie mają przepisy art. 481 Kodeksu cywilnego, regulujące odsetki ustawowe za opóźnienie. Także w tym przypadku wysokość stawki jest uzależniona od stopy referencyjnej NBP i może ulegać zmianom.

Jak obliczyć odsetki od niezapłaconych faktur? Zastosuj prosty wzór: pomnóż kwotę zaległości przez liczbę dni zwłoki i stawkę odsetek, a następnie podziel sumę przez 365 dni:

Obowiązujące stawki mogą się zmieniać, dlatego przed obliczeniem należności zawsze sprawdzaj ich aktualną wysokość. Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z kalkulatorów odsetek oraz aktualnych informacji publikowanych na stronach administracji publicznej.

Pamiętaj, że strony mogą w umowie określić własną wysokość odsetek za opóźnienie. Nie może ona jednak przekraczać ustawowego limitu odsetek maksymalnych przewidzianego w obowiązujących przepisach, niezależnie od liczby dni zwłoki. To zabezpieczenie przed nadmiernymi kosztami dla dłużnika.

Procedura dochodzenia odsetek od dłużnika

Jednym z pierwszych działań może być  wystawienie noty odsetkowej za nieterminowe płatności. Dokument ten powinien zawierać:

• dane stron,
• podstawę naliczenia,
• kwotę odsetek,
• może zawierać termin zapłaty odsetek.

Pamiętaj, że nota odsetkowa nie jest obowiązkowa, ale formalizuje Twoje roszczenie i ułatwia dalsze działania windykacyjne. Stanowi jasny sygnał dla dłużnika, że oczekujesz uregulowania należności wraz z odsetkami. Warto dołączyć ją do wezwania do zapłaty, aby podkreślić powagę sytuacji.

Jeśli dłużnik nie reaguje na taką notę, możesz skierować wezwanie do zapłaty, a następnie rozpocząć działania polubowne. Odsetki nalicza się do dnia faktycznej zapłaty należności przez dłużnika. Warto wiedzieć też, że ustawodawca przewidział dwie formy ubiegania się o zwrot należnej kwoty:

• równolegle z należnością główną,
• oddzielnie (tylko odsetki).

Wybór ścieżki zależy od konkretnej sytuacji i strategii windykacyjnej. W niektórych przypadkach, np. gdy należność główna została już uregulowana, zasadne jest dochodzenie samych odsetek. 

Przedawnienie roszczeń z tytułu odsetek

Każdy dzień opóźnienia powoduje naliczenie kolejnej części odsetek.  Bieg terminu przedawnienia dla odsetek należnych za każdy dzień opóźnienia biegnie odrębnie od dnia, w którym stały się one wymagalne.  To istotne rozróżnienie w stosunku do zasad przedawnienia należności głównej.

Ważne jest też to, że roszczenie o odsetki przedawnia się najpóźniej razem z roszczeniem głównym. Jeśli jednak należność główna zostanie uregulowana przed przedawnieniem, odsetki stają się samodzielnym roszczeniem z własnym 3-letnim terminem przedawnienia. Warto mieć to na uwadze planując działania windykacyjne i pilnować terminów, aby nie utracić należnej kwoty.

Pamiętaj, aby systematycznie monitorować terminy i nie zwlekać z podejmowaniem działań windykacyjnych. Możesz skorzystać z profesjonalnego wsparcia, aby odciążyć swój zespół i zyskać pewność, że cały proces przebiegnie bez komplikacji. W ING Księgowość w ciągu zaledwie kilku minut zainicjujesz działania windykacyjne, by szybko odzyskać należne pieniądze