Koszty pracodawcy – ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika?

Rzeczywiste wydatki związane z zatrudnieniem pracownika na etat przekraczają kwotę widniejącą na umowie. Poza wynagrodzeniem brutto musisz uwzględnić składki ZUS, a nierzadko również PPK i wiele innych składników. Wyjaśniamy, ile kosztuje zatrudnienie pracownika i od czego zależy jego wysokość.

Podstawowe składniki wynagrodzenia

Wynagrodzenie brutto to istotny element, ale dla Ciebie jako pracodawcy liczy się będzie Twój koszt.

Posłużmy się tutaj następującym przykładem: przy wynagrodzeniu brutto 5 000 zł miesięcznie, rzeczywisty koszt pracownika dla pracodawcy wyniesie około 6 050 zł. Ta różnica wynika właśnie z dodatkowych składek, które musisz odprowadzić między innymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 

W przypadku pracowników zgłoszonych do Pracowniczych Planów Kapitałowych Twoje konto uszczuplą też składki na PPK. Jako pracodawca będziesz płacić składkę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto każdego pracownika uczestniczącego w PPK. Możesz też zdecydować o wpłacie dodatkowej do 2,5% wynagrodzenia, co łącznie może stanowić maksymalnie 4% pensji pracownika – dla zatrudnionych to spory atut, ale dla firmy jest to kolejny wydatek.

Pamiętaj też o kosztach pośrednich – wyposażeniu stanowiska pracy, sprzęcie komputerowym czy oprogramowaniu niezbędnym do wykonywania obowiązków. Owszem, nie wpływają one na wynagrodzenie sensu stricto, jednak trudno nie zauważyć, że jest to wydatek, który jako przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni musisz ponieść.

Składki ZUS i podatki – jak wpływają na budżet pracodawcy?

Składki pracodawcy od wynagrodzenia stanowią znaczącą część kosztów w firmie. W 2025 roku obowiązują następujące składki: 

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76%, 
• rentowe: 6,5%, 
• wypadkowe: od 0,67% do 3,33% w zależności od branży, 
• Fundusz Pracy (2,45%),
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,1%.

Do wynagrodzenia brutto musisz więc doliczyć około 20% dodatkowych kosztów. Wynagrodzenie brutto i koszt pracodawcy różnią się więc znacząco. Prostym sposobem, by precyzyjnie wyliczyć wszystkie obciążenia, jeśli nie wiesz, z jakimi dokładnie wydatkami musisz się liczyć, jest skorzystanie z kalkulatora kosztów pracodawcy. Narzędzie znajdziesz w naszym serwisie na tej  stronie: https://firmove.pl/kalkulatory/kalkulator-wynagrodzenia. 

Urlopy, zwolnienia lekarskie – jakie koszty ponosi pracodawca?

Urlop wypoczynkowy to prawo każdego pracobiorcy, ale dla Ciebie oznacza dodatkowe koszty zatrudnienia pracownika. Podczas 26 dni urlopu wypłacasz pełne wynagrodzenie, choć pracownik nie świadczy pracy. Podobnie wygląda sytuacja ze zwolnieniami lekarskimi – przez pierwsze 33 dni (14 dni w przypadku osób powyżej 50. roku życia) to Ty pokrywasz 80% wynagrodzenia.

Koszt utrzymania pracownika wzrasta także przez urlopy okolicznościowe, szkoleniowe czy macierzyńskie. Musisz również uwzględnić koszty zastępstw – gdy kluczowy pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu, często niezbędne jest zatrudnienie osoby na zastępstwo, co generuje dodatkowe wydatki.

Umowa o pracę vs. umowa B2B – różnice w kosztach zatrudnienia

Koszty pracodawcy zatrudniającego na podstawie umowy o pracę (UoP) znacząco różnią się od wydatków w ramach współpracy B2B, czyli między dwoma działalnościami gospodarczymi. Przy UoP ponosisz wszystkie wymienione wcześniej obciążenia – współpraca z przedsiębiorcą eliminuje te wydatki.

Jak obliczyć koszt współpracy w modelu B2B? Zazwyczaj stawka netto przedsiębiorcy jest nieco wyższa niż wynagrodzenie netto pracownika etatowego, jednak brak dodatkowych obciążeń często sprawia, że całkowity koszt jest porównywalny lub nawet niższy. Coraz częściej ten fakt sprawia, że pracownicy etatowi zastanawiają się, jak wygląda proces zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, bo przy współpracy B2B zwykle mogą liczyć na wyższą pensję.

Pamiętaj jednak, że wybór formy zatrudnienia zależy od specyfiki stanowiska, potrzeb biznesowych i preferencji obu stron, a także przepisów prawa. Zawsze staraj się kierować dobrem zespołu i przed podjęciem decyzji zwróć też uwagę na to, że oszczędności nie mogą być jedynym kryterium. Zgodność z przepisami oraz współpraca ze sprawdzonymi, zaufanymi specjalistami są ważniejsze niż suma wydatków. Czasem jeden ekspert otrzymujący wysokie wynagrodzenie, może dać Twojej firmie o wiele więcej niż kilka osób zatrudnionych na B2B lub na stanowiskach juniorskich.

Koszt pracodawcy a umowa zlecenie

Umowa-zlecenie, regulowana przepisami Kodeksu cywilnego, stanowi kolejną ciekawą alternatywę dla umowy o pracę. Art. 734 Kodeksu cywilnego określa, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej. 

Struktura obciążeń dla pracodawcy obejmuje też składki:

• emerytalną: 9,76%, 
• rentową: 6,50%, 
• wypadkową: 1,67% (standardowa stawka), 
• Fundusz Pracy: 2,45%,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10%. 

Łączne składki pracodawcy wynoszą 20,48% wynagrodzenia brutto, co stanowi znaczący składnik w budżecie firmy.

Kluczowe ograniczenia dotyczące umowy-zlecenia wynikają z konieczności unikania pozornego zatrudnienia, czyli sytuacji gdy charakter współpracy wskazuje na istnienie stosunku pracy. Czynniki, które o tym decydują to m.in.: podporządkowanie służbowe, stałe miejsce pracy i określone godziny wykonywania obowiązków czy współpraca trwająca przez długi czas. Od 1 stycznia 2025 roku minimalna stawka godzinowa dla pracownika zatrudnionego na umowę-zlecenie wynosi 30,50 zł brutto.

Umowa o dzieło a koszty pracodawcy – co musisz wiedzieć?

Umowa o dzieło, uregulowana w artykułach 627–646 Kodeksu cywilnego, wyróżnia się wśród form zatrudnienia najkorzystniejszymi warunkami finansowymi dla zamawiających.

W przeciwieństwie do umowy-zlecenia zobowiązuje ona wykonawcę do wykonania oznaczonego dzieła. Przy honorarium netto 5 000 zł całkowity wydatek zamawiającego wynosi od 5319 zł (przy przeniesieniu praw autorskich) do 5531 zł (przy standardowych kosztach uzyskania przychodu), co stanowi wyłącznie wynagrodzenie brutto bez dodatkowych obciążeń.

Jedynym obciążeniem jest podatek dochodowy, obliczany według skali podatkowej z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodu – standardowo 20%, a w przypadku przeniesienia praw autorskich nawet 50%. Warto pamiętać o rocznym limicie kosztów autorskich wynoszącym 120 000 zł. Po jego przekroczeniu stosuje się już standardowe zasady rozliczenia.

Zwróć też uwagę na to, że umowę o dzieło można zawrzeć wyłącznie wtedy, gdy przedmiotem jest wykonanie konkretnego, oznaczonego dzieła o charakterze twórczym lub wykonawczym, które można jednoznacznie zidentyfikować i odebrać. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie tej umowy do wykonywania powtarzalnych czynności czy zadań charakterystycznych dla regularnego zatrudnienia.