Ubezpieczenie samochodu firmowego a koszty

Jednym ze stałych kosztów związanych z użytkowaniem samochodów jest ich ubezpieczenie. Dotyczy to oczywiście zarówno aut prywatnych, jak i firmowych. W tym drugim przypadku wątpliwości często dotyczą możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Poniżej przeczytasz, jak wygląda ubezpieczenie samochodu w firmie w konkretnych przypadkach.

Podstawowe rodzaje ubezpieczeń samochodów firmowych

Każdy kierowca i właściciel pojazdu doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że ubezpieczenia komunikacyjne są bardzo zróżnicowane i chronią przed następstwami różnych sytuacji – zarówno na drodze, jak i poza nią. Różnie podchodzą do nich także przepisy. Zanim przejdziemy do konkretów, określmy najważniejsze rodzaje ubezpieczeń komunikacyjnych:

Ubezpieczenie OC, AC i NNW – co warto wiedzieć?

Jak widzisz, poszczególne rodzaje ubezpieczeń są dostosowane do ryzyka, z jakim muszą liczyć się uczestnicy ruchu drogowego i właściciele pojazdów. 

Ubezpieczenie OC auta firmowego jest obowiązkowe, podobnie jak ma to miejsce w przypadku aut należących do osób prywatnych. Wynika to wprost z art. 23 Ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych. Dokument wskazuje, że każdy posiadacz pojazdu obowiązany jest posiadać ochronę ubezpieczeniową przez cały okres, w którym pojazd jest zarejestrowany, z wyjątkiem zarejestrowanych pojazdów historycznych. Oznacza to, że musisz zawrzeć umowę tego ubezpieczenia i opłacać składki z tego tytułu.

Pozostałe rodzaje ubezpieczeń są co do zasady dobrowolne. Zwróć jednak uwagę, że choć nie wymagają ich przepisy prawa, zawarcie umów ubezpieczeniowych może być warunkiem np. uzyskania finansowania w postaci leasingu czy kredytu. Zwykle absolutnym standardem jest polisa Autocasco (AC), która ma chronić leasingodawcę, np. w przypadku uszkodzenia pojazdu przez leasingobiorcę lub jeśli niemożliwe będzie pokrycie kosztów napraw z polisy OC sprawcy.

Ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz GAP nie są obligatoryjne, jednak w wielu sytuacjach mogą okazać się przydatne. NNW pozwala na uzyskanie dodatkowych środków związanych np. z leczeniem czy rehabilitacją w związku z wypadkiem drogowym. Ubezpieczenie GAP może być natomiast świetnym sposobem na zabezpieczenie swoich interesów w przypadku zniszczenia lub kradzieży kredytowanego albo objętego leasingiem pojazdu. Dzięki niemu odpowiedzialność finansowa leasingo- lub kredytobiorcy będzie w znacznym stopniu ograniczona bądź możliwe będzie błyskawiczne rozliczenie należności.

Wybór odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej dla samochodu firmowego

Przedsiębiorca ma spory wpływ na zakres ochrony, z jakiej będzie korzystać. Oczywiście znajduje to również przełożenie na koszty ubezpieczenia samochodu w działalności gospodarczej. Co warto wziąć pod uwagę, rozważając poszczególne opcje?

• Potrzeby firmy – przede wszystkim zastanów się, jakich ubezpieczeń potrzebujesz. Istotną rolę odgrywają wartość pojazdu i charakter prowadzonej działalności – inaczej prezentują się potrzeby firmy z flotą pojazdów jeżdżących każdego dnia do klientów, a inaczej samozatrudnienia, w ramach którego przedsiębiorca użytkuje jeden samochód zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych.
• Zakres ochrony – określ, jaki zakres ochrony będzie Ci tak naprawdę potrzebny. Warto rozważyć, czy wydatki związane z zakupem dodatkowego ubezpieczenia NNW, assistance czy GAP nie przełożą się na lepszą ochronę Twoich interesów i poczucie bezpieczeństwa.
• Wymagania instytucji finansującej samochód – leasing, kredyt, najem czy dzierżawa mogą wiązać się ze ściśle określonymi obowiązkami dotyczącymi ubezpieczenia pojazdu. Oczywiście musisz wziąć je pod uwagę.
• Oferta poszczególnych ubezpieczycieli – wydatek, podobnie jak w każdym innym przypadku, zależy oczywiście również od produktów poszczególnych towarzystw ubezpieczeniowych. Warto skorzystać z porównywarek, które pozwolą Ci sprawdzić, gdzie znajdziesz najkorzystniejszą ofertę.

Wpływ ubezpieczenia samochodu firmowego na koszty przedsiębiorstwa

Pora na udzielenie odpowiedzi na wyjątkowo ważne pytanie: czy ubezpieczenie samochodu można wliczyć w koszty uzyskania przychodów? Jeśli rozliczasz się skalą podatkową lub podatkiem liniowym i pojazd jest wykorzystywany w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, jest to możliwe.

Przyjrzyjmy się szczegółom.

Zacznijmy od obowiązkowego ubezpieczenia: czy polisę OC można wrzucić w koszty? Tak, a na dodatek w przypadku samochodów firmowych¹ możliwe jest odliczenie 100% kwoty składek. Taka sama zasada dotyczy również ubezpieczenia NNW czy Assistance albo wielu dodatkowych ubezpieczeń, np. popularnego ubezpieczenia szyb czy opon. 

Koszty ubezpieczenia samochodu w KPiR mogą oczywiście dotyczyć również innych ubezpieczeń, w tym tych, których wysokość jest bezpośrednio powiązana z wartością pojazdu. Dotyczy to np. ubezpieczenia AC czy GAP. W takich przypadkach podatnik musi wziąć pod uwagę wartość samochodu wykazaną na polisie. Jeśli przekracza 150 000 zł, trzeba wyliczyć wysokość dopuszczalnego odliczenia w proporcji do tej kwoty. Służy do tego wzór: 

(150 000/ wartość pojazdu) x składka ubezpieczeniowa

Przykładowo: jeśli wartość pojazdu to 250 000 zł, a składka ubezpieczenia AC wynosi 4000 zł, do kosztów uzyskania przychodu będzie można zaliczyć 2400 zł.

Istnieje jedno istotne ograniczenie: jeśli korzystasz z prywatnego pojazdu w celach firmowych, możliwe jest rozliczenie jedynie 20% wydatku (niezależnie od rodzaju polisy), podobnie jak ma to miejsce w przypadku kosztów eksploatacyjnych.

O czym pamiętać podczas rozliczeń ubezpieczenia samochodu? Koszt podatkowy musi być w odpowiedni sposób udokumentowany, a zwykle jedynym przekazywanym dokumentem jest polisa ubezpieczeniowa. Wiele osób zastanawia się wobec tego, czy polisa jest fakturą. Oczywiście na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Polisa jest dokumentem, który może być podstawą zaksięgowania wydatku w KPiR. Dodatkowo warto pamiętać o udokumentowaniu poniesionych z tego tytułu kosztów (np. potwierdzenia przelewu czy płatności). Jeszcze jedna ważna informacja z perspektywy podatnika VAT: usługi ubezpieczeniowe podlegają zwolnieniu z tego podatku, a dokumentu nie wykazuje się w JPK_V7.

Ubezpieczenie floty samochodowej – zalety i wady

Przedsiębiorcy i firmy potrafią się znacząco różnić. Jeśli wykorzystujesz większą liczbę pojazdów, opłacalnym rozwiązaniem może okazać się ubezpieczenie flotowe. W zależności od towarzystwa ubezpieczeniowego minimalna liczba samochodów wymaganych do jego zawarcia waha się od kilku do kilkudziesięciu modeli. Te produkty mają jednak kilka istotnych zalet:

• Oszczędność czasu i uproszczenie procedur – jedna polisa obejmuje wszystkie pojazdy, co zmniejsza liczbę dokumentów i formalności.
• Łatwiej koordynować umowy czy opłacać składkę.
• Zniżki i rabaty – firmy ubezpieczeniowe oferują atrakcyjne zniżki dla ubezpieczeń floty, co może znacząco obniżyć koszty w porównaniu z indywidualnym ubezpieczeniem każdego pojazdu.
• Lepsza ochrona – istnieje możliwość negocjowania korzystnych warunków finansowych, ale również szerszego zakresu ochrony. Można uzyskać dostęp do dodatkowych usług, takich jak specjalistyczne Assistance dla floty.
• Łatwiejsze zarządzanie ryzykiem – ubezpieczenie flotowe daje możliwość monitorowania i analizy szkód na poziomie całej floty.
• Priorytetowa likwidacja szkód – klienci korzystający z ubezpieczenia flotowego mogą liczyć na preferencyjne warunki również w tym aspekcie.

Z pewnością ubezpieczenie flotowe nie jest jednak dla każdego: przede wszystkim jest zarezerwowane dla przedsiębiorców korzystających z większej liczby pojazdów. Nawet jeśli masz kilka aut, może okazać się, że oferta nie będzie zbyt rozbudowana.

Porównanie ofert ubezpieczeniowych – jak znaleźć najlepszą?

Oczywiście każdy kierowca chce ubezpieczyć pojazd jak najtaniej, jednocześnie zachowując jak najwyższy poziom ochrony. Warto więc poświęcić nieco czasu na poszukiwanie najkorzystniejszej propozycji.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, co do zasady możesz ubezpieczyć samochód firmowy jako osoba prywatna lub na firmę. Wiele zależy od charakteru działalności czy sposobu wykorzystywania pojazdu, w tym tego, czy będzie dochodziło do użyczania go innym osobom albo czy pojazd będzie wykorzystywany jako taksówka. Istotną rolę odgrywają również parametry auta, w tym rok produkcji, moc silnika i przebieg.

Co jeszcze ma wpływ na ubezpieczenie samochodu firmowego? Zniżki również mogą odgrywać istotną rolę. Pod tym względem towarzystwa ubezpieczeniowe często traktują przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną w taki sam sposób jak klientów indywidualnych, zwłaszcza jeśli będziesz jedyną osobą poruszającą się pojazdem. Wobec tego bezkolizyjna jazda może pozytywnie przełożyć się na sumę składek. Jeśli autem będzie poruszać się większa liczba osób, korzystniejszym rozwiązaniem może okazać się ubezpieczenie na firmę – w takim przypadku również odnotowane w przeszłości szkody mogą wpłynąć na wysokość składki.

Ubezpieczenie samochodu firmowego a leasing

Oczywiście również pojazd finansowany poprzez leasing podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Dodatkowo w umowie leasingowej często określony jest zakres wymaganych ubezpieczeń. W większości przypadków leasingobiorca musi liczyć się z regulowaniem składki Autocasco. 

O tym, kto ubezpiecza pojazd, decyduje przede wszystkim rodzaj leasingu. Leasing finansowy wiąże się z przeniesieniem własności samochodu na leasingobiorcę, w związku z tym to również on musi zadbać o ubezpieczenie. W przypadku leasingu operacyjnego właścicielem pozostaje leasingodawca i to on zawiera umowę ubezpieczenia, a następnie koszty są refakturowane na leasingobiorcę. Zwykle jednak istnieje możliwość wybrania polisy spełniającej podane przez leasingodawcę kryteria. Również w takim przypadku warto więc zapoznać się z dostępnymi opcjami i wybrać tę, która okaże się najkorzystniejsza.

Procedura zgłaszania szkody w ramach ubezpieczenia samochodu firmowego

W przypadku wystąpienia szkody podlegającej ochronie ubezpieczeniowej zastosowanie mają procedury zbliżone do tych, z których korzystają osoby prywatne. Zazwyczaj klienci firmowi mają jednak dostęp do preferencyjnych procedur i mogą korzystać z bezpośredniego wsparcia współpracujących z nimi doradców. Ubezpieczenia flotowe pod tym względem często oznaczają sporą oszczędność czasu i formalności, co bez wątpienia jest istotnym argumentem za ich wyborem.

Optymalizacja kosztów ubezpieczenia samochodu firmowego

Jak widzisz, zarówno zakres ochrony, jak i koszty polis mogą znacząco się różnić. Jeśli prowadzisz firmę i chcesz obniżyć wydatki z tego tytułu, istnieje kilka sprawdzonych sposobów na oszczędności.
 

¹  Ubezpieczenie dotyczące samochodów prywatnych wykorzystywanych do celów firmowych może być ujęte w kosztach do 20%, przy czym rodzaj ubezpieczenia nie ma znaczenia.