Dotacje z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej

Dotacja z urzędu pracy to kilkadziesiąt tysięcy złotych bezzwrotnego wsparcia na start własnej firmy. Od 2025 roku cała procedura została znacząco uproszczona (m.in. przez cyfryzację i priorytet dla obsługi elektronicznej), a nowa ustawa o rynku pracy wprowadziła o wiele bardziej przejrzyste zasady. Kto może skorzystać z tej formy finansowania, jakie dokumenty przygotować i jak zwiększyć szanse na pozytywną decyzję? O tym w dalszej części tekstu!

Ile wynosi kwota dotacji w 2026 roku?

Miej jednak na uwadze, że rzeczywiste kwoty przyznawane przez poszczególne powiatowe urzędy pracy (PUP) mogą być niższe. Wynika to z tego, że każda jednostka dysponuje określonym budżetem z Funduszu Pracy i samodzielnie decyduje o podziale środków trwałych między beneficjentów. 

Praktyka pokazuje, że im wcześniej w roku złożysz wniosek o dotację (styczeń-marzec), tym większe masz szanse na uzyskanie wyższej kwoty.

Komu może być przyznana dotacja z urzędu pracy?

O bezzwrotne środki na podjęcie działalności gospodarczej może się ubiegać:

• osoba bezrobotna zarejestrowana w PUP właściwym według miejsca zamieszkania lub pobytu,
• absolwent centrum integracji społecznej (CIS),
• absolwent klubu integracji społecznej (KIS),
• poszukujący pracy opiekun osoby niepełnosprawnej – wyłącznie na podjęcie działalności jako osoba fizyczna.

Szczegółowych danych dostarcza Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 14 lipca 2017 r. oraz nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku¹.

Wykluczenia branżowe

Regulamin powiatowego urzędu pracy może wyłączyć z finansowania wybrane przedmioty działalności. Lista w dużej mierze zależy od preferencji urzędu. Najczęściej na listę wykluczeń trafiają:

• działalność sezonowa;
• handel akwizycyjny;
• handel prowadzony na rynkach i targowiskach (bez stałej lokalizacji),
• działalność o profilu identycznym jak działalność prowadzona przez współmałżonka wnioskodawcy;
• działalność prowadzona pod takim samym adresem jak inna istniejąca firma o podobnym profilu;
• działalność paramedyczna;
• salony gier hazardowych;
• agencje towarzyskie;
• działalność ezoteryczna;
• produkcja rolna, rybołówstwo (finansowane przez ARiMR);
• działalność finansowa (pożyczki, kredyty).

Przed przygotowaniem wniosku koniecznie sprawdź regulamin swojego PUP – każdy urząd może mieć dodatkowe ograniczenia związane z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD 2025).

Rola Powiatowego Urzędu Pracy i terminy naborów dotacji

Powiatowy urząd pracy przyznaje dotacje zgodnie z miejscem zamieszkania lub pobytu wnioskodawcy. To właśnie w tym urzędzie składasz wniosek o pomoc bezzwrotną i tam odbywa się cała procedura.

Nabory dotacji odbywają się w określonych terminach, które każdy urząd ustala samodzielnie. Najczęściej są ogłaszane:

• na początku roku (styczeń-marzec) – największy budżet;
• w środku roku (kwiecień-czerwiec);
• pod koniec roku (wrzesień-listopad) – najmniejszy budżet, często ograniczone środki.

Procedura rozpatrywania wniosku trwa średnio 30-40 dni od dnia złożenia kompletnej dokumentacji. W tym czasie urząd przeprowadza ocenę formalną i merytoryczną Twojego wniosku.

Kluczowe warunki ubiegania się o pomoc bezzwrotną

Pomoc bezzwrotna z urzędu pracy nie jest przyznawana automatycznie. Musisz spełnić szereg warunków określonych w przepisach i regulaminie PUP. 

Uzyskanie dofinansowania z PUP nie wymaga posiadania wkładu własnego ze strony wnioskodawcy, choć jego posiadanie może podnieść ocenę punktową Twojego wniosku.

Wymagane dokumenty i Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2025)

Kompletność dokumentacji to kluczowy element całego procesu. Do wniosku o dofinansowanie z urzędu pracy obligatoryjnie dołączasz:

• dokumenty formalne związane z kwalifikacjami i okresami zatrudnienia (świadectwa szkolne, dyplomy, świadectwa pracy, umowy zatrudnienia);
• zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu (z Krajowego Rejestru Karnego);
• oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej w ostatnich 12 miesiącach;
• dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe beneficjenta jako dodatkowy załącznik (referencje, certyfikaty, potwierdzenia szkoleń i kursów branżowych, portfolio);
• dokumenty potwierdzające prawo do lokalu, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza (np. akt własności, umowa dzierżawy lub wynajmu);
• załącznik dotyczący formy zabezpieczenia (np. oświadczenie poręczyciela);
• oświadczenie o pomocy de minimis;
• biznesplan z kalkulacją kosztów (w niektórych urzędach jest częścią wniosku);
• wskazanie kodu PKD dla planowanej działalności – ma znaczenie w ocenie wniosku.

Niektóre PKD są premiowane w systemie punktowym (np. działalność produkcyjna), inne mogą być całkowicie wykluczone (np. działalność hazardowa).

W zależności od urzędu należy również przedłożyć:

• kserokopię dowodu osobistego;
• kserokopię dowodu rejestracyjnego pojazdu i prawa jazdy (o ile będziesz wykorzystywać samochód w ramach prowadzonej działalności);
• dokumenty potwierdzające posiadanie finansowego wkładu własnego (np. wyciągi z konta);
• zaświadczenie lub certyfikat ukończenia szkolenia „ABC Przedsiębiorczości".

Dokładną listę wymaganych dokumentów znajdziesz w regulaminie konkretnego urzędu lub w samym wniosku. Poszczególne urzędy mogą mieć własne wytyczne dotyczące zestawu niezbędnych dokumentów.

Procedura otrzymania dotacji krok po kroku

Aby otrzymać dofinansowanie na otwarcie firmy z urzędu pracy, musisz przejść przez kilka etapów. 

Krok 1: rejestracja jako osoba bezrobotna

W pierwszej kolejności musisz zarejestrować się we właściwym urzędzie jako osoba bezrobotna. Od czerwca 2025 roku wymagany jest kontakt z doradcą klienta oraz przygotowanie Indywidualnego Planu Działania (IPD), który określi Twoją ścieżkę aktywizacji zawodowej.

Krok 2: przygotowanie dokumentów

Następnie wypełniasz wniosek o dotację z PUP wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. Pamiętaj, że brak jakiegokolwiek załącznika zwiększa ryzyko odrzucenia wniosku. Wniosek należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla miejsca zamieszkania lub pobytu.

Krok 3: złożenie wniosku i ocena

Urząd pracy ma na rozpatrzenie sprawy 30 dni od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie. W trakcie całej procedury badane są formalne i merytoryczne kwestie, a także kompletność dokumentacji.

Wnioski są oceniane w systemie punktowym, którego szczegóły określa wewnętrzny regulamin danego Powiatowego Urzędu Pracy. Choć kryteria różnią się w zależności od powiatu, najczęściej pod uwagę brane są:

• okres pozostawania bez pracy – w wielu projektach dodatkowe punkty przyznawane są tym, którzy przez długi czas mają status osoby bezrobotnej;
• rodzaj planowanej działalności – wyżej punktowane bywają pomysły innowacyjne, produkcyjne lub wypełniające lukę na lokalnym rynku (w przeciwieństwie do handlu w branżach o dużym nasyceniu);
• wykształcenie i doświadczenie zawodowe zbieżne z planowaną działalnością – wykształcenie kierunkowe, certyfikaty, doświadczenie w branży;
• przygotowanie biznesowe – umowy przedwstępne, kontakty z dostawcami, przygotowany lokal;
• analiza finansowa – realistyczny biznesplan, wkład własny (zalecane minimum 10% wnioskowanej kwoty);
• lokalizacja.

Krok 4: podpisanie umowy i zabezpieczenie

Pozytywne rozpatrzenie wniosku oznacza zaproszenie na podpisanie umowy o dofinansowanie. Tę podpisujesz ze starostą lub występującym w jego imieniu dyrektorem powiatowego urzędu pracy.

Krok 5: otrzymanie środków i rejestracja firmy

Po podpisaniu umowy otrzymujesz na swój rachunek bankowy przyznaną kwotę dotacji. Nie rejestruj działalności przed podpisaniem umowy – to najczęstszy błąd dyskwalifikujący beneficjentów!

Gdy masz środki na koncie, przychodzi czas na wyczekiwaną rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG. Możesz poczekać na odpowiedni moment – jeśli Twoja umowa została podpisana np. pod koniec listopada, najbardziej opłacalne będzie zarejestrowanie działalności od początku grudnia. Zwróć uwagę, że dane we wpisie do CEIDG (szczególnie kody PKD) muszą być spójne z tym, co zadeklarowano we wniosku o dotację. Aby uniknąć pomyłek, które mogłyby utrudnić rozliczenie środków, załóż firmę na Firmove.pl. Nasz wygodny wniosek lub ścieżka zakładania firmy z bezpłatną pomocą księgowej od ING ułatwią Ci szybkie i sprawne przejście procesu. Wybierz, która ścieżka Ci odpowiada: https://firmove.pl/zakladanie-firmy.

Krok 6: Wydatkowanie środków

Następnie w terminie do 30 dni (w niektórych urzędach ten czas jest nieco dłuższy) musisz wykorzystać przyznane środki zgodnie z zatwierdzonym kosztorysem. Całą dokumentację potwierdzającą wydatki (np. faktury, rachunki imienne) i zaświadczenie o rejestracji działalności (zwykle wystarczy wydruk z CEIDG) przedstawiasz w urzędzie.

Wydatki kwalifikowalne – zakres i ograniczenia finansowania

Wydatki kwalifikowalne to te, na które możesz przeznaczyć środki z dotacji zgodnie z regulaminem PUP. Środki z dotacji możesz wykorzystać na różnorodne wydatki związane z uruchomieniem i prowadzeniem działalności. Konkretne limity procentowe oraz kwotowe nie wynikają z ustawy, lecz są ustalane indywidualnie przez każdy Powiatowy Urząd Pracy (PUP) w wewnętrznych regulaminach. Poniżej przedstawiamy szacunkowe limity kwotowe i procentowe określone na podstawie analizy różnych regulaminów Powiatowych Urzędów Pracy. Każdy urząd ma prawo ustalać własne zasady kwalifikacji kosztów, więc przed złożeniem wniosku koniecznie sprawdź regulamin swojego urzędu.

Czego nie można kupić za dotację?

Z dotacji nie można finansować bieżących kosztów prowadzenia działalności, takich jak:

• media (opłaty za prąd, wodę, gaz) i czynsz – to koszty operacyjne, które musisz pokrywać z własnych środków,
• wynagrodzenia (własne i pracowników),
• leasingi i raty kredytów,
• samochody osobowe niezwiązane z działalnością – zazwyczaj są wykluczone, chyba że stanowią bezpośrednie narzędzie pracy wynikające z profilu firmy (np. taksówka, samochód do nauki jazdy czy pojazd do dowozu posiłków);),
• telefony komórkowe (w niektórych urzędach dozwolone są telefony do limitu  do 2 000 zł),
• ubezpieczenia,
• zakup udziałów w spółkach.

Wydatki kwalifikowalne muszą być adekwatne i racjonalne w kontekście prowadzonej działalności. Jeśli planujesz otworzyć sklep online, trudno uzasadnić zakup koparki. Urząd ocenia każdą pozycję kosztorysu pod kątem celowości.

Umowa o dofinansowanie i zabezpieczenie zwrotu środków

Umowa o dofinansowanie to kluczowy dokument, który określa prawa i obowiązki obu stron – Ciebie jako beneficjenta oraz powiatowego urzędu pracy jako instytucji przyznającej wsparcie.

Główne elementy umowy to:

• zobowiązanie do prowadzenia działalności przez minimum 12 miesięcy od dnia jej rozpoczęcia,
• zakaz zatrudnienia na umowę o pracę przez okres 12 miesięcy (umowy cywilnoprawne i B2B są dopuszczalne),
• zakaz zawieszania działalności dłużej niż 6 miesięcy (w niektórych urzędach w ogóle),
• warunki zwrotu środków w przypadku naruszenia postanowień umowy.

Zabezpieczenie zwrotu środków

Kluczową kwestią jest zabezpieczenie zwrotu środków na wypadek niewywiązania się z warunków umowy. Najczęściej akceptowane formy to:

W przypadku poręczyciela dotacji z PUP niezbędna jest jego fizyczna obecność przy podpisaniu umowy. Osoba ta potwierdza wtedy, że zobowiązuje się do zwrotu środków, jeśli Ty nie wywiążesz się z warunków umowy.

Konsekwencje naruszenia umowy

W razie naruszenia warunków umowy istnieje obowiązek oddania dotacji wraz z ustawowymi odsetkami. Zwrot środków jest wymagany w przypadku:

• zamknięcia działalności przed upływem 12 miesięcy,
• zawieszenia działalności (bez zgody UP),
• podjęcia zatrudnienia na umowę o pracę,
• sprzedaży środków trwałych zakupionych z dotacji,
• nieprzedstawienia dokumentów rozliczeniowych,
• zaległości w ZUS lub US na koniec okresu 12 miesięcy,
• prowadzenia działalności niezgodnie z biznesplanem (w skrajnych przypadkach).

Jak zwiększyć swoją szansę na otrzymanie dotacji?

Aby zwiększać szanse na to, by Twój wniosek o dofinansowanie został rozpatrzony pozytywnie, warto zadbać o kilka elementów, na które urzędnicy zwracają szczególną uwagę. 

Udowodnij kompetencje

Możesz udowodnić, że jesteś w stanie poradzić sobie z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zaleca się dołączenie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, referencji i certyfikatów ukończenia szkoleń. Mogą to być:

• świadectwa pracy potwierdzające pracę w danej branży,
• certyfikaty ukończenia szkoleń, kursów specjalistycznych,
• referencje od pracodawców lub kontrahentów,
• dyplomy potwierdzające wykształcenie kierunkowe.

Przygotuj solidny biznesplan

Przed złożeniem wniosku skrupulatnie zapoznaj się z regulaminem dotacji, a także innymi udostępnionymi przez urząd informacjami związanymi z dofinansowaniem. Na ich podstawie dowiesz się, jak dany urząd podchodzi do kwestii kwalifikacji.

Jeżeli to Twoja pierwsza styczność z branżą, w której zamierzasz rozpocząć działalność gospodarczą, przygotuj i dołącz dobry biznesplan. Nie musisz mieć umiejętności związanych z uruchamianą działalnością. Możesz otworzyć np. butik z odzieżą kobiecą, mimo że wcześniej Twoja praca polegała na sprzedaży w sklepie spożywczym. 
Nie wszystkie urzędy wymagają złożenia odrębnego biznesplanu. Może się zdarzyć, że będzie on częścią wniosku, który zawiera najważniejsze pytania z tego zakresu, np. jak prezentują się rynek, konkurencja, analiza SWOT czy rachunek zysków i strat.

Pokaż zaangażowanie – wkład własny

Choć przepisy ogólne nie nakładają obowiązku posiadania wkładu własnego, to w praktyce większość urzędów pracy przyznaje za niego dodatkowe punkty podczas oceny wniosku. Zadeklarowanie własnych środków (zazwyczaj sugeruje się min. 10-20% wartości projektu) może zwiększyć szanse na przyznanie dotacji. Co ważne, wkład nie musi być w gotówce. Dla urzędu osoba bezrobotna, która posiada wkład własny, prezentuje się jako ktoś zaangażowany, gotowy do zaryzykowania własnym kapitałem. 

Jako wkład własny możesz wykazać:

• środki na koncie bankowym,
• posiadany już sprzęt lub narzędzia,
• lokal na działalność (własny lub wynajęty),
• przygotowane umowy przedwstępne z kontrahentami.

Co po otrzymaniu dotacji? Twoje obowiązki

Otrzymanie dotacji to dopiero początek. Musisz spełnić szereg warunków przez następne 12 miesięcy, aby nie musieć zwracać środków.

Zakaz sprzedaży środków trwałych

Nie możesz sprzedać, oddać ani zbyć żadnego środka trwałego zakupionego z dotacji przez okres 12 miesięcy. W razie utraty rzeczy objętej dotacją (np. kradzież, zniszczenie) musisz odkupić tę rzecz lub zwrócić równowartość do urzędu pracy.

Kontrole i rozliczenia

Możesz oczekiwać zapowiedzianej wizyty kontrolnej pracownika UP w siedzibie Twojej firmy. Ma to na celu zweryfikowanie, czy wywiązujesz się z obowiązków wynikających z umowy, a także czy w dalszym ciągu masz zakupiony sprzęt.
Na zakończenie całego przedsięwzięcia, po upływie roku, musisz dostarczyć do UP:

• aktualny wydruk z CEIDG, który potwierdzi, że Twoja działalność nie została zamknięta ani zawieszona,
• zaświadczenia z ZUS i US o niezaleganiu z wpłatami.

Korzyści podatkowe związane z dofinansowaniem

Otrzymane dofinansowanie jest zwolnione z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o PIT, pod warunkiem spełnienia wszystkich warunków umowy przez 12 miesięcy.
Nie ma obowiązku wykazywania środków jako przychodu w rozliczeniu podatkowym. Oznacza to, że otrzymana kwota (nawet ponad 50 000 zł) nie zwiększa Twojej podstawy opodatkowania i nie musisz od niej płacić żadnego podatku.

VAT – rozliczyć brutto czy netto?

Większość umów z Urzędem Pracy zawiera zapis, że podatek VAT jest kosztem kwalifikowalnym (pokrywanym z dotacji) tylko wtedy, gdy beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Zasada jest więc prosta: dotacja nie może finansować podatku, który możesz odzyskać. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz prawo odliczyć ten podatek od zakupów firmowych w swojej deklaracji podatkowej. W związku z tym, dla urzędu pracy kosztem kwalifikowalnym będzie tylko kwota netto. Oznacza to, że równowartość podatku VAT od zakupów sfinansowanych z dotacji musisz zwrócić do urzędu pracy (nawet jeśli fizycznie odzyskasz go z urzędu skarbowego w późniejszym terminie). Natomiast jeśli nie jesteś płatnikiem VAT (korzystasz ze zwolnienia), dotacja pokrywa u Ciebie pełną kwotę brutto i nie musisz nic zwracać.

Amortyzacja środków trwałych

Środki trwałe zakupione z bezzwrotnej dotacji z UP nie podlegają amortyzacji podatkowej – ich wartość nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy kupiono składnik majątku częściowo z dotacji, a częściowo z wkładu własnego – wtedy amortyzujesz tylko część sfinansowaną ze środków własnych.

Czy warto starać się o dotację z UP?

Nie ulega wątpliwości, że dla wielu osób to świetna okazja, by zwiększyć szanse biznesu na sukces. Wśród najważniejszych zalet dotacji można wskazać na:

• fakt, że to całkiem spore, a na dodatek bezzwrotne wsparcie (nawet do ~53 000 zł),
• szybszą procedurę niż w przypadku dotacji unijnych (1-2 miesiące),
• brak wymogu wkładu własnego,
• możliwość kontrolowanego ryzyka – środki publiczne zwiększają dyscyplinę biznesową,
• wsparcie doradcze urzędu pracy w pierwszych miesiącach.

Wady tego rozwiązania to natomiast:

• konieczność prowadzenia firmy przez 12 miesięcy bez możliwości zamknięcia,
• zakaz zatrudnienia na umowę o pracę przez rok,
• wymóg poręczycieli (lub innej formy zabezpieczenia),
• ograniczenia w wydatkowaniu środków (limity procentowe, wykluczenia).

Dla kogo to dobre rozwiązanie? Przede wszystkim dla:

• osób z jasnym pomysłem na biznes i doświadczeniem w branży,
• bezrobotnych gotowych przez minimum rok rozwijać firmę,
• osób, które mogą zapewnić poręczycieli lub zabezpieczenie.

Kiedy lepiej wybrać inną opcję? Najlepiej gdy:

• planujesz działalność sezonową lub krótkoterminową,
• potrzebujesz zatrudnić pracowników od razu,
• nie możesz zapewnić poręczycieli ani zabezpieczenia,
• działalność wymaga znacznie większego wsparcia. 
   

^{1 Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000620}