Newsletter – dlaczego warto go stworzyć? Jak zebrać własną grupę odbiorców?

Wśród użytkowników poczty elektronicznej pytanie o to, jak wypisać się z newslettera nie jest rzadkością. Czy zatem ta forma promocji w dzisiejszych czasach ma sens? Oczywiście! Warto jednak poznać podstawowe zasady tworzenia wiadomości, by adresaci chcieli go otwierać i czytać. Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co jest istotne podczas przygotowania newsletterów.

Co to jest newsletter?

Przedsiębiorcy chcący w ten sposób promować swoją firmę często nie wiedzą jednak dokładnie, czym jest mailing dla firm i zastanawiają się głównie, czy newsletter jest płatny i jak duże korzyści przynosi. Tymczasem warto zacząć od podstaw.

Dobrze przygotowany newsletter wpływa na decyzje odbiorców, którzy wykazują większą aktywność na stronie internetowej nadawcy newslettera. Warto jednocześnie dodać, że taka forma promocji ma zazwyczaj charakter uzupełniający i stanowi jeden z elementów kampanii mailingowej i reklamowej (prowadzonej np. w social mediach, takich jak: Facebook, Instagram czy TikTok).

Zadaniem newslettera jest też budowanie oraz podtrzymywanie relacji z potencjalnymi klientami. Dostarczanie newslettera odbiorcom powinno odbywać się w sposób nienachalny i regularny. Warto podkreślić, że warunkiem koniecznym do rozsyłania wspomnianych wiadomości mailowych jest świadome i dobrowolne wyrażenie przez odbiorcę chęci na otrzymywanie maili od konkretnego nadawcy. Inaczej wiadomość zostanie potraktowana przez odbiorcę jako spam, co rażąco obniża zaufanie do marki oraz negatywnie wpływa na jej wizerunek. Narusza również zasady RODO. Co więcej, spam jest dla odbiorcy nie tylko irytujący, ale zazwyczaj kojarzy się również z zagrożeniem. Warto zatem zadbać o to, aby zarówno zapisanie się do newslettera, jak i wypisanie się z niego nie nastręczały użytkownikom większych trudności.

Czy warto inwestować w mailing i wysyłanie newslettera? 

Newsletter wymaga nakładów finansowych, ale jest ekologiczny i dużo tańszy od przesyłek wysyłanych pocztą tradycyjną! Jednocześnie, w przeciwieństwie do direct mailingu, ma szansę błyskawicznie trafić do bardzo dużej grupy odbiorców – subskrybentów. To niewątpliwie atut elektronicznego newslettera, którego wachlarz możliwości jest bardzo szeroki.

Newsletter a mailing

Mailing (w rozumieniu kampanii marketingowej) najczęściej ma za zadanie informować o nowościach czy przygotowanych przez nadawców wiadomości promocjach. Może również zachęcać do wzięcia udziału w organizowanym wydarzeniu bądź do skorzystania z przedstawionej oferty. Istotnym elementem mailingu jest umieszczenie w wiadomości przycisku „call to action” (CTA), skłaniającego odbiorcę do podjęcia określonego działania. Kliknięcie w pole przenosi użytkownika na stronę umożliwiającą np. zakup oferowanego produktu lub usługi, zadeklarowanie chęci wzięcia udziału w wydarzeniu czy założenie konta w serwisie. 

Mailing wyróżnia się wyrazistą formą, w której dominują elementy graficzne, a tekst jest ograniczony do minimum. Ponadto budowany jest zwykle w oparciu o jeden konkretny temat służący do realizacji oznaczonego w kampanii celu. 

Newsletter z kolei może mieć charakter wielowymiarowy. Warto jednocześnie podkreślić, że w obu omawianych formach komunikacji z klientem wymagana jest jego zgoda na otrzymywanie informacji. 
Poniżej najważniejsze różnice między newsletterem a mailingiem.

Co jest niezbędne do stworzenia newslettera?

Jak stworzyć newsletter, który nie wyląduje w koszu i będzie inspirującą lekturą? Po pierwsze, skoro ktoś obdarzył Cię zaufaniem i zgodził się na umieszczenie jego adresu mailowego w Twojej bazie mailingowej, zadbaj, aby go nie nadużywać. Nie zaśmiecaj skrzynki odbiorczej adresata niepotrzebnymi informacjami. Weź pod uwagę, że Twój subskrybent ma też prawo do podjęcia decyzji o rezygnacji z subskrypcji. Jako nadawca komunikatu masz obowiązek umożliwić użytkownikowi wypisanie się z newslettera w prosty i szybki sposób. Najlepiej, aby link do wypisania się z bazy mailingowej znajdował się w stopce newslettera. Zadbaj też, by kolor fontu linku do rezygnacji (np. przycisku „unsubscribe”) nie zlewał się z tłem. Nie jest to pozytywnie odbierane przez użytkowników, bo utrudnia odszukanie przycisku.

Co powinno znajdować się w stopce? Przede wszystkim są to:

• dane kontaktowe nadawcy: nazwa firmy, adres (także ten mailowy);
• namiary na social media;
• informacja, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości odbiorca może przesłać na podany w stopce adres mailowy wiadomość z zapytaniem.

Po drugie ważne jest również dostosowanie newslettera do różnego typu urządzeń, na których będzie wyświetlany, czyli np. dobranie właściwej rozdzielczości do widoku na komputerze, tablecie czy smartfonie.

Ile kosztuje kampania mailingowa?

Zlecenie prowadzenia kompleksowej kampanii mailingowej to koszt 500–1500 do nawet 10 000 zł. Wszystko zależy tak naprawdę od możliwości finansowych i potrzeb firmy. Jako przedsiębiorca możesz wybrać opcję ograniczoną zakresem wyłącznie do newslettera, przyjazną dla firmowego budżetu albo pakiet rozszerzony o kompleksowe opracowanie strategii marketingowej. Nie mniej istotne jest również to, czy posiadasz już gotowy szablon newslettera. Na cenę wpływa także fakt, czy rozliczenie obejmuje wybrany model kampanii mailingowej, czy jest uzależnione od wielkości wykorzystywanej bazy odbiorców.

Pamiętaj, że kampania mailingowa to nie tylko wysyłka newslettera, mailingu czy wiadomości transakcyjnych. Działania tego typu obejmują również personalizację użytkowników i segmentację bazy, zapewniają targetowanie na odpowiednio wysokim poziomie, przeprowadzenie testów antyspamowych, optymalizację formatu wysyłanych wiadomości, a także kontrolę i sporządzanie raportów na temat wiadomości, kliknięć czy konwersji.

Przekazując prowadzenie kampanii mailingowej profesjonalnej agencji, zyskasz pewność, że każdy element strategii będzie przemyślany i zgodny z obowiązującym prawem. Niskie koszty, najczęściej ujęte w formie abonamentu, zachęcają do skorzystania z tej formy promocji. Jest to inwestycja, która się opłaca. Newsletter to jedna z najtańszych, a jednocześnie bardziej skutecznych form internetowego marketingu.

Personalizacja i segmentacja wiadomości e-mail

Aby zwiększyć zaangażowanie klientów, warto spersonalizować newsletter. Według badań przeprowadzonych przez SaleCycle umieszczenie w mailu personalizowanych treści aż o 58% podnosi satysfakcję klientów oraz znacząco wpływa na sprzedaż¹. Indywidualne podejście do klienta przekłada się bowiem na kliknięcia oraz zwiększony ruch na stronie internetowej.

Jakie zatem personalizowane informacje można umieścić w newsletterze? 

Najpopularniejszym sposobem jest imienny zwrot do adresata. Dystans skrócisz również poprzez podpisanie się pod wiadomością własnym imieniem i nazwiskiem oraz danymi firmy, którą reprezentujesz. Dzięki zamieszczonym w mailu personaliom użytkownicy mają poczucie, że nie korespondują z robotem, a sam komunikat zyskuje wówczas bardziej ludzki, osobisty wymiar.

Segmentacja z kolei odwołuje się do podziału odbiorców na mniejsze grupy, według określonego kryterium, np. wieku, płci, miejsca zamieszkania, stanu cywilnego czy wykształcenia. Ważne, aby osoby z danego segmentu łączyła przynajmniej jedna wspólna cecha. Może być to także np. historia zakupów w sklepie internetowym. Celem jest dostosowanie treści do potrzeb i oczekiwań odbiorców, a tym samym skuteczne dotarcie z ofertą do każdego. Warto zatem do każdego segmentu subskrybentów przygotować inną, dopasowaną do zainteresowań strategię komunikacyjną.

Cechy skutecznego newslettera

Skuteczny newsletter to taki, który odpowiada na oczekiwania klientów, jest zgodny z kierunkiem ich zainteresowań, a jednocześnie subtelnie zachęca do zapoznania się z promowaną ofertą. Zamiast tendencyjnych treści, ostentacyjnie reklamujących towar, powinien zawierać inspiracje, w których produkt/usługa gra pierwsze skrzypce. To odbiorca, czyli potencjalny klient, powinien zdecydować, czy chce bliżej poznać temat. Narzucanie określonego stanowiska może jedynie zniechęcić do kontynuowania subskrypcji. 

Tworząc newsletter, warto zadać sobie trud i wybrać tylko treści merytoryczne i wiarygodne. W dobie internetu łatwo zweryfikować fake news. Warto być uczciwym i prezentowane tematy przedstawiać w rzetelny sposób.

Niewątpliwym atutem newslettera jest także przystępność formy i treści. Tekst powinien napisany językiem prostym i zrozumiałym. Nieszablonowe tytuły przyciągające wzrok czytelnika, przejrzystość i elementy graficzne jako uzupełnienie to kolejne istotne aspekty.

Popularną i skuteczną praktyką jest docenianie stałych subskrybentów oraz zachęcanie nowych klientów do udostępnienia swoich danych poprzez umieszczenie na stronie internetowej informacji o promocjach i rabatach adresowanych wyłącznie do subskrybentów. W newsletterze można też zamieścić dodatkowe kody rabatowe czy darmowe e-booki.

Jak określić częstotliwość wysyłania e-maili do swojej grupy odbiorców?

Dobry newsletter to taki, który trafia „do rąk” odbiorcy. Dobór treści jest równie ważny, co częstotliwość rozsyłania wiadomości. W myśl zasady „co za dużo, to niezdrowo” lepiej nie przesadzać z liczbą e-maili w ramach newslettera. Odbiorca ma z ciekawością czekać na aktualności, inspiracje, informacje o okazjach i organizowanych wydarzeniach. Nie może być nimi przytłoczony. W przeciwnym wypadku albo maile wylądują w koszu, albo odbiorca zrezygnuje z subskrypcji. Z kolei wysyłanie newslettera tylko okazjonalnie będzie negatywnie wpływać na budowanie i podtrzymywanie relacji z klientem. Warto zatem robić to regularnie np. raz w miesiącu, ale nie częściej niż raz na dwa tygodnie.

W jakich godzinach najlepiej wysyłać newsletter?

Wszystko zależy od tego, kto należy do docelowej grupy odbiorców. Inna pora będzie odpowiednia dla nastolatków, inna dla seniorów, inna dla świeżo upieczonych matek, inna dla singielek. Niemałą rolę odgrywa w tym zakresie segmentacja e-maili, umożliwiająca wybranie najbardziej trafnej, stałej pory. Optymalne godziny to zwykle te, w których występuje zwiększony ruch na stronie internetowej nadawcy.

RODO w kampanii mailingowej

Przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) rodzą po stronie nadawcy newslettera (czy innych wiadomości będących elementem kampanii mailingowej) obowiązek poinformowania użytkownika o pozyskiwaniu i przetwarzaniu danych umożliwiających ustalenie tożsamości. Nadawca, jako administrator danych osobowych, zobowiązany jest zatem do zamieszczenia, zazwyczaj w stopce wiadomości, klauzuli informacyjnej bądź polityki prywatności. Musi on poinformować subskrybentów o tym, jakie dane są gromadzone, jak będą przetwarzane, w jakim celu i na jakiej podstawie. Klauzula musi być zrozumiała dla odbiorcy, napisana językiem zwięzłym i prostym, tak by każdy adresat wiadomości mógł wyrazić świadomą i dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych bądź jej odmówić.

Administrator musi dbać o aktualizowanie umieszczonej w witrynie polityki prywatności. Inaczej może mu zostać postawiony zarzut nierzetelnego wywiązywania się z obowiązku informacyjnego, za co grożą wysokie kary finansowe.

Wady i zalety newslettera

Newsletter – jak każde narzędzie – ma zarówno zalety, jak i wady. Niewątpliwie atutem tej formy promocji marki jest to, iż nie wymaga ona dużych nakładów finansowych, a jednocześnie umożliwia nadawcy dotarcie do bardzo szerokiej grupy odbiorców w bardzo krótkim czasie. Odpowiada za budowanie świadomości marki i szerzenie pozytywnego wizerunku. Dobrze przygotowany newsletter wpływa na zwiększenie aktywności użytkowników na stronie internetowej, poprzez zwiększenie zainteresowania marką, a tym samym przekłada się na poprawę sprzedaży oferowanych produktów lub usług. To nie tylko nienachalna forma reklamy. Wartościowe treści sprawiają, że wiadomości pełnią funkcję edukacyjną. 

Dobry newsletter powinien być inspirującym poradnikiem i intrygującymi nagłówkami zachęcać do zapoznania się z interesującymi artykułami. Tak przygotowana wiadomość będzie lekturą obowiązkową dla każdego, kogo ciekawią zagadnienia z poruszanego zakresu.

Pomimo tego że e-mail marketing jest jednym z bardziej popularnych i jednocześnie skutecznych kanałów marketingu cyfrowego, twórcy kampanii mailingowej muszą liczyć się z pewnymi ograniczeniami i utrudnieniami rzutującymi na ostateczną ocenę narzędzi marketingowych. Nadawcy wiadomości mailowej również niejednokrotnie natrafiają na bariery uniemożliwiające im poprawną komunikację z odbiorcami. Jedną z trudności jest ryzyko, że wysłany e-mail zostanie potraktowany jako spam. Po drugie na rynku istnieje duża konkurencja. Skrzynki klientów zalewane są mailingiem reklamowym… Trzeba być naprawdę kreatywnym, by wyróżnić się z tłumu. Mało oryginalne, nieprawdziwe treści – nawet jeśli nie trafią do spamu – z pewnością nie wzbudzą zainteresowania subskrybenta.

Poza tym newsletter musi sprawnie działać, także od strony technicznej. Inaczej trudności w wyświetlaniu wiadomości zniechęcą odbiorców do utrzymywania dalszej relacji i podejmowania kolejnych działań.

¹ https://www.salecycle.com/