Czym jest smart office, czyli jak działają inteligentne biura?

Rozwiązania smart znajdziesz już niemal wszędzie. Inteligentne technologie ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków w domu i w pracy. Kolejne firmy rezygnują z tradycyjnych biur na rzecz smart office, dzięki czemu obniżają koszty energii i zwiększają efektywność pracowników. Sprawdzamy, jak działają inteligentne biura.

Smart biuro, czyli open space przyszłości

Definicja smart office jest dość szeroka. Dla niektórych oznacza pomieszczenie w biurowcu wyposażone w inteligentne rozwiązania. Inni w swojej działalności nie potrzebują fizycznego biura, a za „smart office” uważają zestaw programów i komunikatorów, dzięki którym są w stanie wykonywać zadania z dowolnego miejsca na świecie. Wiele przedsiębiorstw łączy jedno i drugie, dzięki czemu mogą zaoszczędzić przestrzeń, a jednocześnie zaoferować pracownikom większą elastyczność.

Dzięki inteligentnym rozwiązaniom open space przestaje być zatłoczonym miejscem, w którym nie sposób się skupić. Warunki we wnętrzu optymalizowane są w taki sposób, aby zapewnić pracownikom komfort i zwiększyć ich efektywność. Pomieszczenie podzielone jest na strefy, których oświetlenie i temperaturę każdy może dopasować do własnych potrzeb. 

Smart biuro dostosowuje się do liczby osób obecnych w danym dniu pracy. Nie uświadczysz w nim nieprzyjemnych jarzeniówek oświetlających puste stanowiska. Inteligentne oprogramowanie rejestruje liczbę zajętych biurek oraz ich położenie. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo znaleźć wolne miejsce do pracy, zarezerwować salę konferencyjną na spotkanie teamu czy wyciszoną kabinę w celu odbycia rozmowy z klientem.

Smart office – home office pod kontrolą

Pandemia przyczyniła się do spopularyzowania pracy zdalnej i obecnie niektórzy nie wyobrażają sobie już codziennych podróży do biura. Jednak część przedsiębiorców czuje się pewniej, kiedy ma swoich podwładnych na miejscu. Kompromisem może być wprowadzenie pracy hybrydowej. Inteligentne rozwiązania znacznie ułatwiają rozplanowanie obecności pracowników oraz sprawdzanie, czy w domu równie efektywnie wykonują swoje obowiązki.

Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy pracują zdalnie, czy stacjonarnie, powinni mieć dostęp do wirtualnego biura smart, czyli cyfrowych rozwiązań umożliwiających pozostanie w stałym kontakcie. Znacznie szybciej rozdzielisz obowiązki przy użyciu aplikacji, takich jak Asana, Trello czy Jira. Poranna odprawa może odbywać się w postaci wideorozmowy, dzięki czemu także osoby pracujące z domu wezmą w niej udział. Jeśli chcesz mieć pewność, że pracownicy pozostają na stanowiskach w wyznaczonych godzinach, możesz zainstalować na służbowych komputerach system monitorujący aktywność myszki i klawiatury.

Jak wirtualne biuro smart pozwala zwiększyć efektywność pracy?

Wiele firm przechodzi do inteligentnych biur nie tylko ze względu na wygodę, ale znaczny wzrost efektywności pracy. Kiedy pracownik może wybrać najwygodniejsze dla siebie biurko, dopasować oświetlenie i temperaturę do swoich preferencji, a w razie potrzeby popracować w wyciszonym pomieszczeniu, dużo sprawniej wykonuje obowiązki. Łatwiej też zachęcić go do częstszego pojawiania się w firmie. 

Wydajność zwiększa również sprawny obieg dokumentów i wiadomości. Potrzebne pliki umieszczane są w chmurze, więc nie ma potrzeby tracić czasu na chodzenie od biurka do biurka. Odchodzi się też od używania drukarek, które należą chyba do najbardziej kapryśnych urządzeń biurowych.   

Technologia w smart office – sposób na obniżenie kosztów posiadania biura

Zastosowanie technologii smart office umożliwia wydajne wykorzystywanie energii w pomieszczeniu. Chociaż wynajęcie biura w nowoczesnym biurowcu może kosztować więcej, ostatecznie zaoszczędzisz na rachunkach za prąd i ogrzewanie. System będzie na bieżąco monitorował liczbę osób oraz ich położenie, aby zminimalizować zużycie energii w nieużywanych pomieszczeniach.

Funkcjonalny układ pomieszczeń i wyposażenie o różnych zastosowaniach również pozwala obniżyć koszty. W smart biurze długi stół możesz podzielić na kilka biurek, a przesuwane ściany pozwolą na oddzielenie strefy potrzebnej na odbycie ważnej rozmowy czy spotkania. Wirtualny system rezerwacji stanowisk ułatwi korzystanie z jednego komputera kilku osobom w różne dni, dzięki czemu obniżysz wydatki na sprzęt elektroniczny.  

Smart biurko dla freelancerów

Prowadzisz jednoosobową działalność i nie potrzebujesz całego biura? W przestrzeni coworkingowej możesz wynająć pojedyncze stanowisko. To idealne miejsce pracy dla kilkuosobowych start-upów czy freelancerów.

Oferta biur coworkingowych przyciąga licznymi udogodnieniami. Nie musisz wynajmować stanowiska na cały miesiąc. Coworkingi nie narzekają na brak klientów, więc podczas Twojej nieobecności z biurka skorzysta inna osoba. Na miejscu zwykle znajdziesz pełne wyposażenie biurowe: ksero, drukarkę i materiały papiernicze. Inteligentna przestrzeń sprawi, że praca będzie dużo przyjemniejsza niż w domu. Możesz liczyć na ergonomiczny fotel i biurko, które w pełni dopasujesz do swoich preferencji. Wiele przestrzeni coworkingowych poszerza ofertę o darmowe napoje, jedzenie czy dodatkowe zajęcia.

Inteligentny model biura przyniesie Ci duże oszczędności, a Twoim pracownikom umili czas spędzony w pracy. Wprowadzenie niektórych rozwiązań jest bardzo proste, a znacznie podnosi komfort i wydajność. Coraz więcej osób podczas poszukiwania pracy zwraca uwagę na przestrzeń, w której dane im będzie pracować. Warto umieścić w ofercie informację o dodatkowych udogodnieniach w biurze. W krótkim czasie po wprowadzeniu rozwiązań smart office zobaczysz, że była to dobra decyzja.