Usługa hotelowa a odliczenie VAT – kiedy jest możliwe?

Korzystanie z usług hotelowych jest dla wielu przedsiębiorców częścią prowadzenia biznesu. Zwykle wydatki związane z noclegiem oraz usługami gastronomicznymi są szczególnie wysokie w przypadku podróży służbowych pracowników czy szkoleń organizowanych poza siedzibą firmy. Pojawia się zatem pytanie, czy można odliczyć VAT od usługi hotelowej? Przepisy ustawy o VAT jednoznacznie określają, że co do zasady odliczenie nie przysługuje, jednak istnieją pewne wyjątki.

Usługa hotelowa a VAT – podstawowe zasady

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia podatku od usług hotelowych i gastronomicznych.

Należy pamiętać, że zakaz ten obejmuje zarówno usługi hotelarskie, jak i wszelkie usługi gastronomiczne. Warto również zauważyć, że podatek od usług hotelowych nie podlega zwrotowi, nawet jeśli zakup usługi był związany z działalnością opodatkowaną. Odliczenie VAT od usług hotelowych nie jest możliwe, a wydatki stanowią koszt podatkowy. 

Spójrzmy na konkretny przykład. Sprzedawca z branży wędliniarskiej podczas podróży służbowej do Warszawy na targi mięsne wykupił usługi hotelowe. VAT nie może być odliczony. Jak przedsiębiorca powinien ująć otrzymaną fakturę w ewidencji księgowej?

Faktura za usługę hotelową powinna zostać zaksięgowana w pełnej kwocie brutto, ponieważ zgodnie z przepisami przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT za hotel. Poniesiony w związku z noclegiem koszt można jednak potraktować jako wydatek prowadzenia działalności gospodarczej.

Możliwość odliczenia VAT od usług hotelowych w wyjątkowych sytuacjach

Choć zasadniczo VAT od usług noclegowych nie podlega odliczeniu, to istnieją wyjątki, kiedy jest to możliwe. Jednym z nich jest sytuacja, gdy usługa hotelowa jest nabywana w celu dalszej odsprzedaży w ramach działalności gospodarczej. Przykładowo biura podróży, organizatorzy szkoleń czy przewoźnicy świadczący usługi dla pasażerów mogą odliczyć VAT za usługi hotelowe, jeśli stanowią one część kompleksowej oferty.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 8 czerwca 2021 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.56.2021.3.ISK) wskazał, że art. 8 ust. 2a ustawy o VAT odnosi się do sytuacji, gdy podatnik zawiera umowę we własnym imieniu, lecz faktyczne wykonanie usługi powierza innemu podmiotowi. W takim przypadku podatnik, który nabywa i w niezmienionej formie odsprzedaje świadczoną usługę, uznawany jest za jej dostawcę.

Jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca kupuje usługi noclegowe jako część większego pakietu – np. kompleksowej usługi szkoleniowej – nie można mówić o odsprzedaży noclegu w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Oznacza to, że skoro podatnik nie refakturuje noclegu jako osobnej usługi, lecz sprzedaje całościową usługę szkolenia obejmującą nocleg, nie spełnia warunku określonego w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT. W efekcie konieczne jest podkreślenie, że nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT od faktur za usługi noclegowe.

Aby lepiej zrozumieć ten mechanizm, przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi. Aby podnieść kwalifikacje swojego zespołu, przedsiębiorca z branży OZE ujęty na białej liście podatników VAT zdecydował się wysłać kilku pracowników na specjalistyczne szkolenie z montażu turbin wiatrowych na zabudowanej nieruchomości. Kurs odbywał się w miejscowości oddalonej o 246 kilometrów od siedziby firmy i trwał dwa dni. Ponieważ pracownicy musieli spędzić tam noc, firma zadbała o ich zakwaterowanie oraz wyżywienie. Jak w tej sytuacji wygląda kwestia odliczeń VAT z faktury za hotel?

Po zakończeniu szkolenia przedsiębiorca otrzymał dowód sprzedaży, obejmujący nie tylko samą usługę edukacyjną, ale także koszty noclegu i posiłków. W tej sytuacji może on zaliczyć cały wydatek do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT. Dzieje się tak, ponieważ zakwaterowanie i wyżywienie stanowią jedynie element pomocniczy usługi szkoleniowej, a nie odrębną usługę noclegową, która w innych okolicznościach nie podlegałaby odliczeniu VAT.

Odliczenie VAT od usług noclegowych w turystyce

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja w kontekście usług turystycznych, zwłaszcza gdy przedsiębiorca stosuje procedurę VAT marża. Mechanizm ten, przewidziany dla biur podróży oraz organizatorów turystyki, polega na opodatkowaniu jedynie marży – czyli różnicy między ceną sprzedaży usługi a kosztem jej nabycia (zamiast pełnej wartości transakcji).

Taki sposób opodatkowania upraszcza proces rozliczeniowy, ale jednocześnie sprawia, że przedsiębiorca nie może obniżyć kwoty podatku należnego o VAT wynikający z faktur za noclegi.

Odliczenie VAT od usług hotelowych przy zakwaterowaniu długoterminowym

W wielu branżach firmy decydują się na zapewnienie zakwaterowania pracownikom w pobliżu miejsca pracy. Wynajem mieszkań czy pokoi dla zespołu staje się wtedy nie tylko udogodnieniem, ale także elementem oferty zatrudnienia.

Jak wygląda w tej sytuacji kwestia VAT na usługi hotelarskie? Podobnie jak w przypadku noclegów związanych z delegacjami służbowymi, wydatki poniesione na długotrwałe zakwaterowanie pracowników co do zasady nie uprawniają do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej tego rodzaju koszty nie są traktowane jako związane z działalnością opodatkowaną.

Czy to oznacza, że nie ma żadnej drogi do odzyskania VAT od usług noclegowych? Nie do końca. Jeśli istnieją wątpliwości co do prawa do odliczenia VAT w przypadku zakwaterowania pracowników, warto rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Może to pomóc w uniknięciu nieporozumień.

Delegacja zagraniczna a odliczenie VAT od usługi noclegowej

Jak prezentuje się kwestia odliczenia VAT od usług noclegowych za granicą? Takie podróże służbowe często wiążą się z koniecznością rezerwacji hotelu oraz korzystania z usług gastronomicznych. W takich przypadkach zagraniczne obiekty noclegowe i restauracje wystawiają faktury z doliczonym podatkiem VAT według stawek obowiązujących w danym państwie.

Jak prawidłowo ująć taką fakturę w księgach rachunkowych? Ponieważ dokument ten zazwyczaj wystawiany jest w obcej walucie, jego kwotę należy przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury. Dopiero po dokonaniu tego przeliczenia można zaksięgować wydatek poniesiony za granicą.

¹ W niektórych przypadkach przedsiębiorca może wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT w procedurze VAT-REF, składając wniosek przez polski urząd skarbowy np. za pośrednictwem systemu e-Deklaracje.