Wskaźniki i zasady ustalania proporcji VAT

Jeżeli w ramach działalności gospodarczej wykonujesz zarówno czynności podlegające opodatkowaniu VAT, jak i z niego zwolnione, do poprawnego rozliczenia kosztów konieczne będzie obliczenie proporcji VAT. Poniżej pokażemy Ci, jak to zrobić zgodnie z obowiązującymi przepisami!

Znaczenie proporcji VAT

Czynni podatnicy VAT mają możliwość obniżenia kwoty należnego podatku o kwotę podatku naliczonego, czyli odliczenia podatku VAT od towarów i usług nabywanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Musisz jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 86 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług jest to możliwe w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. 

Nie stanowi to problemu, jeśli prowadzisz wyłącznie sprzedaż podlegającą opodatkowaniu VAT. Z nieco większymi komplikacjami wiąże się natomiast działalność mieszana, która uwzględnia z jednej strony czynności opodatkowane, a z drugiej zwolnione lub nieopodatkowane. Pełna lista rodzajów działalności korzystających ze zwolnienia przedmiotowego znajduje się w art. 43 Ustawy o podatku od towarów i usług.

W wielu przypadkach nie można jednoznacznie określić, w jakim stopniu dany zakup – np. użytkowany w firmie samochód, komputer, artykuły biurowe czy usługi – będzie wykorzystywany na potrzeby zadań związanych z działalnością podlegającą opodatkowaniu, a w jakiej skali wesprze sprzedaż zwolnioną. W takiej sytuacji odliczanie VAT również jest możliwe, konieczne będzie jednak ustalenie proporcji, w jakiej zakup jest związany z działalnością opodatkowaną.

Proporcja bazowa VAT wskazuje, jaka część sprzedaży jest opodatkowana, a jaka korzysta ze zwolnienia. Tę proporcję można wykorzystać do prawidłowego odliczenia VAT i rozliczenia tego podatku.

Metody obliczania wskaźnika

Przejdźmy do praktyki. Jak obliczyć wskaźnik proporcji VAT? Aby to zrobić, potrzebujesz podstawowych danych na temat wyników finansowych Twojej działalności w poprzednim roku podatkowym.

Wzór na obliczenie proporcji VAT, którego należy użyć, jest prosty. W liczniku umieść roczny obrót z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych, a w mianowniku roczny obrót całkowity, obejmujący zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione z VAT. Pamiętaj, że do obliczeń zawsze używa się kwot netto. Wynik mnoży się przez 100%, a na końcu należy zaokrąglić go w górę.

Przyjrzyjmy się konkretnemu przykładowi: załóżmy, że w poprzednim roku sprzedaż opodatkowana VAT wyniosła 300 000 zł netto, a sprzedaż usług zwolnionych to 70 000 zł. W tym przypadku wskaźnik dla kolejnego roku podatkowego wyniesie 82%. 

(300 000 / 370 000) x 100% = 81,08% ≈ 82%

Przepisy przewidują też szczególne sytuacje. Jeśli Twoja proporcja przekroczy 98%, a kwota (sprzedaż opodatkowana)/(sprzedaż całkowita)  100%podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu będzie mniejsza niż 10 000 zł rocznie, możesz przyjąć, że proporcja wynosi 100%. To znaczne uproszczenie, które pozwoli Ci odliczyć cały VAT. Z drugiej strony, jeśli proporcja nie przekroczy 2%, możesz uznać, że wynosi 0% i w ogóle nie odliczać VAT. 

Pamiętaj, że wskaźnik jest tylko prognozą. Po zakończeniu roku masz obowiązek obliczenia proporcji na podstawie rzeczywistych danych. Jeśli okaże się, że różni się od tej, którą stosowano przez cały rok, konieczne będzie dokonanie korekty. Zrobisz to w pierwszej deklaracji VAT następnego roku, czyli w deklaracji za styczeń lub pierwszy kwartał.

W kolejnych latach możliwe będzie zastosowanie rzeczywistego wskaźnika z poprzedniego roku jako wskaźnika szacunkowego w roku bieżącym. Nie musisz wtedy składać nowego zawiadomienia do urzędu skarbowego, chyba że uznasz, że ten wskaźnik nie będzie reprezentatywny dla Twojej działalności w nadchodzącym roku.

Jak wygląda ustalenie proporcji VAT w trakcie roku, jeśli wcześniej nie była prowadzona działalność gospodarcza? Zgodnie z przepisami w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli obrotu lub u których był on niższy niż 30 000 zł, przyjmuje się proporcję wyliczoną szacunkowo. Co ważne: należy o tym zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zastosowano po raz pierwszy proporcję.

Regulacje prawne dotyczące proporcji

Szczegółowe regulacje dotyczące zasad częściowego odliczania podatku znajdziesz w art. 90 Ustawy o podatku od towarów i usług. Wskazuje on przede wszystkim, że jeśli podatnik nie jest w stanie określić całości lub części kwot podatku naliczonego, do którego ma prawo, może pomniejszyć tę kwotę o taką część podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać opodatkowanym czynnościom.

Samą proporcję ustala się natomiast jako „udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo”.

Dokument określa również, jak wygląda ustalenie proporcji VAT w konkretnych sytuacjach. Zwróć uwagę, że do obrotu nie wliczają się wpływy z:

• dostawy towarów i usług zaliczanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji,
• transakcji pomocniczych transakcji finansowych i pomocniczych transakcji w zakresie nieruchomości,
• dostawy gruntów i praw użytkowania wieczystego, o ile są zaliczane do środków trwałych przedsiębiorstwa,
• transakcji dotyczących usług zwolnionych wymienionych w ustawie o VAT, w takim zakresie, w jakim mają one charakter pomocniczy.

Przykłady zastosowania proporcji VAT

Wiemy już, jak obliczyć strukturę VAT i wyrażoną procentowo proporcję. Przyjrzyjmy się kilku scenariuszom, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak ten mechanizm działa w rzeczywistych sytuacjach biznesowych, kiedy zastosowanie ma VAT mieszany.

Jak poprawić wartość wskaźnika?

Z perspektywy podatnika możliwość stosowania jak najwyższego wskaźnika jest oczywiście korzystna. Umożliwia zaliczanie większej części podatku VAT, tym samym ograniczając poziom wydatków np. wynikających z zakupu sprzętu niezbędnego do wykonywania działalności. 

Możesz przede wszystkim rozważyć reorganizację swojej działalności w taki sposób, aby zwiększyć udział sprzedaży opodatkowanej. Osiągniesz to również poprzez rozszerzenie oferty o produkty lub usługi podlegające opodatkowaniu VAT lub inwestowanie w promocję tych, które już oferujesz. 

Możesz też przeanalizować, czy niektóre z Twoich zwolnionych usług mogłyby być świadczone w formie opodatkowanej. Pamiętaj jednak, że wszelkie zmiany muszą być zgodne z przepisami prawa i odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Dodatkowo upewnij się, że prawidłowo klasyfikujesz swoje transakcje: czasem błędna kwalifikacja może zaniżać wskaźnik. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym.

Narzędzia i techniki do analizy proporcji VAT

Oczywiście jeśli w Twojej firmie zastosowanie znajduje proporcja VAT, księgowanie faktur i prawidłowe rozliczenia z fiskusem będą nieco bardziej wymagające niż w przypadku przedsiębiorstwa, które nie stosuje tego rozwiązania. Również sama kwestia prawidłowego ustalenia proporcji – zarówno szacunkowego, jak i ostatecznego – może sprawiać pewne problemy. Realizacja tych zadań będzie łatwiejsza dzięki odpowiednim narzędziom. Przede wszystkim warto korzystać z oprogramowania księgowego, które oblicza i śledzi proporcję VAT, a także automatycznie oblicza VAT do odliczenia w odniesieniu do ustalonej wartości proporcji.

Alternatywą mogą okazać się arkusze kalkulacyjne. Możesz stworzyć w nich własne formuły i automatyczne kalkulatory, które będą na bieżąco przeliczać proporcję na podstawie wprowadzanych danych sprzedażowych.