Najem a VAT – praktyczne porady dla właścicieli nieruchomości

W obecnym stanie prawnym funkcjonują różne formy najmu, w odniesieniu do których zastosowanie mają różne sposoby opodatkowania. Najmem prywatny, oferowany przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek stosowania tej formy jest niezależny od wybranej formy opodatkowania dla prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej. Wątpliwości w tym kontekście wzbudza opodatkowanie najmu podatkiem od towarów i usług. Czy wynajem mieszkania jest zwolniony z VAT? Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z takiego zwolnienia i jakie są stawki podatku.

Najem nieruchomości a VAT – najważniejsze zasady

Zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy mogą zdecydować się na wynajem mieszkania. VAT w obu przypadkach rozlicza się jednak inaczej, a stawki są uzależnione od kilku czynników, m.in. charakteru nieruchomości. Co więcej, ustawodawca przewidział też zwolnienie z VAT w określonych przypadkach.

Prowadząc działalność związaną ze świadczeniem usług w zakresie zakwaterowania, warto wiedzieć, jakie warunki muszą być spełnione, by najem był zwolniony z VAT oraz jakie stawki obowiązują w przypadku różnych usług związanych z zakwaterowaniem. 

Zwolnienie z VAT przysługuje po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:

• nieruchomość ma charakter mieszkalny,
• najem odbywa się na własny rachunek,
• lokal służy wyłącznie celom mieszkaniowym,
• wynajmujący nie świadczy dodatkowych usług charakterystycznych dla hoteli.

Jeżeli najemca będzie więc wykorzystywał nieruchomość do mieszkania i nie będzie np. prowadzić w niej działalności gospodarczej, a sam najem nie ma charakteru krótkoterminowego, zasadniczo można zastosować zwolnienie z VAT.

Charakter najmu nie zawsze jest jednak oczywisty, np. gdy najemcą nieruchomości jest podmiot gospodarczy, którego celem jest podnajem na rzecz osób trzecich. W tym przypadku uznaje się, że nie dochodzi do wynajmu na cele mieszkaniowe, a zatem nie ma podstaw do stosowania zwolnienia i należy najem opodatkować według stawki 23%.

Stawka 23% VAT obowiązuje przy:

• najmie lokali użytkowych (biur, magazynów, sklepów),
• najmie mieszkań na cele biurowe lub działalność gospodarczą,
• najmie miejsc parkingowych i garaży,
• każdym najmie komercyjnym, który nie podlega preferencjom.

W przypadku umowy łączącej przedsiębiorców zastosowanie ma właśnie ta podstawowa stawka VAT wynosząca 23%.

Ustawodawca przewidział jednak pewne preferencje. Stawka 8% VAT dotyczy m.in.:

• najmu krótkoterminowego (np. na doby),
• zakwaterowania pracowniczego tymczasowego,
• usług hotelowych i podobnych,
• krótkoterminowego najmu apartamentów na cele noclegowe.

Najem nieruchomości prywatnej a VAT – jak należy go rozliczać?

Inwestycje w nieruchomości na wynajem cieszą się sporą popularnością, a wiele osób decyduje się na zakup mieszkania oraz podpisanie umowy z najemcą prywatnie, bez rejestrowania działalności gospodarczej. I oczywiście przepisy przewidują taką możliwość. W takim przypadku należy zadać sobie oczywiście pytanie, jak rozliczać VAT z przychodów z najmu prywatnego. 

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwolnione z podatku są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Inną istotną kwestią jest rozróżnienie między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą. Jak wskazuje art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest nią działalność zarobkowa polegająca na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, jeśli uzyskane przychody nie są zaliczane do przychodów z innych źródeł.

Najem prywatny co do zasady odnosi się do sytuacji, w której osoba fizyczna wynajmuje nieruchomość stanowiącą jej majątek osobisty. Jest to często forma pasywnego dochodu (z udostępniania własnych zasobów).

Jeśli masz wątpliwości, czy w Twoim przypadku wynajem nieruchomości spełnia kryteria działalności gospodarczej, skontaktuj się z ekspertami, którzy pomogą Ci prawidłowo określić sytuację, a więc również wywiązać się z obowiązków względem fiskusa.

Wynajem na cele mieszkaniowe a VAT w 2025 roku

Jak widzisz, w obecnym stanie prawnym szczególną uwagę należy zwrócić na przeznaczenie nieruchomości, a szczególnymi preferencjami jest objęty wynajem na cele mieszkaniowe. Jest to kluczowa kwestia z punktu widzenia możliwości zastosowania zwolnienia z VAT.

Cel mieszkaniowy musi być rzeczywisty i udokumentowany: nie wystarczy samo ujęcie w umowie deklaracji stron. Dokumentację mogą stanowić np. rachunki za media wystawione na najemcę, potwierdzające stałe zamieszkanie lub meldunek najemcy pod adresem wynajmowanej nieruchomości. Co więcej: zwolnienie może dotyczyć np. dzierżawy nieruchomości przeznaczonej wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Najczęściej w takim przypadku ma miejsce najem długoterminowy mieszkania. VAT – o ile mamy do czynienia z przeznaczeniem na cele mieszkalne – nie jest wówczas naliczany. Inaczej wygląda jednak kwestia najmu krótkoterminowego. Ten na gruncie prawa bywa interpretowany jako usługi związane z zakwaterowaniem opodatkowane VAT.

Musisz też pamiętać o jeszcze jednym ważnym aspekcie: limicie zwolnienia podmiotowego z VAT. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w 2025 roku pozostaje on na dotychczasowym poziomie, czyli wynosi rocznie 200 000 zł (w przypadku rozpoczęcia działalności w ciągu roku limit ustala się proporcjonalnie).

Oznacza to, że mali przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekracza tej kwoty, nadal mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, ale po przekroczeniu limitu konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT. Co istotne, do limitu wlicza się również przychody z najmu zwolnionego przedmiotowo, co ma znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących równolegle działalność gospodarczą.

Najem lokalu użytkowego a VAT – jakie zasady obowiązują?

Oddzielną kwestią jest najem lokalu użytkowego, który rządzi się innymi prawami niż najem mieszkań. Definicja tego typu nieruchomości jest naprawdę szeroka. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, lokal użytkowy to jedno pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, które:

• są wydzielone stałymi przegrodami budowlanymi,
• nie stanowią mieszkania, pomieszczenia technicznego ani gospodarczego,
• nie muszą spełniać wymogów stawianych mieszkaniom (tj. nie muszą umożliwiać stałego pobytu ludzi ani prowadzenia samodzielnego gospodarstwa domowego).

Najczęściej mamy do czynienia z najmem lokali użytkowych na potrzeby przedsiębiorców, którzy np. prowadzą w nich biura czy punkty sprzedaży. Podmiot świadczący tego typu usługi (który nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego do limitu) musi liczyć się z koniecznością wystawienia faktury VAT z podstawową stawką wynosząca 23%. 

W przypadku przedsiębiorców świadczących usługę wynajmu lokalu użytkowego i korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT (u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł) usługa nie jest obciążona podatkiem VAT. W takim przypadku wynajmujący zwolniony z VAT powinien wystawić fakturę bez naliczonego podatku VAT (z oznaczeniem „zw” – zwolniona).

Wynajem lokalu przez osobę fizyczną lub firmę a VAT

Nic nie stoi na przeszkodzie, by prywatny właściciel, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie usług związanych z zakwaterowaniem, wynajmował lokal przedsiębiorcy. 

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i będące czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek wykazywania przychodów z najmu w JPK_V7. W przypadku najmu prywatnego mieszkania należy wykazać go ze stawką zwolnioną z VAT, natomiast przy najmie prywatnym lokalu użytkowego stosuje się stawkę 23% VAT.

Ta sytuacja wymaga szczególnej uwagi, ponieważ nawet jeśli najem jest prowadzony prywatnie, może wpływać na obowiązki podatkowe związane z VAT, szczególnie w przypadku osób prowadzących równolegle działalność gospodarczą

Kluczowe znaczenie ma cel wykorzystywania nieruchomości przez najemcę. Jeśli wynajem dotyczy np. lokalu użytkowego, konieczne jest rozliczenie podatku VAT (chyba że przedsiębiorca jest zwolniony podmiotowo do limitu 200 000 zł). 

Klasyfikacja, czy lokal jest wynajmowany prywatnie, czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zależy też od pochodzenia środków oraz tego, czy lokal jest wprowadzony do majątku firmy. Jeśli tak, należy rozliczać go w ramach JDG.

Stawki VAT najmu nieruchomości 

Powtórzmy najważniejsze informacje: najem nieruchomości może być objęty zwolnieniem z podatku VAT, jednak może również podlegać opodatkowaniu podstawową stawką lub stawką preferencyjną. Wszystko zależy od przeznaczenia nieruchomości. 

• 23% VAT znajduje zastosowanie m.in. przy najmie lokali użytkowych (biur, magazynów, punktów handlowych) czy najmie związanym z działalnością gospodarczą.
• 8% VAT dotyczy usług związanych z zakwaterowaniem wymienionych w PKWiU 55.
• Zwolnienie z VAT obejmuje najem nieruchomości wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Vatowiec a najem prywatny – jak wyglądają rozliczenia VAT?

Oczywiście może się również zdarzyć, że podatnik wynajmujący prywatną nieruchomość prowadzi równolegle działalność gospodarczą. Co w takiej sytuacji?

Vatowiec może wynajmować prywatnie swoje nieruchomości mieszkalne, korzystając ze zwolnienia z VAT, pod warunkiem że wynajem odbywa się poza działalnością gospodarczą i wyłącznie na cele mieszkaniowe. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, wynajem nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe jest zwolniony z podatku VAT, niezależnie od tego, czy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, o ile nie jest to działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów.

Nieruchomości wynajmowane prywatnie nie mogą być wprowadzone do majątku firmowego ani ujęte w ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. Kluczowe jest wyraźne rozgraniczenie między majątkiem prywatnym a firmowym oraz cel wynajmu – musi on mieć charakter mieszkaniowy. Sam fakt bycia czynnym podatnikiem VAT (vatowcem) nie wpływa na możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT przy najmie prywatnym.

Jeżeli jednak vatowiec zdecyduje się na wprowadzenie nieruchomości do działalności gospodarczej (np. poprzez ujęcie jej w ewidencji środków trwałych) lub prowadzi zorganizowany najem o charakterze biznesowym (np. krótkoterminowy najem turystyczny), wynajem ten będzie traktowany jako działalność gospodarcza i podlegał opodatkowaniu VAT według odpowiedniej stawki.