Przekroczenie progu podatkowego przez pracownika. Kiedy występuje i co się z tym wiąże?

Stawki podatku dochodowego, jakie nalicza się od podstawy opodatkowania na skali podatkowej, są podyktowane tym, czy kwota dochodu z danego roku mieści się w pierwszym czy drugim progu podatkowym. To tzw. progresywność, która oznacza, że wysokość dochodów determinuje wartość podatku do zapłaty. Przyjrzyjmy się bliżej obowiązującym regulacjom w tym zakresie.

Czym są progi podatkowe i ile wynoszą?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym są progi podatkowe. To swego rodzaju limity, które wyznaczają, od jakiej wysokości dochodu obowiązują kolejne stawki podatku dochodowego. Innymi słowy: próg podatkowy określa, do jakiego poziomu dochodu uzyskanego w ciągu roku płacisz podatek według niższej stawki i po przekroczeniu jakiej granicy – od nadwyżki – płacisz więcej. 

W praktyce wygląda to następująco:

Kiedy dochodzi do przekroczenia pierwszego progu podatkowego?

Spoglądając na powyższe informacje, można łatwo domyślić się, że przekroczenie pierwszego progu podatkowego następuje w chwili, kiedy dochody pracownika w ciągu roku wyniosą więcej niż 120 000 zł. Pamiętaj, że o wkroczeniu pracownika w drugi próg podatkowy decyduje wysokość podstawy opodatkowania, która nie jest równa sumie wynagrodzeń w ciągu roku. Jest nią wynagrodzenie brutto pomniejszone o:

• koszty uzyskania przychodu – uzależnione od miejsca zamieszkania pracownika względem zakładu pracy (w 2025 roku mogą wynosić 250 lub 300 zł);
• składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika (13,71% z wynagrodzenia brutto).

Do wejścia w drugi próg podatkowy dochodzi zatem w chwili, kiedy wartość podstawy opodatkowania pracownika wynosi więcej niż 120 000 zł. Dodajmy, że może nastąpić to w dowolnym miesiącu w roku i jest zależne od stawki wynagrodzenia pracownika. Im jest ona wyższa, tym szybciej przekroczy on pierwszy próg podatkowy.

Jakie są skutki przekroczenia pierwszego progu podatkowego?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy przekroczenie pierwszego progu podatkowego przez pracownika wiąże się ze zmianą stawki opodatkowania podstawy z 12% na 32%, czyli z modyfikacją wysokości zaliczki pobieranej w każdym miesiącu na podatek dochodowy. Kwestia ta przedstawia się w następujący sposób:

• do chwili, kiedy dochody pracownika nie przekroczą 120 tysięcy złotych, pracodawca nalicza podatek w wysokości 12%;
• przekroczenie progu podatkowego w ciągu roku skutkuje tym, że w miesiącu, w którym następuje, pracodawca nalicza podatek 12% od części dochodów, które nie przekroczyły limitu oraz podatek 32% od części dochodów powyżej 120 tysięcy złotych, czyli od nadwyżki;
• w kolejnych miesiącach zaliczka na podatek dochodowy wynosi 32% od dochodu pracownika.

Co zrobić, gdy pracownik przekroczy próg?

Kontrolowanie, czy pracownik nie przekroczył progu podatkowego, leży po stronie pracodawcy, ponieważ to jego obowiązkiem jest odpowiednie naliczanie zaliczki na podatek dochodowy. Zwróć uwagę na to, że jej wysokość nie ma wpływu na kwotę innych wydatków pracowniczych. Nie istnieje zależność między przekroczeniem progu podatkowego a składkami ZUS – ich wartość nalicza się od stawki wynagrodzenia.

Ale uwaga! Nieco inaczej wygląda kwestia, jeśli zatrudniasz pracownika w ciągu roku. W takiej sytuacji nie masz wiedzy na temat jego zarobków u poprzedniego pracodawcy. Jeśli jego dochody były wysokie, obowiązkiem osoby zatrudnionej jest poinformowanie Cię o konieczności naliczania wyższych zaliczek na podatek dochodowy – tak, aby po rozliczeniu rocznym nie okazało się, że pracownik ma do zapłacenia wysoką kwotę podatku wynikającą z przekroczenia progu podatkowego.

Zwróć także uwagę na to, że wejście pracownika w drugi próg podatkowy wiąże się ze zmianą wysokości jego wynagrodzenia. Dlaczego? Ponieważ zmianie ulega wartość podatku naliczana od zarobków. W praktyce oznacza to, że osoba, którą zatrudniasz, otrzyma mniej pieniędzy na rękę, kiedy nastąpi przekroczenie progu podatkowego.

Ulgi podatkowe a progi

Wejście w drugi próg podatkowy wiąże się z koniecznością płacenia od nadwyżki niemal trzykrotnie wyższego podatku. Istnieją jednak rozwiązania, które pozwalają zmniejszyć wysokość zobowiązań względem fiskusa. Służy temu m.in. kwota wolna od podatku (w 2025 roku wynosi 30 000 zł). Jeśli przemnożysz tę kwotę przez 12%, uzyskasz stawkę 3600 – tyle właśnie należy odjąć od podstawy opodatkowania. Aby jednak można było to zrobić, pracownik jest zobowiązany złożyć PIT-2.

Ten sam formularz pozwala pracownikowi poinformować pracodawcę o chęci skorzystania z preferencyjnego opodatkowania dochodów, czyli rozliczenia wspólnie z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Jest to jeden ze sposobów uniknięcia drugiego progu podatkowego.

W dokumencie pracownik może zaznaczyć chęć korzystania z różnych ulg (jeśli spełnia warunki), w tym np. ulgi dla rodzin 4+, pracujących seniorów czy ulgi na powrót. Zwróć jednak uwagę, że ulgi obniżają podstawę opodatkowania lub zwalniają z podatku określoną kwotę przychodu bądź dochodu. Pozwalają więc uniknąć wejścia w drugi próg podatkowy i mają wpływ na wysokość zaliczek odprowadzanych przez pracodawcę. Jeśli pracownik złoży odpowiednie oświadczenie, masz obowiązek stosować ulgę już przy obliczaniu zaliczek na podatek w trakcie roku.

Ulga dla młodych – jakie progi podatkowe obowiązują pracowników, którzy nie ukończyli 26 lat? 

Nieco inaczej wygląda kwestia w przypadku tzw. ulgi dla młodych, czyli zwolnienia z podatku dochodowego osób, które nie przekroczyły 26. roku życia. Progi podatkowe nie mają zastosowania do przychodów objętych zwolnieniem, co oznacza, że dopóki przychody młodego pracownika nie przekroczą limitu ulgi dla młodych (85 528 zł), pracodawca nie odprowadza żadnych zaliczek na PIT i nie stosuje progów podatkowych. Naliczanie należności dla fiskusa pracowników do 26. roku życia przedstawia się zatem następująco:

1. Pracodawca sumuje kwoty wynagrodzenia brutto i jeśli nie przekraczają 85 528 zł, nie podlegają żadnemu opodatkowaniu.
2. W chwili, kiedy dochody pracownika przewyższą wskazaną kwotę, podlegają opodatkowaniu w wysokości 12%.
3. Od chwili przekroczenia limitu 85 528 zł dochód pracownika należy naliczać od nowa. Kiedy przekroczy on wartość 120 000 zł, będzie podlegać opodatkowaniu 32%.

Jak kontrolować wysokość rocznych dochodów?

W kontrolowaniu wysokości zarobków pracownika pomagają specjalistyczne programy i aplikacje kadrowo-płacowe. Dzięki nim zautomatyzujesz pracę i uzyskasz informację na temat tego, kiedy dochody zatrudnionej przez Ciebie osoby przekroczą pierwszy próg podatkowy. Narzędzia pozwalają też uniknąć błędów, które mogłyby skutkować koniecznością zapłaty wysokiego podatku przez pracownika w rozliczeniu rocznym.

Kontrola rocznych dochodów pracownika może być utrudniona, jeśli jest on zatrudniony również w innym miejscu. Wówczas trudno oszacować, w którym momencie dochody z obu źródeł przekroczą próg podatkowy. W takiej sytuacji dobrą praktyką jest poinformowanie zatrudnionej osoby o możliwości wejścia w drugi próg podatkowy i zasugerowanie, aby samodzielnie monitorowała wysokość swoich zarobków. Po przekroczeniu limitu pracownik może wystąpić do Ciebie o zwiększenie kwoty zaliczki na podatek.