Jak założyć firmę kosmetyczną?

Chcesz założyć firmę kosmetyczną? Nie musisz od razu otwierać własnego salonu. Obecnie popularne są m.in. mobilne salony kosmetyczne, które oferują wykonywanie zabiegów w domu klienta. Własny salon kosmetyczny daje jednak dużo więcej możliwości. Wyjaśniamy, jak założyć go krok po kroku i o czym trzeba pamiętać na starcie.

Jakie są możliwości prowadzenia działalności kosmetycznej? 

Branżę kosmetyczną kojarzymy głównie z zabiegami estetycznymi, takimi jak manicure, pedicure czy depilacja, ale obejmuje ona także m.in. wytwarzanie preparatów kosmetycznych. Samodzielnej produkcji kosmetyków w domu podejmuje się coraz więcej osób. Nie musisz otwierać wielkiej fabryki – małe manufaktury tworzące naturalne specyfiki dobrej jakości znajdują rzesze wiernych klientów.

Jakie przepisy obowiązują przy zakładaniu firmy kosmetycznej?

Działalność kosmetyczna ani funkcjonowanie mobilnych salonów kosmetycznych nie są ściśle regulowane prawnie. Teoretycznie możesz działać w tej branży, nie mając żadnych formalnych kwalifikacji i certyfikatów. Jednak aby należycie obsługiwać klientów, warto ukończyć szkolenia i kursy lub np. szkołę zawodową. 

Następny krok to zarejestrowanie działalności, w tym wybór PKD. Jeśli chcesz ułatwić sobie proces formalnego zakładania firmy, skorzystaj ze wsparcia księgowej od ING. Spotkanie online jest bezpłatne, a dowiesz się na nim wszystkiego, co musisz wiedzieć i ekspresowo założysz własny biznes. 

Zwróć uwagę, że o ile sama działalność kosmetyczna nie wymaga konkretnych zezwoleń czy licencji, to ścisłym regulacjom podlega lokal przeznaczony na salon kosmetyczny. Musi on spełnić warunki sanitarno-higieniczne i przejść kontrolę sanepidu. Co to oznacza w praktyce? Musisz zadbać m.in. o:

• instalację odpowiedniej wentylacji, 
• dostęp do bieżącej wody, 
• wydzielenie miejsca na odpady, 
• przestrzeń do sterylizacji narzędzi.

Konkretne wymogi możesz sprawdzić na stronie Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Tam znajdziesz szczegółowe wytyczne, które obejmują również m.in.: 

• dokładne parametry dotyczące wysokości pomieszczeń, 
• wymogi w zakresie rozmieszczenia zlewów,
• minimalną odległość toalety od stanowisk pracy. 

Chcesz oferować zabiegi medycyny estetycznej? To inny rodzaj działalności, który podlega odrębnym regulacjom. Aby móc świadczyć tego typu usługi, musisz posiadać konkretne dokumenty poświadczające kwalifikacje. W przypadku niektórych zabiegów obowiązują też dodatkowe przepisy, które nakładają obowiązek wykonywania zabiegów w obecności lekarza lub wykwalifikowanego personelu medycznego.

Wymagane licencje i certyfikaty niezbędne w działalności kosmetycznej

Fakt, że stacjonarną lub mobilną działalność gospodarczą związaną z kosmetyką może zarejestrować każdy, budzi wiele kontrowersji. Salon kosmetyczny możesz otworzyć jednak dopiero po dopuszczeniu go do użytku przez sanepid.

Jeśli zatrudniasz pracowników, wszyscy muszą mieć orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych, czyli tzw. książeczki sanepidowskie. Inspekcja Sanitarna sprawdza też dokumentację procedur wykonywania zabiegów, sterylizacji narzędzi i gospodarowania odpadami.

Zakup wyposażenia i produktów do salonu

Koszty działalności mobilnej są znacznie niższe niż wydatki związane z prowadzeniem salonu stacjonarnego. Musisz jednak poświęcić czas na dojazdy, co przy dużej liczbie klientów może przestać się opłacać. 

Niezależnie od formy prowadzenia salonu musisz posiadać odpowiednie wyposażenie, przede wszystkim autoklaw do sterylizacji narzędzi. Nie jest prawdą, że możesz założyć mobilny salon kosmetyczny, a sanepid nie będzie mógł Cię skontrolować. Dlatego koniecznie przechowuj dokumentację dotyczącą aktualnych przeglądów i atestów wszystkich urządzeń.

Wyposażenie salonu kosmetycznego zależy od oferty. Przykładowo stanowisko do manicure’u powinno być wyposażone w wygodne siedzisko, zarówno dla stylistki, jak i klientki. Najłatwiej wykonywać stylizację paznokci przy stoliku z pochłaniaczem pyłu i mocnym oświetleniem. W zasięgu ręki powinny znajdować się: frezarka z różnymi końcówkami, lampa UV do utwardzania lakieru hybrydowego i sterylne narzędzia, w tym pilniki, cążki i pushery.

Na stanowisko do pedicure’u należy wydzielić w lokalu osobną przestrzeń o powierzchni co najmniej 6 m2. Warto postawić tam regulowany fotel kosmetyczny, którego wysokość można dopasować w zależności od etapu zabiegu (niektóre mają wbudowany zbiornik do moczenia nóg). Produkty do pedicure’u są nieco inne niż do dłoni. Przydają się m.in.: solidna frezarka, pilniki o większej i mniejszej gradacji, przyrządy do ścierania naskórka.

Coraz popularniejszymi usługami w Polsce są regulacja brwi i przedłużanie rzęs. Tutaj ogromną rolę odgrywa mocne oświetlenie. Podobnie w przypadku zabiegów depilacji, jednak do nich należy posiadać już osobne pomieszczenie i łóżko kosmetyczne. Do depilacji woskiem będziesz potrzebować podgrzewarki, a jeśli zechcesz rozszerzyć ofertę o bardziej zaawansowane metody, również lasera lub elektroepilatora. Tego typu urządzenia muszą posiadać odpowiednie atesty.

Ponadto w każdym salonie kosmetycznym niezbędne są: lateksowe rękawiczki, ręczniki papierowe, podkłady flizelinowe do zabezpieczania powierzchni i maseczki. Pracownicy powinni nosić odzież ochronną, zwłaszcza przy zabiegach, w których dochodzi do przerwania ciągłości tkanek. 

Jeśli chcesz wprowadzić do oferty zabiegi z zakresu medycyny estetycznej, lista wyposażenia będzie znacznie dłuższa. Warto zadbać też o stylowy wystrój poczekalni, aby salon od wejścia zachęcał do skorzystania z usług.

Co powinien posiadać mobilny salon kosmetyczny? W domu klienta w teorii zabiegi możesz wykonywać na łóżku czy kanapie, jednak składany fotel kosmetyczny będzie wyglądał bardziej profesjonalnie i będziesz mieć większą kontrolę nad jego dezynfekcją przed i po zabiegu. 

Jakie ubezpieczenia są konieczne w branży kosmetycznej?

Firmy ubezpieczeniowe standardowo oferują ubezpieczenie dla działalności gospodarczej, które chroni przed roszczeniami klientów w razie niezadowolenia z usługi. Jednak w przypadku salonu kosmetycznego czy własnej marki kosmetyków, tego typu polisa może nie wystarczyć.

Najlepiej poszukać ubezpieczyciela, który zaproponuje ofertę OC skrojoną na potrzeby działalności w branży beauty. Polisa powinna zawierać listę zabiegów i możliwych komplikacji objętych ubezpieczeniem. Najlepszym specjalistom zdarzają się wypadki, dlatego należy ubezpieczyć się zarówno od uszczerbków na zdrowiu klientów, jak i na wypadek błędów zatrudnionych osób.

Równie ważne jest ubezpieczenie sprzętu i lokalu. Jeśli chcesz prowadzić działalność mobilną, zwróć uwagę, czy polisa na wyposażenie obejmuje zniszczenia powstałe w transporcie. W przypadku lokalu możesz wybrać standardowe ubezpieczenie obejmujące pożar, zalanie, kradzież z włamaniem itp.

Pamiętaj, że ubezpieczenie nie zwalnia Cię z obowiązku prawidłowego użytkowania sprzętów i zatrudnienia osób posiadających odpowiednie kwalifikacje do wykonywania zabiegów. W razie nieszczęśliwego wypadku ubezpieczyciel z pewnością sprawdzi, czy nie doszło do zaniedbań w tych kwestiach. Jeśli planujesz organizować szkolenia dla osób ubiegających się o uprawnienia, należy rozszerzyć zakres ubezpieczenia o dodatkowe zapisy.

Marketing i pozyskiwanie klientów do salonu kosmetycznego

W dzisiejszych czasach żaden biznes nie przetrwa bez odpowiedniego marketingu. W branży beauty konkurencja jest duża, chociaż wiele zależy od lokalizacji. Łatwiej rozpromować salon kosmetyczny w małym mieście, gdzie brakuje tego typu usług. Jednak z odpowiednimi umiejętnościami i marketingiem, znajdziesz grono stałych klientów nawet w największej metropolii.

Podstawą reklamy są dzisiaj media społecznościowe. Wiele salonów beauty nie ma nawet stron internetowych, ponieważ wystarczają im profile na Instagramie, Facebooku lub Pintereście.

Dużą popularnością cieszy się też Booksy – aplikacja ułatwiająca rezerwowanie terminów u kosmetyczek, fryzjerów i innych stylistów. Niestety, za pozyskanych za jej pośrednictwem klientów należy odprowadzić prowizję. Jeśli planujesz postawić firmową stronę internetową, zadbaj o opcję rezerwowania wizyt online, aby ominąć opłaty pośredników.

Profile muszą być estetyczne, a jednocześnie służyć jako portfolio prac. W przypiętych postach koniecznie umieść cennik i informację, jak można zarezerwować wizytę. Warto pokazywać też swoją codzienność, dzięki czemu wzbudzisz sympatię u obserwujących, a w efekcie chętniej umówią się na zabieg właśnie do Ciebie.

Często zaniedbywanym elementem marketingu online jest wizytówka Google. Tymczasem nadal wiele osób wyszukuje firmy przez klasyczną wyszukiwarkę lub aplikację Mapy, aby znaleźć salony położone w niedalekiej odległości. Klientki nie zawsze mają czas na jeżdżenie na drugą stronę miasta, dlatego wizytówka w Google powinna zachęcać także do spontanicznego umówienia wizyty.

Podobne zasady obowiązują w przypadku wszystkich firm kosmetycznych. W produkcji kosmetyków na zlecenie koszt reklamy prawdopodobnie szybko zwróci się, kiedy znajdziesz stałą klientelę. Nie odnajdujesz się w robieniu estetycznych zdjęć i regularnym publikowaniu postów? Najlepiej zatrudnić specjalistę od marketingu, a w zaoszczędzonym dzięki temu czasie skupić uwagę na rozwijaniu pozostałych gałęzi Twojego biznesu.  

Przepisy BHP w salonie kosmetycznym

Przepisy BHP są kolejnym elementem, który z pewnością zostanie sprawdzony podczas kontroli sanepidu w Twoim salonie. Musisz przestrzegać standardów higieny i bezpieczeństwa na każdym etapie wykonywania usług.

Poza tym obowiązkowe w salonie beauty są gaśnica i apteczka. Przy zlewach powinny wisieć instrukcje prawidłowego mycia rąk, a w strefie segregacji odpadów informacja, w jaki sposób utylizować śmieci. Należy zadbać o regularne przeglądy sterylizatorów, a także na bieżąco uzupełniać zeszyt kontroli sterylizacji. Sanepid może zażądać wglądu do danych z ostatnich 10 lat funkcjonowania salonu. 

Jak prowadzić działalność kosmetyczną zgodnie z prawem?

Kiedy zarejestrujesz firmę i odbierzesz zgodę sanepidu na otworzenie salonu, musisz załatwić jeszcze kilka formalności. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności musisz zgłosić ten fakt do ZUS-u, a następnie regularnie uiszczać składki za siebie i pracowników.

Dochody ze sprzedaży własnej marki kosmetyków lub usług kosmetycznych możesz rozliczać w formie: podatku liniowego, ryczałtu lub skali podatkowej. Formę opodatkowania wybierasz na etapie zakładania działalności. 

Twoim obowiązkiem jest też zbieranie dokumentacji od klientów. W przypadku poważniejszych zabiegów musisz poprosić o wypełnienie formularza dotyczącego stanu zdrowia z klauzulą o świadomości ewentualnych powikłań. Każdej klientce należy dać do podpisania zgodę na zabieg – dzięki temu unikniesz ewentualnych roszczeń. 

Nie zapomnij też o standardowej klauzuli RODO. Dokumentację musisz przechowywać co najmniej przez 20 lat od daty wykonania usługi. Jeśli planujesz udostępniać zdjęcia lub nagrania efektów zabiegu, potrzebujesz zgody na wykorzystanie wizerunku.

Dystrybuowanie i tworzenie własnej marki kosmetyków wiąże się ze znacznie szerszymi obowiązkami prawnymi. Musisz zbierać dokumentację dotyczącą składu kosmetyków, testów toksykologicznych, źródeł pozyskiwania składników, a także ewentualnych działań niepożądanych zgłaszanych przez klientów. Zdecydowanie warto zlecić to wyspecjalizowanej firmie.

Jak widać, prowadzenie firmy kosmetycznej nie należy do łatwych zadań. Jednak nie warto się zrażać, zwłaszcza jeśli upiększanie innych jest Twoją pasją. Sprawy techniczne możesz oddać w ręce profesjonalistów, a swoją uwagę skupić na rozwijaniu oferty i umiejętności.

Naturalnym etapem rozwoju dla wielu doświadczonych kosmetologów jest prowadzenie szkoleń dla początkujących, co przynosi wiele satysfakcji i jest źródłem dodatkowego dochodu. Branża kosmetyczna już teraz daje niemal nieskończone możliwości poszerzania oferty, a z czasem zapewne będzie ich coraz więcej.