Siedziba firmy – gdzie może się znajdować i jak ją wskazać?

Według badania przeprowadzonego przez Grant Thornton polscy przedsiębiorcy uznają koszty pracy za najbardziej uciążliwą barierę w rozwoju¹. Jednym z podstawowych składników wydatków jest utrzymanie siedziby firmy. Warto pamiętać, że odpowiedni wybór lokalizacji to dzisiaj nie tylko formalność. Adres może mieć wpływ na miejsce składania dokumentów urzędowych czy wizerunek firmy.

Czym jest siedziba firmy i dlaczego wybór lokalizacji jest ważny? 

Czym jest siedziba firmy. Co to znaczy? Zgodnie z rozporządzeniem Rady UE 282/2011 siedziba działalności gospodarczej podatnika jest miejscem, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Jest to więc miejsce, w którym znajduje się organ zarządzający daną działalnością, np. zarząd spółki lub właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie tam formalnie zapadają decyzje dotyczące firmy, nawet jeśli operacyjna część działalności odbywa się w zupełnie innej przestrzeni. 

Znając tę definicję, łatwo zrozumieć, że siedziba firmy i miejsce prowadzenia działalności to dwa zupełnie różne pojęcia. Przykładowo, przedsiębiorca może podać jako siedzibę adres zlokalizowany w Krakowie, a działalność faktycznie wykonywać w wynajętym biurze w Zakopanem lub u klientów. W dokumentach rejestrowych trzeba jednak wskazać oba te adresy osobno. Ma to duże znaczenie dla organów podatkowych i ZUS-u.

Dobrze przemyślany wybór siedziby firmy pozwala uniknąć komplikacji natury prawnej, organizacyjnej i podatkowej.

Jakie wymogi musi spełniać adres siedziby firmy przy rejestracji? 

Adres siedziby firmy musi spełniać określone wymagania formalne i prawne. 

• Istniejący i realny adres – lokal musi faktycznie istnieć. Nie można zarejestrować działalności pod adresem, gdzie nie znajduje się fizyczny budynek lub istnieje niezamieszkały lokal. Adres powinien umożliwiać kontakt z przedsiębiorcą, zarówno w zakresie doręczeń, jak i ewentualnej kontroli.
• Prawo do dysponowania lokalem – przedsiębiorca powinien posiadać prawo do korzystania z lokalu, w którym zamierza zarejestrować firmę. Może to być:

- własność lub wieczyste użytkowanie,

- umowa najmu, dzierżawy lub użyczenia.

• Adres do doręczeń – podczas rejestracji należy podać także adres do doręczeń. Nie musi to być siedziba spółki, ale adres musi umożliwiać skuteczne doręczanie korespondencji urzędowej. 

Siedziba w mieszkaniu prywatnym – czy to możliwe? 

Zarejestrowanie działalności gospodarczej pod adresem własnego domu lub mieszkania jest całkowicie zgodne z przepisami i zazwyczaj nie wymaga spełnienia szczególnych warunków formalnych. W praktyce wielu przedsiębiorców w Polsce decyduje się właśnie na takie rozwiązanie, przeznaczając część lub całość nieruchomości na cele zawodowe. 

Jak wobec powyższego prezentuje się kwestia siedziby firmy w domu i kosztów? Obowiązujące przepisy umożliwiają uwzględnianie kosztów związanych z utrzymaniem takiej nieruchomości w kosztach uzyskania przychodu. Pozwala to na zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym obniżenie podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że odliczenia mogą dotyczyć tych pomieszczeń, które są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności.

Należy także pamiętać, że siedziba firmy jednoosobowej lub innej w mieszkaniu prywatnym – w przypadku niektórych rodzajów działalności (np. produkcyjnych lub gastronomicznych) – może wymagać uzyskania zgody wspólnoty mieszkaniowej oraz spełnienia dodatkowych wymogów sanitarnych, przeciwpożarowych czy środowiskowych.

Wirtualne biuro jako alternatywa dla wynajmu 

Przedsiębiorcy, którzy nie potrzebują fizycznego biura do prowadzenia działalności, często decydują się na tzw. wirtualne biuro. Usługa ta polega na rejestracji firmy pod adresem udostępnianym przez firmę zewnętrzną, zwykle w prestiżowej lokalizacji. W ramach oferty zapewniona jest obsługa korespondencji oraz, w zależności od pakietu, dostęp do sal konferencyjnych i biurka na godziny. Wirtualna siedziba firmy pozwala znacząco obniżyć koszty działalności i przyczynia się do zwiększania wiarygodności w oczach kontrahentów dzięki atrakcyjnemu adresowi rejestrowemu. 

Zmiana siedziby firmy – o czym trzeba pamiętać? 

Zmiana siedziby firmy jest dopuszczalna w każdym momencie wykonywania działalności. Wiąże się to jednak z koniecznością dopełnienia szeregu formalności.

Zmiana siedziby wymaga też zgłoszenia do ZUS-u i urzędu skarbowego, zwykle za pomocą formularza NIP-8.

Warto pamiętać, że zmiana miejscowości siedziby może oznaczać zmianę właściwego urzędu skarbowego, sądu rejestrowego i banku. To oczywiście przekłada się na dodatkowe obowiązki administracyjne.

Najczęstsze błędy przy wskazywaniu siedziby

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy ze swoich obowiązków, także w zakresie określania adresu siedziby firmy. Prowadzi to do szeregu nieprawidłowości i może skutkować poważnymi problemami. Jak pokazuje praktyka gospodarcza, do najczęściej popełnianych błędów należą:

• podanie fikcyjnego lub nieaktualnego adresu do doręczeń – naraża to firmę na ryzyko nieodebrania ważnej korespondencji i ewentualne sankcje;
• brak zgody właściciela lokalu – może prowadzić do sporów prawnych, a nawet wykreślenia wpisu z CEIDG lub KRS;
• mylenie siedziby z miejscem działalności – może skutkować niezgodnością dokumentacji i problemami przy kontroli podatkowej;
• zmiana siedziby bez zgłoszenia – obowiązuje 7 dni na aktualizację danych, a niedopełnienie tego obowiązku w terminie może skutkować grzywną.

Jak widzisz, wybór i prawidłowe wskazanie siedziby firmy to ważny element struktury organizacyjnej każdej działalności. Jeśli planujesz rozkręcić własną firmę i chcesz uniknąć błędów na etapie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, skorzystaj ze wsparcia księgowej od ING.

^{1 Bariery w biznesie EDYCJA 2025, Wyniki badania International Business Report prowadzonego przez Grant Thornton, kwiecień 2025 r.}