Zatrudnianie pracowników spoza Unii Europejskiej – z czym się wiąże?

Zatrudnienie w Polsce obcokrajowca spoza UE wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności, które mogą się wydawać dość skomplikowane. Przychodzimy z pomocą! Skorzystaj z naszego krótkiego poradnika i dowiedz się jak skutecznie przebrnąć przez niezbędne procedury, aby zyskać nowych pracowników spoza Unii Europejskiej.

Jak zatrudnić pracowników spoza Unii Europejskiej?

Jak powiedział kiedyś Akio Morita, współzałożyciel znanego na całym świecie japońskiego koncernu Sony, „Twój biznes i jego przyszłość leżą w rękach ludzi, których zatrudniasz”. To celne spostrzeżenie, szczególnie dziś, kiedy rynek pracy stale się zmienia, a wartościowy i lojalny pracownik jest na wagę złota. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców zastanawia się, w jaki sposób pozyskać dla swojej firmy kolejnych członków zespołu, również tych niebędących obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgodnie z aktualnym prawem istnieją trzy odrębne kategorie cudzoziemców, którzy pochodzą z:

• krajów należących do Unii Europejskiej,
• Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii,
• państwa trzeciego.

W tym artykule odniesiemy się do obcokrajowców z tej ostatniej grupy i podpowiemy, co trzeba zrobić krok po kroku, aby cały proces zatrudnienia przebiegał sprawnie. 

Krok 1: Potwierdź legalność pobytu

Przede wszystkim, jeżeli interesuje Cię zatrudnienie cudzoziemca spoza UE, musisz mieć pewność, że legalnie przebywa on na terenie Polski i może się starać o pracę w naszym kraju.

Takim potwierdzeniem może być:

• wiza (również taka, która została wydana przez inne państwo należące do strefy Schengen) - wyjątkiem są tak zwane wizy celowe, czyli wizy wystawione w celach turystycznych, z powodu przyjazdu ze względów humanitarnych lub ochrony czasowej;
• karta pobytu (zezwolenie na pobyt czasowy lub stały) - wyjątkiem jest sytuacja, w której dana osoba otrzymała zezwolenie na pobyt czasowy z powodu okoliczności, które wymagają jedynie krótkiego pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej;
• posiadanie statusu zwanego pobytem tolerowanym – przyznawany jest osobom, które nie mogą wrócić do kraju pochodzenia w związku z zagrożeniem ich wolności, życia lub z powodów od nich niezależnych.

Krok 2: Złóż komplet dokumentów

Gdy etap weryfikacji masz już za sobą, przygotuj umowę o pracę po polsku i w języku, którym włada obcokrajowiec, po czym wypełnij wniosek o wydanie jednego z pozwoleń:

• zezwolenia na pracę lub pobyt czasowy i pracę – dla Urzędu Wojewódzkiego;
• zezwolenia na pracę sezonową lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – dla Powiatowego Urzędu Pracy.

Złóż komplet dokumentów w odpowiednim urzędzie właściwym dla siedziby Twojej firmy – możesz to zrobić osobiście, listownie lub elektronicznie. Następnie zapłać wymaganą opłatę (niezależnie od tego, czy zrobisz to w kasie, czy przelewem na konto bankowe, potwierdzenie zapłaty musisz dołączyć do wniosku).

Nie martw się też, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w ciągu kilku dni – procedury są rozpatrywane indywidualnie i zależą od trybu pracy konkretnych instytucji. Z tego powodu cały proces może trwać od siedmiu dni roboczych do kilku miesięcy.

Krok 3: Podpisz umowę

Kiedy Twój wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony i otrzymasz oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy lub zezwolenie na pracę, możesz podpisać umowę z nowym pracownikiem. Od chwili, w której cudzoziemiec rozpocznie pracę w Twojej firmie, masz maksymalnie 7 dni, aby zgłosić go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zatrudnienie pracownika wiąże się również z comiesięcznym odprowadzaniem podatków oraz opłacaniem składek, a także regularnym wypłacaniem wynagrodzenia.

Zatrudnianie pracowników spoza Unii Europejskiej – czy zezwolenie na pracę jest konieczne?

Zastanawiasz się jak zatrudnić obywatela Indii? A może interesuje Cię zatrudnienie pracownika z Ukrainy i nie wiesz, czy w takiej sytuacji będzie konieczne zezwolenie na pracę? Odpowiedź brzmi: to zależy.

Zatrudnianie obcokrajowców spoza UE bez zezwolenia jest możliwe, jeśli mają zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę, lub jeśli Ty jako pracodawca uzyskasz dla nich odpowiednie zezwolenie na pracę. Istnieje jednak sporo odstępstw od tych zasad.

Procedura uproszczona zatrudniania osób spoza UE

Uproszczona procedura to najszybszy i najmniej skomplikowany sposób na zatrudnienie obcokrajowca spoza UE. Jeśli chcesz skorzystać z takiej opcji, musisz zrobić tylko dwie rzeczy:

1. Zarejestruj się w Powiatowym Urzędzie Pracy jako pracodawca.
2. Złóż oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi razem z wymaganymi dokumentami i potwierdzeniem wniesienia opłaty urzędowej.

To wszystko! Teraz musisz tylko poczekać na odpowiedź urzędu (od 7 dni do dwóch miesięcy, jeśli urząd poprosi Cię o dodatkowe wyjaśnienia). Jeżeli weryfikacja przebiegnie pozytywnie, Twoje oświadczenie zostanie wpisane do rejestru. Umożliwi Ci to zatrudnienie cudzoziemca spoza UE, którego dotyczyło dostarczone przez Ciebie oświadczenie.

Uproszczoną procedurę można zastosować tylko w następujących sytuacjach:

• gdy odnosi się do osób pochodzących z: Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji oraz Armenii
• dotyczy pracy, która nie jest pracą sezonową,
• zaznaczony w oświadczeniu okres pracy nie jest dłuższy niż 24 miesiące,
• otrzymywane przez obcokrajowca wynagrodzenie nie będzie niższe niż wypłata osób wykonujących pracę na porównywalnym stanowisku albo o podobnym charakterze,
• dzień, w którym zacznie się praca, nie nastąpi później niż 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia.

Zatrudnianie pracowników spoza UE – obowiązki pracodawcy

Najważniejsze formalności już za Tobą? Możesz odetchnąć! Pamiętaj jednak, że w dalszym ciągu masz pewne obowiązki nie tylko wobec swoich pracowników, ale i polskich urzędów.

Dlatego, jeśli dojdzie do jakichkolwiek zmian, które nie będą się pokrywały z zapisami w wydanym zezwoleniu lub umowie podpisanej z cudzoziemcem, musisz w ciągu 7 dni poinformować o tym wojewodę, który wydał zezwolenie.