Rozliczenie obcokrajowca w Polsce – jak wygląda w praktyce?

Liczba cudzoziemców na polskim rynku pracy stale rośnie. Według danych GUS to obecnie już ponad milion osób, co stanowi około 6,5% wszystkich pracowników w naszym kraju¹. Zatrudnianie obcokrajowców wiąże się z pewnymi wyzwaniami, w tym również z koniecznością dokonania poprawnych, podatkowych rozliczeń. Wyjaśniamy, jak to wygląda w praktyce.

Obowiązki podatkowe dla obcokrajowców pracujących w Polsce

Każdy obcokrajowiec, który decyduje się na pracę w Polsce, jest zobowiązany do przestrzegania polskiego prawa, w tym także prawa podatkowego. Znajomość przepisów, które regulują kwestie opodatkowania cudzoziemców pracujących w Polsce, jest więc niezwykle istotne – i to nie tylko dla samych cudzoziemców, ale także dla osób, które decydują się na ich zatrudnienie.

Podstawowym czynnikiem decydującym o zakresie obowiązków podatkowych jest kwestia rezydencji podatkowej. Każde rozliczenie PIT obcokrajowca zacząć musisz więc od odpowiedzi na pytanie, czy jest on polskim rezydentem podatkowym.

Cudzoziemiec będący polskim rezydentem podatkowym podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości osiągniętych przychodów bez względu na miejsce ich uzyskania. Jest to tak zwany nieograniczony obowiązek podatkowy, który dla pracodawcy oznacza konieczność regularnego potrącania i odprowadzania do polskiego urzędu skarbowego odpowiednio wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy. Po zakończonym roku musisz natomiast sporządzić i przesłać deklarację PIT-11. Rozliczenie cudzoziemca w US w przypadku rezydentów podatkowych wygląda więc dokładnie tak samo, jak w przypadku pracowników z polskim paszportem.

Jeśli jednak okaże się, że cudzoziemiec nie posiada w Polsce swojego miejsca zamieszkania, to wówczas polski podatek dochodowy będzie obejmował jedynie te dochody, które faktycznie uzyskane zostały w kraju nad Wisłą. Zasada ta, nazywana ograniczonym obowiązkiem podatkowym, dotyczy więc nierezydentów.

Dokumenty niezbędne do rozliczenia podatku

Do pełnego i prawidłowego rozliczenia pracownika z Ukrainy (ale także z Białorusi czy z jakiegokolwiek innego kraju) potrzebne są następujące dokumenty i dane:

• właściwy formularz PIT dla obcokrajowca (a więc w zależności od sytuacji konkretnego pracownika (np. z Ukrainy): PIT-11 lub formularz IFT-1R);
• informacja o właściwym urzędzie skarbowym;
• numer PESEL lub NIP oraz inne podstawowe dane identyfikacyjne cudzoziemca;
• adres zamieszkania obcokrajowca;
• certyfikat rezydencji podatkowej;
• informacja o kosztach uzyskania przychodów;
• dowody dokonania wpłat tytułem zaliczek na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne;
• umowa wskazująca na podstawę i dokładne warunki zatrudnienia.

Różnice w rozliczaniu rezydenta i nierezydenta

Osoby zatrudniające cudzoziemców będących polskimi rezydentami podatkowymi często zadają sobie pytanie, jaki PIT dla obcokrajowca pracującego w Polsce należy wypełnić. Rozliczenie PIT przez obcokrajowca wygląda jednak dokładnie tak samo, jak rozliczenie obywateli Polski. Odbywa się więc przy użyciu formularza PIT-11. Nie żadnych osobnych wytycznych dotyczących tego, jaki PIT dla pracownika z Ukrainy jest odpowiedni, a jaki dla cudzoziemca z innego kraju czy polskiego obywatela. Jak jednak poradzić sobie z rozliczeniem PIT nierezydenta?

Jeżeli cudzoziemiec będący nierezydentem zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, standardowo musisz potrącać z jego wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy. Wówczas w rocznej deklaracji PIT-11 należy wskazać:

Jeżeli jednak cudzoziemiec będący nierezydentem wykonuje pracę na podstawie innej niż umowa o pracę (na przykład na podstawie umowy zlecenia), to rozliczenie powinno nastąpić za pomocą formularza IFT-1R.

Zarobki takiego pracownika podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych, którego stawka wynosi 20%. Podatek PIT dla nierezydenta odprowadzić powinna osoba wypłacająca wynagrodzenie.

Koszty uzyskania przychodu dla obcokrajowców

Bez względu na to, czy zatrudniony cudzoziemiec jest rezydentem, czy nierezydentem, jeżeli tylko wykonuje na terytorium Polski pracę na podstawie umowy o pracę, to przysługują mu koszty uzyskania przychodu. Mowa tu o zryczałtowanych KUP, które obecnie wynoszą:

• 250 zł dla pracowników mieszkających w tej samej miejscowości, w której wykonują pracę;
• 300 zł dla pracowników, którzy oświadczyli, że dojeżdżają do pracy spoza miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.

Nieco inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy cudzoziemiec osiąga przychody na podstawie innej niż umowa o pracę. Wówczas koszty uzyskania przychodu przysługują mu, o ile jest polskim rezydentom.

Terminy składania deklaracji podatkowej

Terminy składania deklaracji PIT-11 dotyczącej zatrudnionego cudzoziemca są dokładnie takie same jak w przypadku obywateli polskich.

• Do 31 stycznia wypełnioną deklarację należy dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego;
• ostatniego dnia lutego PIT-11 powinien otrzymać pracownik.

Informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania (a więc deklarację IFT-1R) należy natomiast złożyć do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, którego deklaracja ta dotyczy.

Ulgi podatkowe dla obcokrajowców

Cudzoziemiec, który w poprzednim roku podatkowym uzyskał w Polsce przychody i teraz dokonuje tu rocznego rozliczenia PIT, co do zasady ma prawo skorzystać z przewidzianych w polskim prawie ulg, preferencji i odliczeń. Pod pewnymi warunkami dzieje się to nawet niezależnie od posiadania statusu rezydenta. Nierezydenci (po spełnieniu określonych wymogów) również mogą skorzystać między innymi z ulgi prorodzinnej czy ulgi internetowej. 

Ulgi podatkowe dla cudzoziemców przysługują na takich samych warunkach, jakie określono dla obywateli polskich. 

Ewentualny zwrot podatku dla obcokrajowców w Polsce (ze względu na powstanie nadpłaty), zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, może być jednak otrzymany wyłącznie na wskazany rachunek bankowy. Podanie tego rachunku jest więc w przypadku cudzoziemców bardzo ważne.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

Może się zdarzyć, że zatrudniony cudzoziemiec, ze względu na odpowiednie kryteria, zostanie uznany za rezydenta w więcej niż jednym państwie (na przykład zarówno w Polsce, jak i w Ukrainie). Aby w tego typu sytuacji uniknąć tak zwanego podwójnego opodatkowania, należy zapoznać się z zawartymi przez Polskę umowami i konwencjami międzynarodowymi o unikaniu podwójnego opodatkowania. To z tych dokumentów wynika, w którym państwie wynagrodzenie pracownika powinno zostać opodatkowane.

^{1 https://stat.gov.pl/statystyki-eksperymentalne/kapital-ludzki/cudzoziemcy-wykonujacy-prace-w-polsce-w-2023-r-,15,13.html}