Rachunek VAT – jak działa i do czego służy?

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z licznymi obowiązkami, w tym z rozliczaniem podatku VAT. Dokładnie 1 lipca 2018 ustawodawca wprowadził dodatkowe narzędzie uszczelniające system podatkowy i redukujące nieprawidłowości w rozliczeniach – mowa o rachunku, który jest integralną częścią mechanizmu podzielonej płatności (split payment). 

Czym jest rachunek VAT?

Jest to powiązane z rachunkiem rozliczeniowym firmy konto bankowe, które jest prowadzone przez bank. Przedsiębiorcy nie muszą składać wniosku o jego otwarcie – zakładane jest automatycznie dla każdego podmiotu, bez względu, czy ten jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego. 

Rachunek ten, zwany również kontem VAT lub rachunkiem vatowskim, służy do gromadzenia środków z tytułu zapłaty kwoty odpowiadającej kwocie podatku. Kapitał zgromadzony na tym koncie może być wykorzystany wyłącznie do regulowania określonych zobowiązań podatkowych oraz innych należności publicznoprawnych. Jako podatnik masz ograniczone możliwości dysponowania środkami, które się tam znajdują.

Mechanizm podzielonej płatności – na czym polega?

Split payment, czyli płatność podzielona, jak sama nazwa wskazuje, polega na rozdzieleniu przelewu przychodzącego za wystawioną fakturę VAT na dwie części:

• kwota netto – trafia na rachunek firmowy dostawcy towarów lub usług,
• kwota podatku VAT – jest przekazywana na rachunek do rozliczeń VAT (tzw. rachunek vatowski) dostawcy.

Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest obowiązkowe w przypadku niektórych transakcji B2B lub towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Stosowanie MPP (Mechanizmu Podzielonej Płatności) jest również obowiązkowe gdy:

• wartość brutto faktury przekracza 15 000 złotych,
• transakcja zachodzi między podatnikami VAT (B2B).

W pozostałych przypadkach to nabywca decyduje, czy skorzysta ze split payment przy dokonywaniu zapłaty za fakturę.

Wpłaty i wypłaty środków z rachunku VAT

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że ich możliwości dysponowania środkami zgromadzonymi na rachunku VAT są ograniczone przepisami prawa. Można przeznaczyć je na:

• zapłatę VAT do urzędu skarbowego,
• przelew VAT do kontrahenta,
• opłacenie zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę od tych zaległości, a także innych należności publicznoprawnych, np. składek ZUS.

Jeśli chcesz wykorzystać środki z rachunku VAT w innym celu, musisz złożyć stosowny wniosek do naczelnika urzędu skarbowego. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji fiskusa określona kwota może zostać przelana na rachunek firmowy podatnika. 

Jak korzystać z rachunku VAT?

Rachunek VAT jest dostępny w bankowości internetowej, jednak zazwyczaj tylko z dostępem pasywnym. Oznacza to, że przelewy z niego mogą być realizowane wyłącznie za pośrednictwem rachunku bieżącego. Informacje o saldzie rachunku dostępne są w ramach usługi dostępu do bankowości elektronicznej, na wyciągach oraz w placówkach banku.

Warto wiedzieć, że rachunek VAT prowadzony jest wyłącznie w rodzimej walucie. Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności jest więc dokonywana wyłącznie w polskich złotych, przy użyciu specjalnego komunikatu przelewu.

Obowiązki przedsiębiorców związane z rachunkiem VAT

Choć rachunek VAT zakładany jest automatycznie przez bank, to na przedsiębiorcach ciążą pewne obowiązki związane z jego wykorzystywaniem w obrocie gospodarczym, czyli:

• obowiązek przyjmowania płatności na rachunek VAT – podatnik nie może odmówić przyjęcia zapłaty z zastosowaniem split payment,
• monitorowanie terminowości regulowania zobowiązań z tytułu VAT i innych należności publicznoprawnych – środki z rachunku VAT muszą być odpowiednio i terminowo przekazywane na rzecz urzędu skarbowego czy ZUS,
• prowadzenie ewidencji wypłat i przelewów rachunku VAT.

Korzystając z rachunku VAT, przedsiębiorcy przede wszystkim powinni zachować czujność. W razie jakichkolwiek wątpliwości warto zasięgnąć porady doradcy podatkowego lub skontaktować się z infolinią banku prowadzącego konto. 

Q&A dotyczące rachunku VAT – co jeszcze warto wiedzieć?

Wiesz już, że rachunek VAT jest obowiązkowy praktycznie dla wszystkich firm działających w Polsce. Mimo że od jego wprowadzenia minęło już kilka lat, wciąż niektóre kwestie są dla przedsiębiorców niejasne. Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania.

Rachunek VAT MSP – co to jest?

To po prostu rachunek VAT dla małych i średnich przedsiębiorstw. Funkcjonuje na tych samych zasadach co standardowy rachunek VAT. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, musi posiadać powiązany rachunek VAT do swojego rachunku firmowego.

Zwrot z rachunku VAT – czy jest możliwy?

Jeśli nie wykorzystasz pieniędzy zgromadzonych na rachunku VAT, możesz złożyć wniosek o ich uwolnienie, czyli przekazanie na Twój rachunek rozliczeniowy. Decyzję o uwolnieniu środków z rachunku VAT podejmuje naczelnik urzędu skarbowego właściwego dla miejsca rejestracji działalności. Co warto podkreślić, ze środków przekazanych z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy możesz korzystać bez ograniczeń.

Jak działa konto VAT w banku i jakie dokumenty są wymagane do założenia?

Rachunek VAT jest automatycznie tworzony przez bank do każdego rachunku rozliczeniowego. Dla kilku rachunków rozliczeniowych tego samego posiadacza bank otwiera jeden rachunek VAT. Na wniosek posiadacza rachunków możliwe jest otwarcie większej liczby subkont podatkowych.

Czy rachunki VAT można otwierać w bankach zagranicznych?

Nie, jest to niemożliwe. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT zwrot nadpłaty podatku od towarów i usług możliwy jest wyłącznie na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju. Dodatkowo, przedsiębiorcy zagraniczni działający w Polsce, którzy są zarejestrowani do VAT w Polsce i dokonują transakcji opodatkowanych VAT, również podlegają polskim przepisom, choć pewną alternatywą dla takich podmiotów jest powiązanie rachunku w banku UE/EOG z polskim numerem VAT.

Czy rachunki VAT są dostępne we wszystkich polskich bankach?

Tak, rachunki VAT są dostępne we wszystkich polskich bankach. Zgodnie z przepisami, każda taka instytucja działająca w Polsce jest zobowiązana do automatycznego otwierania rachunku VAT dla przedsiębiorców posiadających firmowe rachunki rozliczeniowe w złotówkach. 

Obowiązek ten wynika z nowelizacji ustawy Prawo bankowe, która zobowiązała te instytucje do utworzenia dla przedsiębiorców dodatkowego rachunku VAT w ramach posiadanego przez nich rachunku podstawowego. Warto jednak pamiętać, że jest on otwierany wyłącznie do rachunku rozliczeniowego (firmowego) i nie można go otworzyć do osobistego konta ROR (rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego), nawet jeśli jest ono wykorzystywane w działalności gospodarczej. Podpowiadamy, że konto firmowe możesz łatwo założyć z pomocą księgowej od ING.