Zmiana nazwy firmy – czy jest możliwa?

5 min

tarcza z wbitą rzutką

Nazwa Twojej firmy to wizytówka biznesu, obietnica składana klientom i fundament, na którym budujesz swoją markę. Z biegiem czasu, wraz z rozwojem, kształtowaniem profilu działalności czy po prostu ewolucją rynku, pierwotna nazwa może stracić na adekwatności, stać się myląca lub po prostu nie oddawać już ducha Twojego przedsiębiorstwa. Decyzja o zmianie nazwy to strategiczny krok, który może otworzyć nowy rozdział w historii Twojej firmy. 

Najczęstsze powody zmiany nazwy firmy

Zazwyczaj decyzja o zmianie nazwy firmy jest rezultatem szerszej biznesowej strategii. Ale tak naprawdę edycję możesz zrobić w dowolnym momencie i to bez podania przyczyny. Do najczęstszych powodów uaktualnienia nazwy możemy zaliczyć:

  • zmiana profilu działalności – firma rozszerzyła ofertę o nowe usługi lub produkty, a dotychczasowa nazwa na nie nie wskazuje. Odpowiedni branding ma fundamentalne znaczenie dla rozpoznawalności, a nazwa jest jego istotną częścią;
  • rebranding – odświeżenie wizerunku firmy, nadanie jej bardziej nowoczesnego charakteru lub lepsze dopasowanie do nowej grupy docelowej;
  • negatywne skojarzenia – zdarza się, że nazwa z czasem zaczyna budzić niekorzystne skojarzenia, wtedy zmiana może być pewnego rodzaju nowym startem;
  • kwestie prawne – kiedy inna marka zaczyna posługiwać się podobną nazwą, może to prowadzić do nieporozumień i wiązać się z ryzykiem sporów;
  • lepsze dopasowanie do rynku – czasem zmiana nazwy na bardziej chwytliwą, łatwiejszą do zapamiętania i lepiej pozycjonującą się w internecie przekłada się na lepsze wyniki biznesowe. 

Gdzie należy zgłosić nową nazwę swojej firmy i ile to kosztuje?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zmiany dotyczące firmy można wygodnie wprowadzać w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Nie musisz się więc zastanawiać, gdzie zgłosić zmianę nazwy firmy – wystarczy zaktualizować wpis w CEIDG, a system automatycznie przekaże zaktualizowane dane do Urzędu Skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub KRUS.

Cała procedura jest bezpłatna i podobnie jak w przypadku innych aktualizacji we wpisie nie wiąże się z ograniczeniami w kwestii częstotliwości zmian.

Zmianę możesz zgłosić na trzy sposoby:

  • online – wystarczy, że zalogujesz się na portal biznes.gov.pl za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu, wybierzesz usługę „Zmień dane w CEIDG” i uzupełnisz wniosek;
  • w urzędzie – składając wniosek w formie papierowej;
  • pocztą – wysyłając wniosek listem poleconym do urzędu gminy – w tym przypadku Twój podpis na wniosku musi być notarialnie poświadczony.

Jakie dokumenty są potrzebne do zmiany nazwy firmy i ile trwa procedura?

Jeśli zastanawiasz się, jakie dokumenty do zmiany nazwy firmy przygotować, uspokajamy, że wystarczy Ci jeden wniosek – CEIDG-1. To ten sam formularz, który służył do założenia działalności. Nie musisz składać go ponownie, wybierasz po prostu opcję „wniosek o zmianę wpisu w CEIDG”. 

Co ważne, zmianę musisz zgłosić w ciągu 7 dni od dnia jej zaistnienia. Co to oznacza w praktyce? „Dzień zaistnienia zmiany” to faktyczny dzień, od którego zaczynasz używać nowej nazwy, na przykład data wystawienia pierwszej faktury z nowymi danymi. W formularzu CEIDG-1 musisz podać tę konkretną datę.

Wiesz już, czy można zmienić nazwę firmy w CEIDG, a ile trwa procedura? Cały proces aktualizacji danych zwykle nie zajmuje więcej niż jeden dzień, zatem już następnego dnia roboczego po dokonaniu zmiany wszystkie instytucje powinny otrzymać stosowną informację z CEIDG.

Czy zmiana nazwy wpływa na NIP, numer REGON i inne dane rejestrowe?

Zmiana nazwy działalności gospodarczej nie ma żadnego wpływu na Twoje numery identyfikacyjne. Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) jest przypisany do Ciebie jako osoby fizycznej, a nie do nazwy firmy, dlatego pozostaje stały. Podobnie jest z numerem REGON, który identyfikuje podmioty gospodarki narodowej. Po dokonaniu zmiany nazwy w CEIDG Twój NIP i REGON pozostają więc takie same. Dzięki temu zachowujesz ciągłość identyfikacji podatkowej i statystycznej.

Wpływ zmiany nazwy na wizerunek przedsiębiorstwa

Zmiana nazwy firmy jednoosobowej to najczęściej decyzja o charakterze marketingowym, która może przynieść wiele korzyści:

  • odświeżenie wizerunku marki – nowa nazwa może sygnalizować nową jakość, energię i nowoczesne podejście;
  • lepsza komunikacja – nazwa bardziej adekwatna do profilu działalności ułatwia klientom zrozumienie, czym zajmuje się firma.
  • wyróżnienie się na tle konkurencji – unikalna i chwytliwa nazwa to jedno z narzędzi w walce o uwagę klienta.

Aby nie utracić rozpoznawalności marki już silnie zakorzenionej w świadomości klientów i kontrahentów, zadbaj o poinformowanie o planach z wyprzedzeniem, np. za pośrednictwem strony internetowej czy mediów społecznościowych. 

Zwróć też uwagę, że wszelkie Twoje umowy z kontrahentami po zmianie nazwy zachowują ważność. Stroną umów jesteś Ty, a nie nazwa działalności. Podstawą do identyfikacji jednostek w obrocie gospodarczym są NIP i REGON, które pozostają bez zmian.

Najczęstsze błędy popełniane podczas zmiany nazwy i wskazówki, jak ich uniknąć

Poniżej znajdziesz wskazówki, jak zmienić nazwę firmy i uniknąć typowych błędów.

  • Naruszenie zasad brzmienia nazwy firmy regulowanych prawem – nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej musi obowiązkowo zawierać imię i nazwisko w mianowniku. Zmienić możesz jedynie dodatkowy człon, np. z „Anna Nowak Projektowanie wnętrz” na „Anna Nowak – Home Design Studio”. Nie możesz usunąć z nazwy swojego imienia i nazwiska.
  • Przekroczenie 7-dniowego terminu zgłoszenia zmiany w CEIDG – jest to wykroczenie i może skutkować nałożeniem grzywny, choć w praktyce urzędy najpierw wzywają do złożenia wniosku. 
  • Brak komunikacji z otoczeniem biznesowym – sama aktualizacja w CEIDG to nie wszystko. Twoi klienci i kontrahenci mogą poczuć się skołowani, kiedy zobaczą na fakturze inną nazwę firmy. Warto więc z wyprzedzeniem poinformować ich o planach i wyjaśnić wszelkie kwestie, które mogą budzić wątpliwości.
  • Zaniedbanie kwestii formalnych – od momentu zmiany nazwy faktury, umowy czy inne dokumenty powinny już zawierać nową nazwę. Nie musisz korygować faktur wystawionych przed zmianą, ale zwróć jednak uwagę na te, które otrzymasz po jej dokonaniu. Jeśli kontrahent użyje starej nazwy, poproś go o korektę lub wystaw notę korygującą.
Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #KSeFwięcej artykułów z tagiem:#KSeF
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #podcastwięcej artykułów z tagiem:#podcast
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #działalność nierejestrowanawięcej artykułów z tagiem:#działalność nierejestrowana
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja
  • #BHPwięcej artykułów z tagiem:#BHP