Praca na etacie i działalność gospodarcza – jak rozliczać koszty i unikać błędów?

Praca na etacie i własna działalność to świetny sposób na zwiększenie dochodów, zróżnicowanie źródeł utrzymania i stworzenie bezpiecznych warunków do rozwoju firmy. Koszty prowadzenia działalności przy umowie o pracę są znacznie niższe. Do tego chronią Cię przepisy kodeksu pracy i cieszysz się stabilnością zatrudnienia. Jeśli więc jesteś etatowcem z niezłym pomysłem na własny biznes – nie wahaj się – przeczytaj nasz artykuł. Dowiesz się z niego, jak założyć działalność gospodarczą, będąc na etacie, jak rozliczać koszty i jakich błędów się wystrzegać.

Jak łączyć etat z prowadzeniem działalności?

Własna działalność i praca na etacie jak najbardziej mogą iść w parze! O wolności zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej mówią m.in. przepisy Ustawy Prawo Przedsiębiorców. Upewnij się jedynie, czy w Twojej umowie o pracę nie widnieje zapis o zakazie konkurencji lub o konieczności uzyskania zgody pracodawcy na prowadzenie działalności gospodarczej. Twoja działalność nie może szkodzić interesom firmy, w której pracujesz na etacie ani negatywnie wpływać na Twoją produktywność. Zapytaj otwarcie swojego bezpośredniego przełożonego lub pracodawcę, jak w firmie patrzy się na zatrudnienie i własną działalność. Unikniesz ewentualnych nieporozumień i potencjalnych problemów prawnych. 

Łączenie pracy na etacie z prowadzeniem działalności wymaga przede wszystkim nauczenia się zarządzania czasem. Work-life balance, czyli równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, to prawdziwe wyzwanie dla przedsiębiorcy-etatowca. Podobnie jak przyjęcie na siebie odpowiedniej liczby obowiązków. Dobrze zastanów się, ile czasu będziesz w stanie poświęcać na prowadzenie firmy po pracy na etacie. Nie zapomnij o czasie wolnym. To absolutnie konieczne dla zdrowia, efektywności i dobrych relacji z bliskimi.

Jak założyć działalność gospodarczą, pracując na etacie?

Postępujesz dokładnie tak samo, jak osoba niezatrudniona, czyli rejestrujesz jednoosobową działalność gospodarczą. Jak to zrobić? Najwygodniej jest wypełnić wniosek CEIDG-1 online, ale możesz też złożyć go osobiście w urzędzie gminy albo miasta. Jednak zanim w ogóle zarejestrujesz firmę, sprawdź, czy musisz to robić. W Polsce możesz legalnie prowadzić działalność nierejestrowaną, jeśli nie spodziewasz się dużych przychodów na starcie (obecnie limit to 3 499,50 zł miesięcznie).

Jakie koszty można odliczyć w ramach działalności gospodarczej?

Posiadanie własnej firmy pozwala odliczać od przychodu faktury kosztowe za zakup produktów i usług niezbędnych do osiągania przychodu, np. za towar, paliwo, sprzęt komputerowy, szkolenia biznesowe, najem biura, podróże służbowe itp. Lista jest bardzo długa. Jeśli prowadzisz biznes w domu lub mieszkaniu, możesz odliczyć proporcjonalną część kosztów związanych z jego utrzymaniem, tj. część czynszu czy opłat za media. 

Prowadząc działalność gospodarczą na etacie, koszty odliczasz na identycznych zasadach, jak przedsiębiorca bez etatu. Oczywiście wydatki, które chcesz rozliczyć, muszą być racjonalne, potrzebne do osiągnięcia przychodu i odpowiednio udokumentowane – zazwyczaj fakturą lub paragonem z NIP. Nie wolno Ci odliczać wydatków o charakterze prywatnym.

Rozliczenia podatkowe – co musisz wiedzieć, mając dwa źródła dochodu?

Twoje wynagrodzenie z tytułu pracy na etacie jest opodatkowane według zasad skali podatkowej. Podatki, jakie pracodawca odprowadza za Ciebie do urzędu skarbowego, możesz bez problemu sprawdzić na pasku płacowym lub w kadrach. Natomiast w przypadku działalności gospodarczej, to Ty wybierasz formę opodatkowania – oczywiście najkorzystniejszą dla Twojego biznesu. Dostępne są: 

• skala podatkowa,
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Jeśli chodzi o rozliczenia z fiskusem, główny dylemat dotyczy prowadzenia działalności gospodarczej przy umowie o pracę i zeznania rocznego. Procedura zależy od wybranej formy opodatkowania. 

• Na etacie, prowadząc działalność opodatkowaną według zasad ogólnych, składasz jedno zeznanie roczne na formularzu PIT-36, na którym wykazujesz różne źródła przychodów (możesz też skorzystać z dostępnych ulg).
• Pracując na etacie i rozliczając działalność podatkiem liniowym 19%, składasz oddzielne zeznania roczne – te dotyczące firmy na formularzu PIT-36L, do którego dołączasz załącznik PIT/B.
• Będąc na etacie i rozliczając działalność ryczałtem, składasz oddzielne zeznania roczne – przychody z działalności rozliczasz na formularzu PIT-28.
• Pracując na etacie i rozliczając działalność opodatkowaną na zasadach karty podatkowej, składasz oddzielne zeznania roczne – przychody z działalności rozliczasz na formularzu PIT-16A.

Warto wiedzieć, że pracownik ma prawo do odliczenia kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 3 600 zł. Jeśli jednocześnie pracujesz na etacie i jesteś przedsiębiorcą opodatkowanym na zasadach ogólnych, zgłoś ten fakt w swoim zakładzie pracy, ponieważ kwota zmniejszająca podatek powinna zostać rozliczona w działalności gospodarczej. 

Składki ZUS przy pracy na etacie i własnej firmie

Własna firma na umowie o pracę i składki ZUS to jeden z najbardziej skomplikowanych aspektów łączenia dwóch źródeł dochodu. Sporym obciążeniem dla jednostek z sektora mikroprzedsiębiorców w Polsce są wysokie – i ciągle rosnące – składki ZUS, szczególnie po okresach zwolnień i preferencji. Umowa o pracę potrafi znacząco obniżyć miesięczne obciążenia, jeżeli Twoja pensja z etatowej pracy jest równa lub wyższa od najniższej krajowej. Wówczas z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej opłacasz tylko składkę zdrowotną. Jeśli zarabiasz mniej, obowiązkowo płacisz ubezpieczenia społeczne zarówno z etatu, jak i z działalności. 

Typowe błędy przy prowadzeniu JDG i sposoby, jak ich uniknąć

Podczas prowadzenia jednoosobowej działalności łatwo popełnić błędy, które mogą kosztować Cię sporo czasu, pieniędzy i nerwów. Typowym błędem początkujących przedsiębiorców jest wybór mniej korzystnej formy opodatkowania. Decyzja w tym zakresie powinna zostać poprzedzona dokładną analizą przewidywanych przychodów i kosztów oraz specyfiką branży.
Brak kontroli nad terminami to kolejne zaniedbanie początkujących przedsiębiorców. Terminy płatności podatków i składek ZUS są narzucone prawem, a opóźnienia mogą skutkować odsetkami, karami, a przede wszystkim straconym czasem i stresem. Ustaw sobie przypomnienia, korzystaj z kalendarza przedsiębiorcy online lub po prostu powierz księgowość profesjonalnej firmie.

O nieumiejętnym zarządzaniu czasem wspominaliśmy już wcześniej – to także jedna z pułapek na biznesowym starcie. Prowadzenie działalności gospodarczej jest obarczone ogromnym ryzykiem zaniedbywania prywatnego życia. Przepisy nie regulują czasu pracy przedsiębiorcy, więc często pracuje on znacznie dłużej w skali miesiąca niż statystyczny pracownik. Gdy prowadzenie własnego biznesu idzie w parze z umową o pracę na pełny etat, obciążenie jest podwójne. Brak odpowiedniego planowania to krótka droga do pracoholizmu, wypalenia zawodowego, problemów zdrowotnych i konfliktów rodzinnych. Używaj narzędzi do zarządzania czasem i naprawdę dbaj o work-life balance.